Inspectoratul Teritorial de Muncă Constanţa a făcut publice în data de 14.06.2013 informaţii despre cum se poate recupera baza de date Revisal (registrul general de evidenţă a salariaţilor).
Controversatul Revisal a adus o multitudine de întrebări fără răspuns sau, şi mai trist, răspunsuri negative în ceea ce îi priveşte pe contribuabilii care din motive obiective au pierdut bazele de date.
Ca şi modalitate de utilizare, revisalul, prin interfaţa lui, este un program prietenos cu utilizatorul, fără să fie complicat sau greu de folosit. Are în schimb un principiu de funcţionare care te obligă să păstrezi baza de date, de fiecare dată când vrei să intervii asupra datelor transmise iniţial. În momentul în care au fost introduse modificările intervenite în cazul contractelor individuale de muncă se face salvarea fişierului de trimis pe site-ul Reges.inspectiamuncii.ro. Fişierul este salvat cu extensia .rvs. Fişierul cu extensia .rvs este codat şi prin urmare conţinutul acestuia nu poate fi vizualizat aşa cum era cazul fişierelor .xml.
Dar cu ocazia transmiterii în registru, conform HG nr. 500/2011, se va face transmiterea tuturor salariaţilor (indiferent dacă au suferit sau nu modificări) cu contractele individuale de muncă aferente.
Acesta este motivul pentru care în baza de date a I.T.M.-ului apar angajaţi dublaţi.
La un moment dat, baza de date a fost pierdută din motive obiective, salariaţii societăţii în cauză fiind puţini au fost reintroduşi. Introducerea, în schimb, trebuie să se facă sub aceeaşi formă, cu aceleaşi informaţii. În măsura în care informaţiile diferă, se va considera că angajaţii au contracte de muncă diferite (chiar dacă au acelaşi CNP, mai ales de când este în vigoare şi legalitatea unui cumul de funcţii) şi se vor dubla.
Pentru aceasta este nevoie de o adresă către Registratura I.T.M.-ului cu datele dublate (şi motivul dublării lor) în aşa fel încât să se opereze ştergerea lor - ştergere care se va face de către TeamNet.
În schimb, ce putem face în cazul în care societatea pe care o gestionăm are un număr suficient de mare de angajaţi şi clauzele contractuale au fost modificate de-a lungul timpului iar baza de date nu mai poate fi recuperată?
Până acum, atât I.T.M., cât şi TeamNet nu îşi asumau răspunderea pentru pierderea datelor.
Mai ales în contextul în care chiar art.8 alin. 5 din HG nr. 500/2011 precizează că angajatorul este cel răspunzător pentru păstrarea în condiţii de securitate a datelor, precum şi pentru păstrarea lor pe o perioadă îndelungată. „Registrul electronic şi dosarele personale ale fiecărui salariat se vor păstra în condiţii care să asigure securitatea datelor, precum şi păstrarea lor îndelungată şi corespunzătoare, cu respectarea prevederilor Legii nr.677/2001, cu modificările şi completările ulterioare. Angajatorul răspunde pentru asigurarea acestor condiţii, precum şi pentru orice prejudiciu produs salariatului sau oricărei alte persoane fizice sau juridice prin încălcarea acestor obligaţii.”
Sursa foto: Lege5 OnlineMi-a atras atenţia faptul că articolul nu face referire concretă la o perioadă exactă conform căreia angajatorul este obligat să păstreze baza de date a revisalului.
Având în vedere complexitatea şi, în acelaşi timp, importanţa datelor - Anexa 1, lit. F, pct.50 din Ordinul nr. 3512/2008 menţionează că persoanele prevăzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată,...
("(1) Societăţile comerciale, societăţile/companiile naţionale, regiile autonome, institutele naţionale de cercetare-dezvoltare, societăţile cooperatiste şi celelalte persoane juridice au obligaţia să organizeze şi să conducă contabilitatea financiară, potrivit prezentei legi.
(2) Instituţiile publice, asociaţiile şi celelalte persoane juridice cu şi fără scop patrimonial au obligaţia să organizeze şi să conducă contabilitatea financiară.
(3) Subunităţile fără personalitate juridică, cu sediul în străinătate, care aparţin persoanelor prevăzute la alin. (1) şi (2), cu sediul în România, precum şi subunităţile fără personalitate juridică din România care aparţin unor persoane juridice cu sediul în străinătate au obligaţia să organizeze şi să conducă contabilitatea proprie, potrivit prezentei legi.
