Ministrul muncii, familiei şi protecţiei sociale a aprobat, prin Ordinul nr. 1918/2011, publicat în Monitorul Oficial nr. 587 din 19 august a.c., procedura şi actele pe care angajatorii sunt obligaţi să le prezinte la inspectoratul teritorial de muncă pentru obţinerea parolei, precum şi procedura privind transmiterea registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic.
La data intrării în vigoare a actului normativ, se abrogă Ordinul ministrului muncii, solidarităţii sociale şi familiei nr. 20/2007 privind aprobarea procedurii de transmitere a registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic.
Obligaţia de a înfiinţa, completa şi transmite registrul general de evidenţă a salariaţilor în format electronic îşi are temeiul legal în prevederile recentei Hotărâri a Guvernului nr. 500/2011, în vigoare de la 1 august şi vizează angajatorii, persoane fizice sau juridice, misiunile diplomatice şi oficiile consulare ale altor state în România, respectiv, după caz, institutele culturale şi reprezentanţele comerciale şi economice ale altor state în România, pentru personalul angajat local care are cetăţenia română sau reşedinţa permanentă în România.
Registrul general de evidenţă a salariaţilor cuprinde contractele individuale de muncă în desfăşurare la data intrării în vigoare a prevederilor hotărârii, indiferent dacă acestea sunt suspendate la data de 1 august 2011. Registrul se completează de către angajatori cu ajutorul aplicaţiei informatice distribuite gratuit de Inspecţia Muncii sau cu ajutorul aplicaţiilor informatice proprii ale angajatorilor.
Ordinul face precizări cu privire la:
– înfiinţarea registrului general de evidenţă a salariaţilor la unităţile fără personalitate juridică ale angajatorilor sucursale, agenţii, reprezentanţe, puncte de lucru sau alte asemenea unităţi fără personalitate juridică, precum şi misiunile diplomatice şi oficiile consulare ale altor state în România, respectiv, după caz, institutele culturale şi reprezentanţele comerciale şi economice ale altor state în România;
– completarea registrului general de evidenţă a salariaţilor, inclusiv posibilitatea ca angajatorii să contracteze serviciul de completare şi transmitere a registrului prin încheierea de contracte de prestări de servicii cu prestatori înregistraţi la inspectoratele teritoriale de muncă.
– transmiterea registrului la inspectoratul teritorial de muncă prin completarea on-line a bazei de date existente pe portalul Inspecţiei Muncii, prin e-mail (pe bază de semnătură electronică), prin depunerea la sediul inspectoratului teritorial de muncă în format electronic (însoţit de o adresă de înaintare semnată de angajator);
– termenele de completare, respectiv înregistrare în registru a elementelor prevăzute în HG nr.500/2011;
– obţinerea numelui de utilizator şi a parolei de la sediul inspectoratului teritorial de muncă în a cărui rază teritorială angajatorul îşi are sediul sau domiciliul, precum şi documentele necesare. Începând cu data intrării în vigoare a acestei proceduri, obţinerea numelui de utilizator şi a parolei este condiţionată de transmiterea la sediul inspectoratului teritorial de muncă a registrului general de evidenţă a salariaţilor, conform noului sistem informatic aferent H.G. nr.500/2011.
– actele necesare pentru prima depunere a registrului la sediul inspectoratului teritorial de muncă, inclusiv pentru unităţile fără personalitate juridică.
