Problemă întâlnită în practică: Societatea X a constatat faptul că o parte din chitanțele eliberate de furnizorul Y au fost pierdute. Soldul față de furnizorul Y este zero la data când s- a constatat faptul că o parte din chitanțele eliberate de furnizorul Y au fost pierdute. Furnizorul Y a eliberat confirmarea de sold care atestă soldul zero, refuzând să pună la dispoziția lui X duplicate ale chitanțelor în cauză. Întrebarea este dacă societatea X poate stinge datoria faţă de furnizorul Y pe baza extrasului de confirmare eliberat de furnizor?
Punct de vedere al autorului: Temeiul legal
1. Documentul justificativ presupune asumarea răspunderii. Conform art. 6 din Legea contabilităţii, „(1) Orice operațiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ. (2) Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat, precum și a celor care le-au înregistrat în contabilitate, după caz.”
2. Elementele documentului justificativ. Potrivit punctului 2 şi punctului 10 din Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile aprobate prin Ordinul MFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, „Documentele justificative trebuie să cuprindă următoarele elemente principale: – denumirea documentului; – denumirea/numele și prenumele și, după caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care întocmește documentul;- numărul documentului și data întocmirii acestuia; – menționarea părților care participă la efectuarea operațiunii economico-financiare (când este cazul); – conținutul operațiunii economico-financiare și, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia; – datele cantitative și valorice aferente operațiunii economico-financiare efectuate, după caz; – numele și prenumele, precum și semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operațiunii economico-financiare. 10. Documentele contabile (registre, jurnale, fișe, note etc.) care servesc la prelucrarea, centralizarea și înregistrarea în contabilitate a operațiunilor economico-financiare consemnate în documentele justificative, întocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, trebuie să cuprindă elemente cu privire la: – denumirea entității;- data întocmirii documentului contabil; – felul, numărul și data documentului justificativ; – sumele corespunzătoare operațiunilor efectuate; – conturile sintetice și analitice debitoare și creditoare; – semnătura persoanei responsabile cu întocmirea documentelor contabile..„
3. Verificarea şi confirmarea pe baza extraselor de cont. Potrivit punctului 28 din Norma privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii aprobată prin Ordinul MFP nr. 2861/2009, se stabileşte că: „28. – (1) Creanțele și obligațiile față de terți sunt supuse verificării și confirmării pe baza extraselor soldurilor debitoare și creditoare ale conturilor de creanțe și datorii care dețin ponderea valorică în totalul soldurilor acestor conturi, potrivit „Extrasului de cont” (cod 14-6-3) sau punctajelor reciproce scrise. Nerespectarea acestei proceduri, precum și refuzul de confirmare constituie abateri de la prezentele norme și se sancționează potrivit legii. (2) În situația entităților care efectuează decontarea creanțelor și obligațiilor pe bază de deconturi interne sau deconturi externe periodice confirmate de către parteneri, aceste documente pot ține locul extraselor de cont confirmate.”
4. Reglementarea „Extrasului de cont”. Referitor la reglementarea „Extrasului de cont” (cod 14-6-3) despre care face vorbire punctul 28 din Norma privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii aprobată prin Ordinul MFP nr. 2861/2009, amintim că acesta a făcut parte din Ordinul MFP nr. 1.753/2004 pentru aprobarea Normelor privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de activ și de pasiv. Ordinul MFP nr. 1.753/2004 a fost abrogat prin Ordinul MFP nr. 2861/2009. Ordinul MFP nr. 2861/2009 işi produce efecte incepând cu 04 noiembrie 2009. Cu toate acestea, Ordinul MFP nr. 2861/2009 face totuşi referire la utilizarea „Extrasului de cont” (cod 14-6-3).
