Problemă întâlnită în practică: Cum se procedează, contabil vorbind, în cazul unui punct de lucru care seara predă încasările administratorului? Ce documente trebuie întocmite pentru registrul de casă?
Punct de vedere al autorului:
1. Definirea punctului de lucru. Potrivit art. 43 alin. (3) din Legea societăților nr. 31/1990, „(3) Celelalte sedii secundare - agenții, puncte de lucru sau alte asemenea sedii - sunt dezmembrăminte fără personalitate juridică ale societăților și se menționează numai în cadrul înmatriculării societății în registrul comerțului de la sediul principal.”
2. Înregistrarea în registrul comerțului. Potrivit art. 22 alin. (1) din Legea nr. 26/1990 privind registrul comerțului, „(1) Comerciantul are obligația să solicite înregistrarea în registrul comerțului a mențiunilor prevăzute la art. 21, în cel mult 15 zile de la data actelor și faptelor supuse obligației de înregistrare.”
3. Punctul de lucru cu minimum 5 angajaţi. Potrivit art. 32 alin. (7) din Legea nr. 273/2006 privind finanțele publice locale, „(7) Orice persoană subiect al unui raport juridic fiscal, inclusiv operatorul economic, instituția publică și instituția publică locală, care are organizată o entitate, cu sau fără personalitate juridică, la altă adresă decât sediul social al subiectului respectiv, cu minimum 5 persoane care realizează venituri din salarii, are obligația să solicite înregistrarea fiscală a entității respective, ca plătitoare de salarii și de venituri asimilate salariilor, la organul fiscal din subordinea Agenției Naționale de Administrare Fiscală în a cărui rază teritorială se află adresa unde se desfășoară efectiv activitatea acelei entități. Solicitarea se face în termen de 30 de zile de la data înființării, pentru entitățile nou-înființate. Organul fiscal are obligația ca, în termen de 5 zile de la înregistrarea fiscală, să transmită o copie de pe certificatul de înregistrare fiscală primarului unității administrativ-teritoriale/sectorului municipiului București în a cărei/cărui rază teritorială își desfășoară efectiv activitatea entitatea respectivă. Plătitorii de salarii și de venituri asimilate salariilor au obligația să organizeze și să conducă contabilitatea astfel încât aceasta să reflecte impozitul aferent veniturilor fiecărei luni, calculat, reținut și virat, pe fiecare entitate care intră sub incidența prezentului alineat.”
4. Mijloace bănești și decontări. Potrivit Nomenclatorului documentelor financiar contabile reglementat prin Ordinul MFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, la secţiunea IV. Mijloace bănești și decontări, regăsim menţionate următoarele: „24. Chitanță, cod 14-4-1; 25. Chitanță pentru operațiuni în valută, cod 14-4-1/a; 26. Dispoziție de plată/încasare către casierie, cod 14-4-4; 27. Registru de casă, cod 14-4-7A; 28. Registru de casă, cod 14-4-7/bA; 29. Registru de casă (în valută), cod 14-4-7/aA; 30. Registru de casă (în valută), cod 14-4-7/cA; 31. Borderou de achiziție, cod 14-4-13; 32. Borderou de achiziție (de la producători individuali)*, cod 14-4-13/b; 33. Decont pentru operațiuni în participație, cod 14-4-14; "
5. Registrul de casă în reglementarea în vigoare. Potrivit Normelor specifice de utilizare a documentelor financiar contabile, aprobate prin anexa nr. 2 din Ordinul MFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, la Grupa a IV-a Mijloace bănești și decontări, se menţionează următoarele: „Registrul de casă servește ca: - document de înregistrare operativă a încasărilor și plăților în numerar (lei sau valută), efectuate prin casieria entității; - document de stabilire, la sfârșitul fiecărei zile, a soldului de casă; - document de înregistrare în contabilitate a operațiunilor de casă. Registrul de casă se întocmește zilnic, pe baza documentelor justificative de încasări și plăți. "
Articolul continuă pe pagina următoare!
