Prin Ordonanța de urgență nr. 65/2020, Executivul a aprobat unele măsuri pentru digitalizarea sistemului de coordonare și gestionare a fondurilor europene structurale și de investiții pentru perioada de programare 2014-2020.
Actul normativ a fost publicat în Monitorul Oficial nr. 381 din 12 mai 2020.
Ordonanţa aliniază procedurile la regulamentele UE, în special cele referitoare la asigurarea colectării, înregistrării și stocării, în formă electronică, a datelor referitoare la fiecare operațiune,
Aşa cum se arată în Expunerea de motive, a fost avută în vedere necesitatea ca documentele din relația beneficiar – organisme intermediare – autorități de management aferente contractelor de finanțare/ordinelor/deciziilor de finanțare, actelor adiționale la acestea, cererilor de rambursare, cererilor de plată, cererilor de prefinanțare, rapoartelor de progres, dosarelor achizițiilor publice să fie depuse și prelucrate în format electronic,
Mai reţinem şi explicaţia potrivit căreia Autoritatea de Audit a recomandat ca toate activitățile desfășurate în cadrul proiectelor cu finanțare din fonduri europene să fie prelucrate și monitorizate în format electronic prin Sistemul unic de management al informației (SMIS2014+), alături de aplicația MySMIS2014,
deoarece întârzierea prelucrării documentelor aferente etapelor din ciclul de viață al unui proiect (evaluare, contractare, monitorizare, autorizare cheltuieli, rapoarte de progres) poate conduce la întârzierea implementării proiectelor cu impact asupra riscului de dezangajare a programelor operaționale evaluat la nivelul anului 2020 la suma de 2,15 mld. Euro. Se mai arată şi faptul că în această perioadă, din cauza crizei generate de răspândirea virusului COVID-19, o serie de activități destinate proiectelor nu se mai pot desfășura în conformitate cu graficele asumate anterior, cum ar fi vizitele de monitorizare în teren,
Modificări cu aplicare de la 1 iunie 2020
– Începând cu această dată, autorităţile implicate sunt obligate să emită, să primească și să prelucreze documente numai prin intermediul sistemului informatic SMIS2014+/MySMIS2014.
– Autorităţi şi programe. Obligaţia priveşte autoritățile de management, organismele intermediare și beneficiarii proiectelor cu finanțare din fonduri europene structurale și de investiții ale Programului operațional Infrastructură mare, Programului operațional Capital uman, Programului operațional Competitivitate, Programului operațional regional, Programului operațional Capacitate administrativă, Programului operațional Pescuit și afaceri maritime, Programului operațional Asistență tehnică, precum și Autoritatea de management și beneficiarii proiectelor cu finanțare din Programul operațional Ajutorarea persoanelor dezavantajate.
– Acte şi documente. Prin intermediul prin intermediul sistemului informatic SMIS2014+/MySMIS2014, autorităţile sunt obligate să emită, să primească și să prelucreze documentele aferente apelurilor de proiecte, contractelor de finanțare/ordinelor/deciziilor de finanțare, actelor adiționale la acestea, cererilor de rambursare, cererilor de prefinanțare, cererilor de plată, dosarele achizițiilor publice, rapoartelor de progres, precum și alte categorii de documente care stau la baza implementării proiectelor.
– Excepţii. Emiterea, transmiterea și prelucrarea documentelor în format letric sunt permise numai pentru circuitul intern al acestora și numai pentru situațiile în care există obligativitatea legală a arhivării acestora în format letric.
– Corespondenţa informatizată. Începând cu data de 1 iunie 2020, corespondența între autoritățile de management, organismele intermediare și beneficiari se va derula numai în format electronic.
- Se consideră corespondență între părți: e-mailuri, notificări prin intermediul sistemului SMIS2014+/MySMIS2014, solicitări de clarificări/răspunsuri la clarificări, precum și orice alte documente electronice care sunt necesare în derularea proiectelor.
- Fiecare dintre părți fiind obligată să își organizeze Registrul de evidență electronică a corespondenței, denumit în continuare R.E.E.C., dar și arhivarea digitalizată.
– Semnătura electronică. Autoritățile de management, organismele intermediare, precum și beneficiarii care au încheiat contracte de finanțare/ordine/decizii de finanțare au obligația de a utiliza semnătura electronică.
- Actele emise și semnate cu semnătură electronică calificată conform prevederilor legale în vigoare sunt asimilate înscrisurilor autentice.
– Organizarea electronică a arhivei se poate realiza la nivel de proiect sau pe categorii de documente, în funcție de specificul proiectelor.
- Perioada de păstrare a documentelor din arhiva electronică este cea prevăzută de normele legale în vigoare și de prevederile contractelor de finanțare/ordinelor/deciziilor de finanțare.
– Accesul la documente. Ordonanţa stabileşte modalităţile în care se aasigură accesul la documente în format electronic, începând cu verificările demarate în data de 1 iunie 2020, pentru procedurile de achiziții publice/sectoriale aferente proiectelor cu finanțare din fonduri europene structurale și de investiții și din Fondul de ajutor european pentru cele mai defavorizate persoane (FEAD).
– Norme privind controlul. Președintele A.D.R. emite norme de acces în S.E.A.P. pentru efectuarea controlului procedurilor de achiziție publică, în termen de 30 de zile de la data intrării în vigoare a prezentei ordonanțe de urgență.
Documentar
Reglementările Uniunii Europene incidente sunt date de Regulamentul (UE) nr. 1.303/2013 al Parlamentului European și al Consiliului din 17 decembrie 2013 de stabilire a unor dispoziții comune privind Fondul european de dezvoltare regională, Fondul social european, Fondul de coeziune, Fondul european agricol pentru dezvoltare rurală și Fondul european pentru pescuit și afaceri maritime, precum și de stabilire a unor dispoziții generale privind Fondul european de dezvoltare regională, Fondul social european, Fondul de coeziune și Fondul european pentru pescuit și afaceri maritime și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1.083/2006 al Consiliului.
