Linii directoare pentru identificarea riscurilor în conducerea contabilităţii |

Contabilitatea permite cunoaşterea unei societăţi prin intermediul informaţiei oferite de situaţiile financiare.

Prin contabilitate, tranzacţiile economice se transpun în conturi contabile. Procesul de transpune a tranzacţiilor economice în conturi contabile poartă denumirea de contabilizare. La orice entitate, trebuie să existe aprobate la nivelul conducerii politici şi proceduri contabile. Cu alte cuvinte, contabilizarea tranzacţiilor economice trebuie să se realizeze întocmai şi în conformitate cu procedurile contabile aplicabile.

Cu cât procedurile contabile sunt mai clare şi mai bine stabilite, cu atât riscul de a se produce erori este mai mic. Erorile implică oameni, procese şi sisteme. Pe cale de consecinţă, rezultă că riscurile induc inevitabil şi răspunderi.

Din punct de vedere al răspunderii, când vorbim de contabilitate, ne referim la două aspecte, respectiv răspunderea pentru organizarea şi conducerea contabilităţii şi răspunderea pentru aplicarea necorespunzătoare a reglementărilor contabile.

(A) Răspunderea pentru organizarea şi conducerea contabilităţii unei entităţi revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării entităţii respective. Contabilitatea se organizează şi se conduce, de regulă, în compartimente distincte, conduse de către directorul economic, contabilul-şef sau altă persoană împuternicită să îndeplinească această funcţie. Aceste persoane trebuie să aibă studii economice superioare. Contabilitatea poate fi organizată şi condusă pe bază de contracte de prestări de servicii în domeniul contabilităţii, încheiate cu persoane fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre ale Corpului Experţilor Contabili şi Contabililor Autorizaţi din România (CECCAR).

(B) Răspunderea pentru aplicarea necorespunzătoare a reglementărilor contabile revine directorului economic, contabilului-şef sau altei persoane împuternicite să îndeplinească această funcţie, împreună cu personalul din subordine. În cazul în care contabilitatea este condusă pe bază de contract de prestări de servicii, încheiat cu persoane fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre ale CECCAR, răspunderea pentru conducerea contabilităţii revine acestora, potrivit legii şi prevederilor contractuale.

În acest context, redăm în cele ce urmează:

1. Posibile riscuri în conducerea contabilităţii imobilizărilor şi investiţiilor

Inexistenţa unei proceduri care să conţină circuitul documentelor justificative în entitate şi monografia privind evidenţa contabilă a imobilizărilor şi investiţiilor;
Necunoaşterea procedurii privind evidenţa contabilă a imobilizărilor şi investiţiilor de către personalul desemnat;
Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenţei contabile a imobilizărilor şi investiţiilor;
Evidenţierea eronată a operaţiunilor/înregistrărilor contabile în materia contabilităţii imobilizărilor şi investiţiilor;
Lipsa documentelor justificative şi/sau lipsa documentelor contabile la înregistrarea în contabilitate;
Nerespectarea reglementărilor contabile aplicabile;

2. Posibile riscuri în conducerea contabilităţii materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar

Inexistenţa unei proceduri care să conţină circuitul documentelor justificative în entitate şi monografia privind evidenţa contabilă a materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar;
Necunoaşterea procedurii privind evidenţa contabilă a materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar de către personalul desemnat;
Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenţei contabile materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar;
Evidenţierea eronată a operaţiunilor/înregistrărilor contabile în materia contabilităţii materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar;
Lipsa documentelor justificative şi/sau lipsa documentelor contabile la înregistrarea în contabilitate;
Nerespectarea reglementărilor contabile aplicabile;

3. Posibile riscuri în conducerea contabilităţii datoriilor si creanţelor

Inexistenţa unei proceduri care să conţină circuitul documentelor justificative în entitate şi monografia privind evidenţa contabilă a datoriilor şi creanţelor;
Necunoaşterea procedurii privind evidenţa contabilă a datoriilor şi creanţelor de către personalul desemnat;
Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenţei contabile a datoriilor şi creanţelor;
Evidenţierea eronată a operaţiunilor/înregistrărilor contabile în materia contabilităţii datoriilor si creanţelor;
Lipsa documentelor justificative şi/sau lipsa documentelor contabile la înregistrarea în contabilitate;
Nerespectarea reglementărilor contabile aplicabile;