(4) Organismele de plasament colectiv care nu sunt constituite prin act constitutiv, astfel cum sunt prevăzute în legislaţia pieţei de capital, fondurile de pensii facultative, fondurile de pensii administrate privat şi alte entităţi organizate pe baza Codului civil au obligaţia să organizeze şi să conducă contabilitatea financiară.
(5) Persoanele fizice care desfăşoară activităţi producătoare de venituri au obligaţia să conducă contabilitate simplificată, bazată pe regulile contabilităţii în partidă simplă, potrivit reglementărilor elaborate în acest sens. Aceste persoane întocmesc Registrul-jurnal de încasări şi plăţi şi Registrul-inventar.
(6) Persoanele prevăzute la alin. (1)-(4) organizează şi conduc, după caz, şi contabilitatea de gestiune, potrivit reglementărilor elaborate în acest sens.")
... au obligaţia păstrării în arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum şi a documentelor justificative care stau la baza înregistrării în contabilitate, printre care, statele de plată a salariilor - timp de 50 de ani.
Dacă considerăm că statele de plată a salariilor sunt la fel de importante ca şi baza de date a registrului general de evidenţă a salariaţilor, putem considera că şi aceasta din urmă ar trebui păstrată pentru o perioadă de 50 de ani.
Pentru a preveni pierderea bazei de date, chiar manualul de utilizare a aplicaţiei precizează că angajatorul trebuie să procedeze la salvarea bazei de date periodic, pe un suport extern (CD, DVD, stick sau chiar hard extern), pentru aceasta existând şi o funcţiune separată.
În schimb, de la data intrării în vigoare şi până în prezent, cu siguranţă au existat o serie de adrese către I.T.M. şi/sau TeamNet prin care se cerea sprijin în vederea recuperării bazei de date pierdute.
PROCEDURA PENTRU RECUPERAREA BAZEI DE DATEAcum, I.T.M. Constanţa, prin informaţiile făcute publice, vine în sprijinul contribuabililor precizând:
„În cazul în care din diferite motive angajatorii se confruntă cu pierderea bazei de date aferente Registrului General de Evidenţă a Salariaţilor în Format Electronic, Inspecţia Muncii a stabilit următoarea procedură:
1) Pentru angajatorii de dimensiuni mijlocii şi mari, procedura este următoarea:
- Angajatorul va prezenta Inspectoratului Teritorial de Muncă Constanţa o cerere de recuperare a bazei de date, însotiţă de următoarele documente:
- copie după certificatul de înmatriculare;
- împuternicire semnată şi ştampilată de angajator – în cazul în care persoana care solicită recuperarea este alta decât reprezentantul legal al angajatorului;
- copie după actul de identitate al persoanei împuternicite.
- Inspectoratul Teritorial de Muncă Constanţa va transmite solicitarea către Inspecţia Muncii, urmând ca după primirea bazei de date recuperată să o pună la dispoziţia angajatorului, care la primire va prezenta o împuternicire semnată şi ştampilată de angajator în cazul în care persoana care solicită recuperarea este alta decât reprezentantul legal al angajatorului şi o copie după actul de identitate al persoanei împuternicite.
- Tariful stabilit pentru eliberarea bazei de date este de 50 lei/registru, conform prevederilor art.3 lit.c din Ordinul MMFPS nr. 1323/2009 privind aprobarea Normativului cu tarifele pentru plata prestaţiilor de servicii în domeniile de activitate ale Inspecţiei Muncii cu modificările şi completările ulterioare.
2) Pentru angajatori de dimensiuni mici, Inspectoratul Teritorial de Muncă Constanţa va pune la dispoziţie un „Raport angajator”, pentru a avea informaţiile corecte, urmând ca angajatorul să îşi recreeze registrul prin reintroducerea datelor, respectând în mod riguros identificatorii specifici a CUI, categorie, formă juridică, formă de organizare, nivel înfiinţare registru, CNP pentru salariaţi, număr şi data încheiere contract.”
I.T.M. Bucureşti nu a făcut până acum publică o astfel de formalitate.
Unele inspectorate teritoriale din ţară în continuare nu admit că se poate recupera baza de date pierdută din registrul general de evidenţă a salariaţilor.
Actele normative menţionate în acest articol pot fi consultate pe Lege5.ro - noul serviciu online de documentare legislativă realizat de Indaco Systems.