Refacerea documentelor financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse – o obligaţie de care trebuie să ne achităm!

În materialul de faţă vom debuta în prezentarea şi analiza aspectelor referitoare la refacerea documentelor financiar contabile pierdute, sustrase sau distruse – ce prevederi legale există şi ce trebuie să facem în astfel de situaţii? 

1. Cadrul legal privind refacerea documentelor financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse

Cadrul legal care obligă societatea la reconstituirea (refacerea) financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse documentelor este punctul 41 – punctul 49 din OMFP nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile, cu modificările şi completările ulterioare.

Astfel, pentru a putea fi înregistrate în contabilitate, operaţiunile economico-financiare trebuie să fie justificate cu documente originale, întocmite sau reconstituite. Pentru acele situaţii în care prin alte reglementări speciale se prevede că formularul original trebuie să fie păstrat la altă societate, atunci la înregistrarea în contabilitate este folosită copia documentului respectiv.

Regula impusă de legiuitor prevede că orice persoană care constată pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligaţia să aducă la cunoştinţă, în scris, în termen de 24 de ore de la constatare, conducătorului unităţii (administratorului unităţii, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării unităţii respective).  

Sursa foto: Lege5.ro

În termen de cel mult 3 zile de la primirea comunicării, conducătorul unităţii trebuie să încheie un proces-verbal, care să cuprindă: 

• datele de identificare a documentului dispărut;

• numele şi prenumele persoanei responsabile cu păstrarea documentului;

• data şi împrejurările în care s-a constatat lipsa documentului respectiv.

Procesul-verbal se semnează de către: 

• conducătorul unităţii;

• conducătorul compartimentului financiar-contabil al unităţii sau persoana împuternicită să îndeplinească această funcţie;

• persoana responsabilă cu păstrarea documentului;

• şeful ierarhic al persoanei responsabile cu păstrarea documentului, după caz.

Când dispariţia documentelor se datorează însuşi conducătorului unităţii, măsurile de reconstituire se iau de către ceilalţi membri ai consiliului de administraţie.

În condiţiile în care documentul pierdut a fost întocmit de către unitate într-un singur exemplar, reconstituirea acestuia se face urmând aceleaşi proceduri prin care a fost întocmit documentul original, menţionându-se în antetul documentului că este reconstituit, şi stă la baza înregistrărilor în contabilitate.

2. Pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor constituie infracţiune

Trebuie să ştim că ori de câte ori pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor constituie infracţiune, se încunoştinţează imediat organele de urmărire penală.

De asemenea, reconstituirea documentelor se face pe baza unui “dosar de reconstituire”, întocmit separat pentru fiecare caz. Dosarul de reconstituire trebuie să conţină toate lucrările efectuate în legătură cu constatarea şi reconstituirea documentului dispărut:

• sesizarea scrisă a persoanei care a constatat dispariţia documentului; 

• procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii; 

• dovada sesizării organelor de urmărire penală sau dovada sancţionării disciplinare a persoanei vinovate, după caz; 

• dispoziţia scrisă a conducătorului unităţii pentru reconstituirea documentului; 

• o copie a documentului reconstituit. 

Sursa foto: Lege5.ro

În cazul în care documentul dispărut a fost emis de altă unitate, reconstituirea se va face de unitatea emitentă, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la unitatea emitentă. În acest caz, unitatea emitentă va trimite unităţii solicitante, în termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii, documentul reconstituit.

Este important de subliniat faptul că documentele reconstituite vor purta în mod obligatoriu şi vizibil menţiunea “duplicat”, cu specificarea numărului şi datei dispoziţiei pe baza căreia s-a făcut reconstituirea. Documentele reconstituite constituie baza legală pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitate.

3. Atenţie! Bonurile, biletele de călătorie nenominale nu se pot reconstitui!

Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de călătorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse înainte de a fi înregistrate în contabilitate.

În acest caz, vinovaţii de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor suportă paguba adusă unităţii, salariaţilor sau altor unităţi, sumele respective recuperându-se potrivit prevederilor legale.

4. Ce facem în cazul unei facturi pierdute? 

În cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplarului original al facturii, emitentul trebuie să emită un duplicat al facturii pierdute, sustrase sau distruse.

Duplicatul poate fi:

• o factură nouă, care să cuprindă aceleaşi date ca şi factura iniţială, şi pe care să se menţioneze că este duplicat şi că înlocuieşte factura iniţială;

• o fotocopie a facturii iniţiale, pe care să se aplice ştampila societăţii şi să se menţioneze că este duplicat şi că înlocuieşte factura iniţială.

Într-un material viitor vom continua cu refuzul de refacere a documentelor contabilie – atributul de infracţiune şi pedepsele care se aplică în acest caz.