Speță contabilă. Bună ziua. Vă rog să ajutați cu câteva indicații. Am preluat o balanță și în urma analizei acesteia, am identificat foarte multe conturi de clienți cu sold creditor. Ce pot face într-o asemenea situație? Vă mulțumesc.
Opinie.
- Potrivit Legii contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare, se arată că: ,,Art. 16. – Contabilitatea clienţilor şi furnizorilor, a celorlalte creanţe şi obligaţii se ţine pe categorii, precum şi pe fiecare persoană fizică sau juridică. Art. 22. – Pentru verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operaţiunilor efectuate se întocmeşte balanţa de verificare, cel puţin la încheierea exerciţiului financiar, la termenele de întocmire a situaţiilor financiare, a raportărilor contabile, precum şi la finele perioadei pentru care entitatea trebuie să întocmească declaraţia privind impozitul pe profit/venit, potrivit legii.”
- Politicile contabile şi metodele de evaluare trebuie aplicate în mod consecvent de la un exerciţiu financiar la altul. Recunoaşterea şi evaluarea elementelor patrimoniale trebuie realizate pe o bază prudentă. Efectele tranzacţiilor şi ale altor evenimente sunt recunoscute atunci când tranzacţiile şi evenimentele se produc (şi nu pe măsură ce numerarul sau echivalentul său este încasat sau plătit) şi sunt înregistrate în contabilitate şi raportate în situaţiile financiare ale perioadelor aferente. Trebuie să se ţină cont de veniturile şi cheltuielile aferente exerciţiului financiar, indiferent de data încasării veniturilor sau data plăţii cheltuielilor.
- Contabilizarea şi prezentarea elementelor patrimoniale se face ţinând seama de fondul economic al tranzacţiei sau al angajamentului în cauză, ceea ce are drept scop înregistrarea în contabilitate şi prezentarea fidelă a operaţiunilor economico- financiare, în conformitate cu realitatea economică, punând în evidenţă drepturile şi obligaţiile, precum şi riscurile asociate acestor operaţiuni. Evenimentele şi operaţiunile economico-financiare trebuie evidenţiate în contabilitate aşa cum acestea se produc, în baza documentelor justificative. Documentele justificative care stau la baza înregistrării în contabilitate a operaţiunilor economico-financiare trebuie să reflecte întocmai modul cum acestea se produc, respectiv să fie în concordanţă cu realitatea. Contractele încheiate între părţi trebuie să prevadă modul de derulare a operaţiunilor şi să respecte cadrul legal existent. Forma juridică a unui document trebuie să fie în concordanţă cu realitatea economică. Atunci când există diferenţe între fondul sau natura economică a unei operaţiuni sau tranzacţii şi forma sa juridică, entitatea va înregistra în contabilitate aceste operaţiuni, cu respectarea fondului economic al acestora.
- Toate creanţele şi datoriile trebuie înregistrate distinct în contabilitate, pe bază de documente justificative. Eventualele compensări între creanţe şi datorii faţă de aceeaşi entitate efectuate cu respectarea prevederilor legale pot fi înregistrate numai după contabilizarea creanţelor şi veniturilor, respectiv a datoriilor şi cheltuielilor corespunzătoare. Creanţele faţă de clienţii pentru care, până la finele lunii, nu au fost întocmite facturile se evidenţiază distinct în contabilitate (contul 418 „Clienţi – facturi de întocmit”), pe baza documentelor care atestă livrarea bunurilor, respectiv prestarea serviciilor. În baza contabilităţii de angajamente, entităţile trebuie să evidenţieze în contabilitate toate veniturile şi cheltuielile, respectiv creanţele şi datoriile rezultate ca urmare a unor prevederi legale sau contractuale. Din punct de vedere contabil, efectuarea operaţiunii economico-financiare este probată de orice document în care se consemnează aceasta.
- Avansurile pentru livrări de bunuri sau prestări de servicii se contabilizează prin contul 419 „Clienţi – creditori”. Cu ajutorul acestui cont se ţine evidenţa clienţilor – creditori, reprezentând avansurile încasate de la clienţi. Contul 419 „Clienţi – creditori” este un cont de pasiv. În creditul contului 419 „Clienţi – creditori” se înregistrează sumele facturate clienţilor reprezentând avansuri pentru livrări de bunuri sau prestări de servicii. În debitul contului 419 „Clienţi – creditori” se înregistrează decontarea avansurilor încasate de la clienţi.
- Operaţiunile care nu pot fi înregistrate direct în conturile corespunzătoare, pentru care sunt necesare clarificări ulterioare, se înregistrează, provizoriu, în contul 473 „Decontări din operaţiuni în curs de clarificare”. Sumele înregistrate în acest cont trebuie clarificate de către entitate într-un termen de cel mult trei luni de la data constatării. Entităţile care înregistrează sold la contul 473 „Decontări din operaţiuni în curs de clarificare” la sfârşitul exerciţiului financiar prezintă în notele explicative informaţii privind natura operaţiunilor în curs de clarificare.
- Corectarea erorilor aferente exerciţiului financiar curent se efectuează pe seama contului de profit şi pierdere. Corectarea erorilor semnificative aferente exerciţiilor financiare precedente se efectuează pe seama rezultatului reportat (contul 1174 „Rezultatul reportat provenit din corectarea erorilor contabile”). Erorile nesemnificative aferente exerciţiilor financiare precedente se corectează, de asemenea, pe seama rezultatului reportat. Totuşi, potrivit politicilor contabile aprobate, erorile nesemnificative pot fi corectate pe seama contului de profit şi pierdere. Erorile nesemnificative sunt cele de natură să nu influenţeze informaţiile financiar-contabile. Se consideră că o eroare este semnificativă dacă aceasta ar putea influenţa deciziile economice ale utilizatorilor, luate pe baza situaţiilor financiare anuale. Analizarea dacă o eroare este semnificativă sau nu se efectuează în context, având în vedere natura sau valoarea individuală ori cumulată a elementelor. Corectarea erorilor aferente exerciţiilor financiare precedente nu determină modificarea situaţiilor financiare ale acelor exerciţii.
- Potrivit art. 41 și 42 din Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare, constituie contravenţie nerespectarea reglementărilor emise de Ministerul Finanţelor Publice pentru toate operaţiunile efectuate, înregistrarea în contabilitate a acestora în perioada la care se referă și se sancţionează cu amendă de la 300 lei la 4.000 lei.
- Din punct de vedere procedural, asigurați-vă că administratorii entităţii aprobă politici contabile pentru operaţiunile derulate, inclusiv proceduri proprii pentru situaţiile prevăzute de legislaţie. Aceste politici trebuie elaborate având în vedere specificul activităţii, de către specialişti în domeniul economic şi tehnic, cunoscători ai activităţii desfăşurate şi ai strategiei adoptate de entitate. La elaborarea politicilor contabile trebuie respectate prevederile reglementărilor contabile aplicabile.
- În concluzie, situația descrisă nu respectă prevederile Legii contabilității nr. 82/1991. Prin urmare, apreciem că este necesară o analiză urgentă a situației fiecărui client din balanța contabilă preluată, iar avansurile încasate să fie reflectate prin 419. Clienţi – creditori (P). Neîncasarea sumelor din creanțe conform înțelegerilor contractuale influențează direct rezultatele firmei.
