Cum se depun şi soluţionează plângerile GDPR privind prelucrarea datelor personale? Model plângere PDF

În Monitorul Oficial de vineri a fost publicată Decizia ANSPDCP nr. 133/2018 prin care se aprobă Procedura de primire și soluționare a plângerilor GDPR, privind încălcarea normelor de prelucrare a datelor personale. Actul normativ reglementează nu doar procedura, ci şi formularul de plângere în format electronic, pe care îl puteţi descărca (PDF) de aici.

Reamintim că Regulamentul GDPR nr. 679/2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date se aplică din 25 mai 2018.

Cine?

Plângerile pot fi adresate Autorităţii Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) de orice persoană care consideră că prelucrarea datelor sale cu caracter personal încalcă prevederile legale în vigoare, în special în cazul în care reședința sa obișnuită, locul său de muncă sau presupusa încălcare se află sau, după caz, are loc pe teritoriul României.

Condiţii pentru adresarea unei plângeri admisibile

Formă. Plângerile adresate ANSPDCP trebuie formulate în scris, în limba română sau engleză, cu respectarea condițiilor prevăzute de GDPR, de alte dispoziții legale aplicabile, precum și de această procedură.

Depunere. Plângerile pot fi depuse la registratura generală de la sediul ANSPDCP sau pot fi transmise prin poștă, inclusiv cea electronică, ori prin utilizarea formularului electronic, disponibil pe pagina de internet a ANSPDCP. Plângerile primite se înregistrează în registrul general al ANSPDCP, primind număr și dată, și se repartizează compartimentului/compartimentelor de specialitate.

Plângerile se înaintează personal sau prin reprezentant, cu anexarea împuternicirii emise în condițiile legii de un avocat sau a procurii notariale, după caz.

Plângerile pot fi depuse și de către mandatarul persoanei vizate care este soț sau rudă până la gradul al doilea inclusiv. În cazul soților sau rudelor până la gradul al doilea inclusiv, se anexează o declarație pe propria răspundere semnată de petiționar, iar în cazul altor persoane, se anexează procura notarială.

În cazul în care plângerea este depusă prin intermediul unui organism, al unei organizații, al unei asociații sau fundații fără scop patrimonial, acestea trebuie să dovedească faptul că au fost constituite legal, cu un statut ce prevede obiective de interes public, și că sunt active în domeniul protecției drepturilor și libertăților persoanelor vizate în ceea ce privește protecția datelor lor cu caracter personal. În acest caz, la plângere se anexează inclusiv împuternicirea avocațială sau procura notarială de reprezentare, după caz, din care să rezulte limitele mandatului acordat de persoana vizată, precum și statutul organismului/organizației/asociației/fundației, precum și dovezi privind activitatea acestora în domeniul protecției drepturilor și libertăților persoanelor vizate în ceea ce privește protecția datelor lor cu caracter personal.

Date. Pentru primirea și înregistrarea valabilă a plângerilor este obligatorie furnizarea următoarelor date ale petiționarului: nume, prenume, adresă poștală de domiciliu sau de reședință. În cazul în care plângerea este depusă electronic este obligatorie furnizarea adresei de poștă electronică a petiționarului.

În cazul plângerilor înaintate prin reprezentant, în afara datelor petiționarului menționate anterior, este obligatorie și furnizarea următoarelor date ale reprezentantului: nume și prenume/denumire, adresă poștală de corespondență/sediu, adresă de poștă electronică, număr de telefon, număr de înregistrare în registrul asociațiilor și fundațiilor, dacă este cazul.

Pentru primirea și înregistrarea valabilă a plângerilor este obligatorie furnizarea datelor de identificare ale operatorului reclamat sau a persoanei împuternicite reclamate, precum nume și prenume/denumire, adresă/sediu, sau cel puțin a informațiilor disponibile deținute de petiționar, în vederea identificării acestora.

Plângerile trimise se semnează olograf sau electronic, iar în cazul petițiilor trimise electronic care nu pot fi semnate, ANSPDCP poate solicita confirmarea corectitudinii datelor transmise electronic.

Conţinut. La depunerea plângerilor este obligatorie precizarea detaliată a obiectului acestora, a demersurilor întreprinse de petiționar la nivelul operatorului reclamat sau al persoanei împuternicite reclamate, după caz, a informațiilor disponibile pentru susținerea afirmațiilor, precum și anexarea de dovezi concludente, în măsura în care le deține.

În cazul în care, anterior depunerii plângerii la ANSPDCP, petiționarul a introdus pe rolul instanțelor judecătorești o acțiune cu același obiect și cu același operator sau persoană împuternicită, aduce aceste aspecte la cunoștința ANSPDCP. În caz afirmativ, în plângere se menționează denumirea instanței și numărul dosarului respectiv.

În cazul plângerilor care au ca obiect încălcarea dreptului la viață intimă, familială și privată în domeniul comunicațiilor electronice și comerțului electronic, în afara datelor de la punctul anterior, este obligatorie menționarea numărului/numerelor de telefon sau fax, a adresei/adreselor de poștă electronică ori a adresei/adreselor de IP care au legătură cu obiectul plângerii, după caz.

