În Monitorul Oficial nr. 509 din 24 iulie 2012 a fost publicată Legea privind înregistrarea operaţiunilor comerciale prin mijloace electronice, nr. 148/2012, care va intra în vigoare mâine, 27 iulie.
Chiar dacă denumirea actului normativ are o formulare mai generală, privind comerţul electronic, legea reglementează emiterea şi stocarea în format electronic a următoarelor documente:
– factură în format electronic;
– chitanţă în format electronic;
– bon fiscal în format electronic.
Toate aceste documente sunt considerate de noul act normativ documente justificative pentru înregistrarea în evidenţele contabile a diverselor activităţi economice, de vânzare sau cumpărare, conform Legii contabilităţii.
Cine poate aplica reglementarea ?
Actul normativ stabileşte că se aplică persoanelor înregistrate în scopuri de TVA în România, care desfăşoară activităţi economice.
Prin emiterea electronică a facturii, se înţelege operaţia de întocmire, semnare electronică, marcare temporală a facturii în scopul arhivării electronice, chiar dacă transmiterea acestei facturi poate fi făcută electronic sau pe suport hârtie.
Orice persoană juridică sau fizică ce desfăşoară activităţi economice, înregistrată în scopuri de TVA, are dreptul să opteze pentru emiterea facturii fie în format hârtie, fie ca document electronic.
Dacă, ulterior, decide schimbarea modului de facturare, are obligaţia să notifice autorităţile fiscale.
Ce conţine o factură în format electronic ?
Factura în format electronic cuprinde elementele minime obligatorii deja reglementate în art. 155 alin. (5) din Codul fiscal şi va conţine marca temporală şi semnătura electronică.
Marca temporală este o colecţie de date ataşată facturii, emisă de un sistem informatic sigur, ce atestă emiterea documentului chiar la data menţionată.
Acesta este elementul cheie al emiterii facturii în format electronic, după opinia noastră. Actul normativ ce reglementează marca temporală este Legea nr. 451/2004 privind marca temporală.
În ce priveşte certificatul digital, legea spune că se va ţine cont de notificarea autorităţii fiscale pentru acest tip de operaţiuni.
Ce condiţii trebuie să îndeplinească emitentul facturii electronice?
Persoana interesată trebuie:
– să deţină o dotare tehnică şi resurse umane care asigură fiabilitatea şi securitatea sistemelor de prelucrare a datelor;
– să folosească personal cu suficientă experienţă în domeniul tehnologiei semnăturii electronice şi în procedurile de securitate conexe;
– să gestioneze şi să arhiveze documentele electronice în aceeaşi perioadă de timp, care se aplică documentelor în format hârtie;
– să utilizeze sisteme de stocare aprobate, accesul documentului putând fi făcut numai de beneficiar, de emitent sau de autorităţile legale.
Ce procedură au chitanţele şi bonurile fiscale emise electronic?
Legea stabileşte că aceeaşi procedură este aplicabilă şi emiterii electronice a chitanţelor, cu excepţia elementelor obligatorii şi a celor ce nu sunt aplicabile acestui tip de document, având în vedere existenţa altor reglementări financiar – contabile.
Legea adoptă o procedură de emitere electronică pentru documentele emise şi de bancomatele bancare şi pentru bonurile emise de casele de marcat fiscale.
Pentru bonurile de marcat fiscale în format electronic, se va ţine cont de reglementările adoptate de OUG nr. 28/1999 privind casele de marcat fiscale.
Pot fi emise documentele de către un terţ autorizat ?
Legea mai reglementează şi procedura de emitere electronică de către un terţ autorizat sau conversia electonică a unor facturi emise anterior pe suport hârtie.
Din punctul de vedere al amortizării, legea stabileşte :
– se amortizează în cinci ani echipamentele noi, achiziţionate pentru aceste activităţi;
– se amortizează în trei ani investiţiile efectuate la echipamente deja deţinute şi adaptate acestor activităţi de către persoana interesată pentru emitere electronică de documente.