6. Registrul de casă în reglementarea anterioară. Faţă de reglementarea in vigoare (Ordinul MFP nr. 2634/2015), menţionăm că reglementarea anterioară (Ordinul MFP nr. 3512/2008) prevedea mai multe detalii cu privire la arhitectura şi metodologia de completare a registrului de casă. Astfel, potrivit Normelor specifice de utilizare a documentelor financiar contabile, aprobate prin anexa nr. 2 din Ordinul MFP nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile, la Grupa a IV-a Mijloace bănești și decontări, se menţionează următoarele:
„Registru de casă (Cod 14-4-7A și Cod 14-4-7bA):
- Servește ca: document de înregistrare operativă a încasărilor și plăților în numerar, efectuate prin casieria unității, pe baza actelor justificative; document de stabilire, la sfârșitul fiecărei zile, a soldului de casă; document de înregistrare în contabilitate a operațiunilor de casă.
- Se întocmește în două exemplare, manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, zilnic, de către persoanele care au calitatea de casier, pe baza actelor justificative de încasări și plăți. La sfârșitul zilei, rândurile neutilizate din formularul cod 14-4-7A se barează. Soldul de casă al zilei precedente se reportează, după caz, pe primul rând al registrului de casă pentru ziua în curs. Se semnează de către casier pentru confirmarea înregistrării operațiunilor efectuate și de către persoana din compartimentul financiar-contabil desemnată pentru primirea exemplarului 2 și a actelor justificative anexate.
- Circulă la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea exactității sumelor înscrise și respectarea dispozițiilor legale privind efectuarea operațiunilor de casă (exemplarul 2). xemplarul 1 rămâne la casier.
- Se arhivează: la casierie (exemplarul 1); la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2).
- Conținutul minimal obligatoriu de informații al formularului este următorul: denumirea unității; denumirea și data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; numărul curent; numărul actului de casă; explicații; încasări; plăți; report/sold ziua precedentă; semnături: casier și compartiment financiar-contabil. "
7. Regulamentul operaţiunilor de casă. Regulamentul operaţiunilor de casă, aprobat prin Decretul Consiliului de Stat nr. 209/1976:
„Art. 1. - Unităţile socialiste efectuează operaţiile de încasări şi plăti în numerar prin casierie, care se organizează şi functionează potrivit prevederilor prezentului regulament şi normelor de organizare şi funcţionare a unităţilor. În unitătile socialiste care au un volum mare de operaţii de încasări şi plăţi, în funcţie de specificul şi complexitatea activităţii, se pot organiza mai multe casierii, ghişee sau puncte de încasări si plăţi, a căror activitate este coordonată de către un casier central. (..)
Art. 3. - Casierii sunt gestionari de mijloace băneşti şi alte valori, potrivit legii."
„Art. 1. - Unităţile socialiste efectuează operaţiile de încasări şi plăti în numerar prin casierie, care se organizează şi functionează potrivit prevederilor prezentului regulament şi normelor de organizare şi funcţionare a unităţilor. În unitătile socialiste care au un volum mare de operaţii de încasări şi plăţi, în funcţie de specificul şi complexitatea activităţii, se pot organiza mai multe casierii, ghişee sau puncte de încasări si plăţi, a căror activitate este coordonată de către un casier central. (..)
Art. 3. - Casierii sunt gestionari de mijloace băneşti şi alte valori, potrivit legii."
8. Actele justificative pentru registrul de casă. Registrul de casă este document de înregistrare a încasărilor și plăților în numerar, efectuate prin casieria unității, pe baza actelor justificative, gestionat de un casier. Actele justificative care stau la baza întocmirii registrului de casă aferent unui punct de lucru sunt chitanţa, dispoziţia de încasare, dispoziţia de plată, bonul fiscal, alte documente justificative potrivit prevederilor legale. Atenţie la modul de întocmire al registrului de casă. Operaţiunea înscrisă în registru de casă trebuie să corespundă documentului justificativ. Substanţa economică a tranzacţiei trebuie reflectată corect.
9. Dispoziţia de plată. În speţă, punctul de lucru seara predă încasările administratorului pe baza unei dispoziţii de plată. Dispoziţia de plată se întocmeşte având ca beneficiar al sumelor pe administrator. Atenţie la explicaţia care se înscrie pe dispoziţia de plată. Aceasta trebuie să corespundă cu substanţa economică a tranzacţiei.
10. Disciplina operațiunilor de încasări și plăți. Pentru efectuarea de plăți în numerar se au în vedere prevederile Legii nr. 70/2015 pentru întărirea disciplinei financiare privind operațiunile de încasări și plăți în numerar și pentru modificarea și completarea Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 193/2002 privind introducerea sistemelor moderne de plată.
Ai nevoie de Legea nr. 31/1990 privind societățile comerciale? O poți obține în varianta actualizată, în format .PDF sau MOBI apăsând AICI!
