3 Decembrie, 2016

Ghid contabil privind avansurile de trezorerie (III). Arhivarea documentelor financiar-contabile

Entităţile au obligaţia păstrării în arhiva lor a documentelor contabile care stau la baza înregistrării în contabilitate. Păstrarea documentelor justificative şi contabile se face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, după caz.

Documentele justificative şi contabile se pot arhiva, în baza unor contracte de prestări de servicii, cu titlu oneros, de către alte persoane juridice române care dispun de condiţii corespunzătoare. Şi în acest caz, răspunderea privind arhivarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării unităţii beneficiare.

Unitatea care a încredinţat documentele spre arhivare, respectiv unitatea beneficiară, va înştiinţa organul fiscal teritorial de care aparţine despre această situaţie.   Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate, la cerere, să prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate.

Termenul de păstrare a documentelor justificative şi contabile este de 10 ani cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite.

În caz de încetare a activităţii entităţilor, documentele contabile se arhivează în conformitate cu prevederile Legii nr. 31/1990 privind societăţile comerciale, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, sau se predau la arhivele statului, în conformitate cu prevederile legale în materie, după caz.

Arhivarea documentelor justificative şi contabile se face în conformitate cu prevederile legale şi cu următoarele reguli generale:

- documentele se grupează în dosare, numerotate, şnuruite şi parafate;

- gruparea documentelor în dosare se face cronologic şi sistematic, în cadrul fiecărui exerciţiu financiar la care se referă acestea. În cazul fuziunii sau al lichidării societăţii, documentele aferente acestei perioade se arhivează separat;

- dosarele conţinând documente justificative şi contabile se păstrează în spaţii amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;

- evidenţa documentelor la arhivă se ţine cu ajutorul Registrului de evidenţă, potrivit legii, în care sunt consemnate dosarele şi documentele intrate în arhivă, precum şi mişcarea acestora în decursul timpului.

Eliminarea din arhivă a documentelor al căror termen legal de păstrare a expirat se face de către o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite, după caz. În această situaţie se întocmeşte un proces-verbal şi se consemnează scăderea documentelor eliminate din Registrul de evidenţă al arhivei.

Citeşte şi primele două părţi ale acestui ghid aici şi aici.

Despre autor  ⁄ Maria Bădoi

Maria Bădoi este expert contabil. Site: http://www.contabilii.ro Contact: contact@contabilii.ro

Fara comentarii

Scrie un comentariu