––––––––
Articol iniţial
Firmele vor trebui să angajeze “personal cu cunoştinţe de specialitate în domeniul tehnologiei semnăturii electronice”, informează Finanţiştii.ro
Legea privind înregistrarea operaţiunilor comerciale prin mijloace electronice a fost adoptată de Camera Deputaţilor şi trimisă la promulgare pe data de 2 iulie. Aceasta stabileşte regimul juridic al documentelor în formă electronică ce conţin date privind operaţiunile economice de schimb sau vânzare de bunuri ori servicii între persoane care emit şi primesc facturi, bonuri fiscale sau chitanţe în formă electronică. Persoanele juridice sau fizice pot opta între emiterea acestor documente în formă electronică şi emiterea pe suport de hârtie.
În prezent, posibilitatea facturării electronice este prevăzută la art. 155 alin. (8) lit. c) din Codul Fiscal. Condiţiile concrete în care se face facturarea electronică sunt sumare, însă, fiind detaliate în normele metodologice. Pentru operaţiuni efectuate în România, inclusiv pentru livrări intracomunitare, aceste condiţii sunt:
1. Părţile să încheie un acord prin care să se prevadă această procedură de facturare;
2. Să se garanteze autenticitatea sursei şi integritatea conţinutului facturii prin semnătura electronică;
3. Să existe un document centralizator pe suport hârtie, cu evidenţa tuturor facturilor transmise prin schimbul electronic de date EDI într-o lună calendaristică de o persoană impozabilă înregistrată conform art. 153 din Codul Fiscal sau a tuturor facturilor astfel primite într-o lună calendaristică de orice persoană obligată la plata taxei, în cazul în care furnizorul/prestatorul nu este înregistrat conform art. 153 din Codul Fiscal.
Totusi, într-un răspuns postat pe site-ul ANAF la întrebarea privind condiţiile de facturare electronică, opinia experţilor acestei instituţii este următoarea: “În situaţia în care nu se doreste stocarea facturilor prin mijloace electronice, ci doar transmiterea lor către beneficiar via e-mail, considerăm că nu este necesară îndeplinirea condiţiilor prevăzute mai sus.
În sprijinul acestei afirmaţii amintim că nu mai sunt necesare semnarea şi ştampilarea facturii, prin urmare, factura primită pe e-mail şi printată poate fi considerată exemplar original. Considerăm că această procedură are ca scop numai facilitarea punerii la dispoziţie a facturii de către furnizor/prestator clientului şi nu se încadrează în prevederile art. 155 alin. (8) lit. c) din Codul Fiscal şi ale normelor metodologice date în aplicarea acestuia”.
Care sunt noile condiţii de facturare electronică?
Emiterea facturilor în formă electronică reprezintă „operaţiunea de întocmire, semnare electronică şi marcare temporală a facturilor în formă electronică, în scopul arhivării lor în formă electronică, indiferent dacă transmiterea se face în formă electronică sau pe suport de hârtie”, potrivit legii.
Persoana fizică sau juridică ce emite facturi poate să opteze pentru emiterea facturilor pe suport de hârtie sau în formă electronică, cu condiţia garantării autenticităţii, originii şi integrităţii conţinutului, conform condiţiilor prevăzute de noua reglementare.
Emitentul poate alege oricând să schimbe modalitatea de emitere, cu notificarea Ministerului Finanţelor Publice.
Factura în formă electronică va respecta conţinutul stabilit de actele normative speciale şi va conţine marca temporală care certifică momentul emiterii şi semnătura electronică a emitentului facturii.
Certificatul aferent semnăturii electronice a emitentului facturii în formă electronică va conţine informaţii privind identificatorul fiscal şi numărul notificării înregistrate la Ministerul Finanţelor Publice.
Facturile emise în format electronic pot fi transmise destinatarului atât prin mijloace electronice, cât şi pe suport de hârtie.
Conform Legii privind înregistrarea operaţiunilor comerciale prin mijloace electronice, transmiterea unei facturi în formă electronică se poate face individual, în pachete sau în loturi. Un pachet de facturi în formă electronică reprezintă două sau mai multe facturi în formă electronică, emise la momente de timp diferite şi transmise către acelaşi beneficiar la acelaşi moment de timp. Lotul de facturi în formă electronică se referă la două sau mai multe facturi în formă electronică, emise la momente de timp diferite şi transmise către beneficiari diferiţi la acelaşi moment de timp.
