Ordinul MFP nr. 2634/2015 analizat astăzi aprobă modelele documentelor utilizate în activitatea financiar-contabilă, ce intră în vigoare la data de 1 ianuarie 2016, dată când se abrogă OMFP nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile.

Desigur, fiecare entitate își poate adapta modelele documentelor în funcție de activitatea desfășurată, iar circuitul și numărul de exemplare al documentelor financiar-contabile se stabilesc prin proceduri proprii.

Ordinul detaliază și documentele financiar-contabile care se păstrează timp de 5 ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite.

După cum se cunoaște, toate operațiunile economico-financiare se consemnează în momentul efectuării lor în documente justificative ce stau la baza înregistrărilor în contabilitate.

Actul normativ precizează ce elemente principale trebuie să cuprindă documentele justificative, după cum urmează:

• denumirea documentului;
• denumirea și adresa persoanei juridice/fizice ce emite documentul;
• numărul și data întocmirii;
• menționarea părților care participă la efectuarea operațiunii;
• conținutul operației economice;
• date cantitative și valorice;
• numele și semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operațiunii.

Documentele justificative provenite din tranzacții de achiziții de bunuri de la persoane fizice ce au la bază ca document Borderoul de achiziție sau Carnetul de comerciant, pot fi înregistrate în contabilitate numai dacă se face dovada intrării în gestiune a bunurilor.

Pentru prestările de servicii efectuate de persoanele fizice impuse pe bază de normă de venit, este necesară existența de contracte sau convenții civile, precum și de documentele prin care se face dovada plății cum sunt: chitanță, ordin de plată, dispoziție de plată, dispoziție de încasare etc..

Contabilitatea se ține în limba română și în monedă națională, iar contabilitatea operațiunilor efectuate în valută se ține atât în moneda națională, cât și în valută.

Din punctul de vedere al numerotării documentelor, entitățile își asigură un regim intern de numerotare, cu respectarea următoarelor reguli:

• se va desemna prin decizie internă scrisă o persoană sau mai multe, după caz, care să aibă atribuții privind alocarea și gestionarea numerelor;
• fiecare document va avea un număr și o serie;
• se vor emite proceduri proprii de stabilire și alocare de numere sau serii prin care se va menționa pentru fiecare exercițiu care esre numărul sau seria de la care se emite primul document.

Factura este documentul justificativ care stă la baza înregistrării în contabilitate. Pentru situațiile în care nu există obligația emiterii facturii, înregistrarea se face pe bază de contracte sau alte documente, cum sunt avize, chitanțe, extras de cont etc.

Actul normativ precizează și termenele de păstrare a documentelor financiar-contabile, după cum urmează:

• ștatele de salarii se păstează 50 de ani;
• registrele și celelalte documente financiar-contabile se păstrează 10 ani;
• se precizează un număr de 25 de documente pentru care termenul de păstrare este de 5 ani, dintre care amintim: NIR – ul, bonul de consum, Fișa de magazie, Lista de inventariere, Ordinul de deplasare, Angajamentul de plată etc.

Se păstrează ca registre de contabilitate obligatorii:

• Registrul jurnal;
• Registrul inventar;
• Cartea mare.

Ca și forme de înregistrare în contabilitate, se păstrează principalele forme, și anume:

• forma de înregistrare pe jurnale;
• forma de înregistrare maestru-șah;
• forma de înregistrare combinată mastru-șah cu jurnale.

Ordinul permite desigur și utilizarea sistemelor informatice pentru activitatea financiar-contabilă și stabilește cerințele minime care sunt necesare pentru aceste programe, iar entitatea trebuie să asigure arhivarea corespunzătoare a documentelor. 

(P) Aveţi nevoie de acte normative actualizate la zi? Le puteţi cumpăra online (format PDF, MOBI) de pe Lege5.ro! Lege5 este cel mai performant soft de documentare legislativă din România şi este creat pentru a fi utilizat pe orice dispozitiv aveţi la îndemână: Online, Mobile, Desktop şi Cloud.