5. Utilizarea şi elementele „Extrasului de cont”. Potrivit Ordinului MFP nr. 1.753/2004 pentru aprobarea Normelor privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de activ și de pasiv, referitor la Extrasul de cont (cod 14-6-3), se menţionează următoarele: „1. Serveşte la comunicarea şi solicitarea de la debitor a sumelor pretinse, rămase neachitate, provenite din relaţii economico-financiare şi ca instrument de conciliere prearbitrală. De asemenea, se utilizează ca document de inventariere a soldurilor conturilor privind datoriile şi creanţele entităţii în relaţiile cu terţii. 2. Se întocmeşte în trei exemplare, de către compartimentul financiar-contabil al unităţii beneficiare, pe baza datelor din contabilitatea analitică. 3. Circulă: la conducătorul compartimentului financiar-contabil şi conducătorul unităţii emitente, pentru semnare (toate exemplarele); la unitatea debitoare (exemplarele 1 şi 2), care restituie unităţii emitente exemplarul 2 semnat pe verso de conducătorul unităţii şi conducătorul compartimentului financiar-contabil, pentru confirmarea debitului. Eventualele obiecţii asupra sumelor prevăzute în extrasul de cont se consemnează într-o notă explicativă semnată de conducătorul unităţii şi conducătorul compartimentului financiar-contabil, care se anexează la exemplarul 2 al extrasului de cont. 4. Se arhivează: la compartimentul financiar-contabil al unităţii emitente (exemplarul 3, precum şi exemplarul 2, după primirea confirmării); la compartimentul financiar-contabil al unităţii debitoare (exemplarul 1). 5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul: denumirea unităţii creditoare; codul de identificare fiscală; sediul (localitate, stradă, număr); judeţul; contul; banca; denumirea formularului; denumirea unităţii debitoare; felul, numărul şi data documentului; explicaţii; suma; semnături: conducătorul unităţii, inclusiv ştampila, conducătorul compartimentului financiar-contabil. „
6. Chitanţa – mijloc bănesc şi de decontare. Potrivit Nomenclatorului documentelor financiar contabile reglementat prin Ordinul MFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, la secţiunea IV. MIJLOACE BĂNEȘTI ȘI DECONTĂRI, regăsim menţionate următoarele: „24. Chitanță, cod 14-4-1; 25. Chitanță pentru operațiuni în valută, cod 14-4-1/a; 26. Dispoziție de plată/încasare către casierie, cod 14-4-4; 27. Registru de casă, cod 14-4-7A; 28. Registru de casă, cod 14-4-7/bA; 29. Registru de casă (în valută), cod 14-4-7/aA; 30. Registru de casă (în valută), cod 14-4-7/cA; 31. Borderou de achiziție, cod 14-4-13; 32. Borderou de achiziție (de la producători individuali)*, cod 14-4-13/b; 33. Decont pentru operațiuni în participație, cod 14-4-14; „
7. Despre chitanţa. Potrivit Normelor specifice de utilizare a documentelor financiar contabile, aprobate prin anexa nr. 2 din Ordinul MFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, la Grupa a IV-a Mijloace bănești și decontări, se menţionează următoarele: „Chitanță (Cod 14-4-1) – Chitanță pentru operațiuni în valută (Cod 14-4-1/a). Chitanța și chitanța pentru operațiuni în valută sunt documente justificative de înregistrare în registrul de casă/registrul de casă în valută și în contabilitate a încasărilor și plăților efectuate în numerar (lei/valută), precum și a depunerilor de sume la casieria entității. În condițiile în care sumele înscrise în chitanță sunt aferente livrărilor de bunuri sau prestărilor de servicii scutite fără drept de deducere conform prevederilor din Codul fiscal, formularul de chitanță este documentul justificativ care stă la baza înregistrării veniturilor în contabilitate. În condițiile utilizării aparatelor de marcat electronice fiscale, în conformitate cu prevederile legale, documentul în baza căruia se înregistrează în contabilitate veniturile aferente încasărilor zilnice este Raportul fiscal de închidere zilnică, respectiv Registrul special întocmit în condițiile defectării aparatelor de marcat electronice fiscale. Se întocmește pentru fiecare sumă încasată, de către casierul entității și se semnează de acesta pentru primirea sumei.„
8. Pierderea documentelor. Potrivit punctului 29 din Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile aprobate prin Ordinul MFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, „29. Orice persoană care constată pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligația să aducă la cunoștință, în scris, în termen de 24 de ore de la constatare, conducătorului entității (administratorului entității, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligația gestionării entității respective) situația constatată. În termen de cel mult 3 zile lucrătoare de la primirea sesizării, conducătorul entității dispune încheierea unui proces-verbal care să cuprindă: datele de identificare a documentelor dispărute; numele și prenumele persoanei responsabile cu păstrarea documentelor; data și împrejurările în care s-a constatat lipsa documentelor respective. Procesul-verbal se semnează de către: conducătorul entității; conducătorul compartimentului financiar-contabil al entității sau persoana împuternicită să îndeplinească această funcție; persoana responsabilă cu păstrarea documentelor; șeful ierarhic al persoanei responsabile cu păstrarea documentelor, după caz. Când dispariția documentelor se datorează însuși conducătorului entității, măsurile prevăzute de prezentele norme se iau de către ceilalți membri ai consiliului de administrație, după caz. În condițiile în care documentul pierdut, sustras sau distrus a fost întocmit de către entitate într-un singur exemplar, reconstituirea acestuia se face urmând aceleași proceduri prin care a fost întocmit documentul original, menționându-se în antetul documentului că este reconstituit, și stă la baza înregistrărilor în contabilitate.„
9. Dispariția documentelor poate constitui infracțiune. Potrivit punctului 30 din Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile aprobate prin Ordinul MFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, „30. Ori de câte ori dispariția documentelor poate constitui infracțiune, se înștiințează imediat organele de urmărire penală.„
Articolul continuă pe următoarea pagină