Ce înseamnă „personal cu cunoştinţe de specialitate în domeniul tehnologiei semnăturii electronice”?
În ceea ce priveşte condiţiile pe care trebuie să le îndeplinească emitenţii, legea spune să folosească personal cu cunoştinţe de specialitate în domeniul tehnologiei semnăturii electronice şi cu o practică suficientă în ceea ce priveşte procedurile de securitate corespunzătoare. Vom vedea în normele metodologice dacă acest personal trebuie să aibă vreo calificare în acest sens.
O altă condiţie impusă de noua reglementare este că emitenţii trebuie să dispună de mijloace tehnice şi umane corespunzătoare pentru garantarea securităţii, fiabilităţii şi continuităţii serviciilor de prelucrare a datelor în format electronic.
Legea prevede şi condiţiile în care pot fi externalizate serviciile de emitere, transmitere şi arhivare a facturilor în formă electronică. Acestea pot fi realizate şi de către alte persoane decât emitentul de drept al facturii în formă electronică, în următoarele condiţii:
a) să îndeplinească condiţiile privind cunoştinţele de specialitate şi mijloacele tehnice; b) să existe un contract valabil încheiat între emitentul de drept al facturii în formă electronică şi un furnizor de servicii de emitere a facturilor în formă electronică.
Certificatul aferent semnăturii electronice a persoanelor care prestează servicii de emitere, transmitere sau arhivare a facturilor în formă electronică va conţine informaţii privind calitatea de furnizor de servicii şi datele sale de identificare.
Despre conversia facturilor
Furnizorii de servicii de emitere a facturilor în formă electronică pot să presteze servicii de conversie a unei facturi deja emise pe suport de hârtie în factură în formă electronică, la cererea beneficiarului.
Conversia se poate realiza numai după factura în original.
Factura în formă electronică rezultată dobândeşte calitatea de document justificativ numai după înscrierea precizării: „Prezenta factură este conformă cu originalul emis iniţial pe suport de hârtie având seria …. nr. …….. din data de ………, emisă de ……………….” şi ataşarea semnăturii electronice a furnizorului de servicii de emitere a facturilor în formă electronică, precum şi a mărcii temporale certificând momentul conversiei, atât în cazul facturilor individuale, cât şi în cazul în care conversia se face pentru un pachet sau lot de facturi.
Despre chitanţa în formă electronică
Chitanţa în formă electronică va conţine aceleaşi elemente ca şi cea pe hârtie, însă se va aplica atât marca temporală, cât şi semnătura electronică a emitentului chitanţei. Certificatul aferent semnăturii electronice a emitentului chitanţei va conţine informaţii privind identificatorul fiscal şi numărul notificării înregistrate la Ministerul Finanţelor Publice. Conversia chitanţelor se va face în aceleasi condiţii ca şi în cazul facturilor.
Cum se amortizează cheltuielile cu emiterea electronică?
Cheltuielile înregistrate de persoanele care emit, transmit sau arhivează facturi, chitanţe şi bonuri fiscale în formă electronică, cheltuielile efectuate cu investiţiile pentru dotări şi alte utilităţi necesare desfăşurării acestei activităţi sunt amortizabile pe o perioadă de 5 ani de la prima înregistrare ca utilizator de factură în formă electronică.
Cheltuielile înregistrate de persoanele care emit facturi, chitanţe şi bonuri fiscale în forma electronică privind investiţiile legate de modificarea şi perfecţionarea sistemelor informatice utilizate în activitatea de facturare electronică sunt amortizabile pe o perioadă de 3 ani, începând cu data iniţierii investiţiei, probată cu hotărârea administratorului, respectiv a Consiliului de Administraţie al persoanei care iniţiază cheltuiala, iar în cazul persoanelor fizice, prin declaraţie pe propria răspundere.
Sursa: Finanţiştii.ro