În cazul plângerilor care au ca obiect încălcarea dreptului la viață intimă, familială și privată prin transmiterea de comunicări comerciale nesolicitate, prin servicii de comunicații electronice destinate publicului, este obligatorie anexarea mesajelor originale primite de petiționar printr-o metodă care să permită identificarea expeditorului respectivei comunicări, mesaje care trebuie conservate, pe cât posibil, în sistemul electronic utilizat de petiționar.

Petiționarii pot solicita păstrarea confidențialității anumitor date cu caracter personal, menționate în mod expres, furnizate prin plângere, cu excepția situațiilor în care, pentru soluționarea corespunzătoare a obiectului plângerilor depuse, datele de identificare ale petiționarului trebuie să fie dezvăluite către entitatea reclamată.

Petiționarii au posibilitatea de a utiliza modelele de plângere puse la dispoziție de ANSPDCP.

Taxe. Primirea plângerilor la ANSPDCP și analizarea acestora este, de regulă, gratuită. Dar, în cazul în care plângerile sunt în mod vădit nefondate sau excesive, în special din cauza caracterului lor repetitiv, ANSPDCP poate percepe o taxă rezonabilă, bazată pe costurile administrative, sau poate refuza să le trateze. Sarcina de a demonstra caracterul evident nefondat sau excesiv al cererii revine ANSPDCP.

Instanţă. Fără a se aduce atingere posibilității de a se adresa cu plângere ANSPDCP, persoanele vizate au dreptul de a se adresa instanței competente pentru apărarea drepturilor garantate de legislația aplicabilă, care le-au fost încălcate.

În cazul în care a fost introdusă o cerere în justiție cu același obiect și având aceleași părți, ANSPDCP poate dispune suspendarea sau/și clasarea plângerii, după caz.

Instanța competentă este cea de la sediul operatorului sau al persoanei împuternicite de operator ori de la reședința obișnuită a persoanei vizate. Cererea este scutită de taxă de timbru.

Analizarea şi soluţionarea plângerilor

Termenele de comunicare a admisibilităţii plângerii. În cazul în care petiționarul nu furnizează datele, informațiile și documentele solicitate, ANSPDCP înștiințează, în scris, petiționarul asupra faptului că plângerea depusă nu îndeplinește condițiile prevăzute de prezenta procedură pentru a fi calificată ca o plângere admisibilă, în termen de cel mult 45 de zile de la înregistrare, potrivit legii.

În cazul în care se constată că informațiile din plângere sau documentele transmise sunt incomplete sau insuficiente, ANSPDCP solicită persoanei vizate să completeze plângerea pentru a putea fi considerată admisibilă în vederea efectuării unei investigații. Un nou termen de cel mult 45 de zile curge de la data completării plângerii.

Termenul de comunicare a evoluţiei/rezultatului investigaţiei. ANSPDCP informează persoana vizată în legătură cu evoluția sau cu rezultatul investigației întreprinse, în termen de trei luni de la data la care s-a comunicat acesteia că plângerea este admisibilă. Informarea va cuprinde și calea de atac împotriva ANSPDCP.

Dacă este necesară efectuarea unei investigații mai amănunțite sau coordonarea cu alte autorități de supraveghere în conformitate cu art. 57 alin. (1) lit. f) din Regulamentul general privind protecția datelor, ANSPDCP informează persoana vizată în legătură cu evoluția investigației, din trei în trei luni, până la finalizarea acesteia.

Rezultatul investigației se aduce la cunoștința persoanei vizate în termen de cel mult 45 de zile de la finalizarea acesteia.

Situaţii speciale. Plângerile în care nu se precizează datele de identificare ale petiționarilor sunt considerate anonime și se clasează cu această mențiune, fără a se formula un răspuns petiționarilor.

Plângerile care nu au un obiect clar determinat, precum și plângerile care nu respectă condițiile de formă şi depunere se resping ca fiind inadmisibile. Petiționarii sunt informați în scris cu privire la necesitatea respectării condițiilor de admitere a plângerii, în termenul specificat mai sus.

De asemenea, în cazul în care plângerile se referă la aspecte care nu intră în sfera de competență materială sau teritorială a ANSPDCP, acestea se resping ca fiind inadmisibile.

Multiple plângeri. În cazul în care un petiționar adresează mai multe plângeri, pentru reclamarea aceleiași chestiuni, acestea se conexează, petiționarul urmând să primească un singur răspuns care face referire la toate petițiile primite.

În cazul în care petiționarul revine cu o nouă plângere prin care reclamă aceleași aspecte semnalate într-o petiție anterioară la care a primit răspuns, plângerea se anexează la prima petiție și se clasează, fără a se mai trimite un răspuns petiționarului.

Ai nevoie de Regulamentul nr. 679/2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal? Poţi cumpăra actul la zi, în format PDF sau MOBI, de AICI!