1. Definirea avansurilor de trezorerie
Avansurile de trezorerie sunt sumele în numerar, puse la dispoziţia personalului sau a terţilor, în vederea efectuării unor plăţi în favoarea entităţii.
2. Încadrarea avansurilor de trezorerie în contabilitate
Conform punctului 176 din OMFP nr. 3055/2009, sumele în numerar, puse la dispoziţia personalului sau a terţilor, în vederea efectuării unor plăţi în favoarea entităţii, se înregistrează distinct în contabilitate (contul 542 „Avansuri de trezorerie”). În cazul plăţilor în valută suportate din avansuri de trezorerie, cheltuielile se recunosc în contabilitate la cursul din data efectuării operaţiunilor sau la cursul din data decontării avansului. Sumele reprezentând avansuri de trezorerie, acordate potrivit legii şi nedecontate până la data bilanţului, se evidenţiază în contul de debitori diverşi (461 „Debitori diverşi”) sau creanţe în legătură cu personalul (4282 „Alte creanţe în legătură cu personalul”), în funcţie de natura creanţei.
3. Monografia contabilă a avansurilor de trezorerie
| Operaţiunea contabilă | Debit | Credit | |
| Înregistrarea în contabilitate privind avansurile de trezorerie acordate | 542. Avansuri de trezorerie | = | 531. Casa |
| Înregistrarea în contabilitate privind diferenţele favorabile de curs valutar aferente avansurilor de trezorerie în valută, înregistrate la finele lunii, respectiv la închiderea exerciţiului financiar | 542. Avansuri de trezorerie „ | = | 765. Venituri din diferenţe de curs valutar |
| Înregistrarea în contabilitate privind avansurile de trezorerie justificate prin achiziţia de stocuri, inclusiv diferenţele de preţ nefavorabile aferente | %301. Materii prime302. Materiale consumabile303. Materiale de natura obiectelor de inventar308. Diferenţe de preţ la materii prime şi materiale361. Animale şi păsări368. Diferenţe de preţ la animale şi păsări371. Mărfuri381. Ambalaje388. Diferenţe de preţ la ambalaje401. Furnizori | = | 542. Avansuri de trezorerie |
| Înregistrarea în contabilitate privind cheltuieli reprezentând valoarea materialelor nestocate, consumurilor de energie şi apă, întreţinere şi reparaţii, primele de asigurare, studii şi cercetare executate de terţi, comisioane şi onorarii, protocol, reclamă şi publicitate, transport de bunuri, deplasări, poştale şi telecomunicaţii, alte servicii executate de terţi | %602. Cheltuieli cu materialele consumabile604. Cheltuieli privind materialele nestocate605. Cheltuieli privind energia şi apa611. Cheltuieli cu întreţinerea şi reparaţiile612. Cheltuieli cu redevenţele, locaţiile de gestiune şi chiriile613. Cheltuieli cu primele de asigurare614. Cheltuieli cu studiile şi cercetările622. Cheltuieli privind comisioanele şi onorariile623. Cheltuieli de protocol, reclamă şi publicitate624. Cheltuieli cu transportul de bunuri şi personal625. Cheltuieli cu deplasări, detaşări şi transferări626. Cheltuieli poştale şi taxe de telecomunicaţii628. Alte cheltuieli cu serviciile executate de terţi | = | 542. Avansuri de trezorerie |
| Înregistrarea în contabilitate privind sume reprezentând avansuri nejustificate | 428. Alte datorii şi creanţe în legătură cu personalul | = | 542. Avansuri de trezorerie |
| Înregistrarea în contabilitate privind sumele reprezentând avansuri de trezorerie, nedecontate până la data bilanţului | %461. Debitori diverşi428. Alte datorii şi creanţe în legătură cu personalul | = | 542. Avansuri de trezorerie |
| Înregistrarea în contabilitate privind sume restituite în numerar reprezentând avansuri de trezorerie neutilizate | 531. Casa | = | 542. Avansuri de trezorerie |
| Înregistrarea în contabilitate privind sume utilizate pentru achitarea altor valori | 532. Alte valori | = | 542. Avansuri de trezorerie |
| Înregistrarea în contabilitate privind diferenţele nefavorabile de curs valutar, aferente avansurilor de trezorerie în valută, înregistrate la finele lunii, respectiv la închiderea exerciţiului financiar, sau la lichidarea acestora | 665. Cheltuieli din diferenţe de curs valutar | = | 542. Avansuri de trezorerie |
4. Fluxul documentelor utilizate în relaţia cu avansurile de trezorerie
Din punct de vedere contabil, fluxul documentelor este următorul:
– se solicită şi se acordă avansul de trezorerie;
– se depune decontul de cheltuieli, însoţit de documentele justificative care atestă avansul de trezorerie consumat;
– se restituie avansul de trezorerie neconsumat.
Procedura privind modul de întocmire al documentelor justificative, circuitul documentelor şi termenele aferente sunt stabilite la nivelul intern al fiecărei entităţi. Această procedură trebuie aprobată la nivelul conducerii.
Citeşte şi a doua şi a treia parte a acestui ghid.
Buna ziua,
eu stiu ca nota contabila era spre exemplu:
302=4011
4426=4011
4011=542
Astept opinii,multumesc