4. Posibile riscuri în conducerea contabilităţii trezoreriei

Inexistenţa unei proceduri care să conţină circuitul documentelor justificative în entitate şi monografia privind activitatea de organizare şi funcţionare a casieriei, inclusiv evidenţa contabilă a operaţiunilor de casă şi de bancă;
Necunoaşterea procedurii privind evidenţa contabilă a operaţiunilor de casă şi de bancă de către personalul desemnat;
Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenţei contabile a operaţiunilor de casă şi de bancă;
Evidenţierea eronată a operaţiunilor/înregistrărilor contabile în materia contabilităţii trezoreriei;
Neasigurarea securităţii spaţiului destinat casieriei
Nedesemnarea persoanelor responsabile cu controlul sistematic al activităţii de casierie;
Lipsa documentelor justificative şi/sau lipsa documentelor contabile la înregistrarea în contabilitate;
Nerespectarea reglementărilor contabile aplicabile;

5. Posibile riscuri în conducerea contabilităţii cheltuielilor cu personalul

Inexistenţa unei proceduri care să conţină circuitul documentelor justificative în entitate şi monografia privind evidenţa contabilă a cheltuielilor de personal;
Necunoaşterea procedurii privind evidenţa contabilă a cheltuielilor cu personalul de către personalul desemnat;
Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenţei contabile a cheltuielilor cu personalul;
Evidenţierea eronată a operaţiunilor/înregistrărilor contabile în materia contabilităţii cheltuielilor cu personalul;
Lipsa documentelor justificative şi/sau lipsa documentelor contabile la înregistrarea în contabilitate;
Nerespectarea reglementărilor contabile aplicabile;

6. Posibile riscuri în conducerea contabilităţii subvenţiilor

Inexistenţa unei proceduri care să conţină circuitul documentelor justificative în entitate şi monografia privind evidenţa contabilă a subvenţiilor
Necunoaşterea procedurii privind evidenţa contabilă a subvenţiilor de către personalul desemnat;
Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenţei contabile a subvenţiilor;
Evidenţierea eronată a operaţiunilor/înregistrărilor contabile în materia contabilităţii subvenţiilor;
Înregistrarea eronată a subvenţiei primite;
Lipsa documentelor justificative şi/sau lipsa documentelor contabile la înregistrarea în contabilitate;
Nerespectarea reglementărilor contabile aplicabile;

7. Posibile riscuri în conducerea contabilităţii transferurilor

Inexistenţa unei proceduri care să conţină circuitul documentelor justificative în entitate şi monografia privind privind evidenţa contabilă a transferurilor;
Necunoaşterea procedurii privind evidenţa contabilă a transferurilor de către personalul desemnat;
Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenţei contabile a transferurilor;
Evidenţierea eronată a operaţiunilor/înregistrărilor contabile în materia contabilităţii transferurilor;
Înregistrarea eronată a sumelor transferate diferenţe între sumele transferate şi cele evidenţiate;
Lipsa documentelor justificative şi/sau lipsa documentelor contabile la înregistrarea în contabilitate;
Nerespectarea reglementărilor contabile aplicabile;

8. Posibile riscuri în conducerea contabilităţii rezultatelor inventarierii

Inexistenţa unei proceduri care să conţină circuitul documentelor justificative în entitate şi monografia privind evidenţa contabilă a rezultatelor inventarierii;
Necunoaşterea procedurii privind evidenţa contabilă a rezultatelor inventarierii de către personalul desemnat;
Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenţei contabile a rezultatelor inventarierii;
Evidenţierea eronată a operaţiunilor/înregistrărilor contabile în materia rezultatelor inventarierii;
Evidenţierea eronată a diferenţelor rezultate din inventariere, a soldurilor conturilor inventariate în Registrul-inventar,
Stabilirea eronată a soldurilor conturilor inventariate în Registrul-inventar
Netransmiterea către debitori a extraselor de cont privind sumele datorate;
Lipsa documentelor justificative şi/sau lipsa documentelor contabile la înregistrarea în contabilitate;
Nerespectarea reglementărilor contabile aplicabile;

9. Posibile riscuri la întocmirea balanţelor de verificare

Inexistenţa unei proceduri care să conţină metodologia privind întocmirea balanţelor de verificare;
Necunoaşterea procedurii privind evidenţa contabilă a întocmirii balanţelor de verificare de către personalul desemnat;
Nedesemnarea persoanelor responsabile cu întocmirea balanţelor de verificare;
Lipsa documentelor justificative şi/sau lipsa documentelor contabile la înregistrarea în contabilitate;
Nerespectarea reglementărilor contabile aplicabile.

În concluzie. Dat fiind rolul crucial al modului de reflectare al tranzacţiilor în cadrul oricărei entităţi, contabilizarea corectă şi în acord cu reglementările aplicabile este o necesitate. Ştim fiecare dintre noi că cine nu munceşte nu greşeşte, dar, cu toate astea, paza bună trece primejdia rea.

——————————(P)——————————

Legislaţia românească este accesibilă în Lege5 - soft de documentare legislativă disponibil în variantele Online, Desktop şi Mobile.

Destinat atât specialiştilor, cât şi novicilor, Lege5 este bazat pe un motor de căutare performant şi uşor de folosit. Totodată, Lege5 oferă o bază de date (actualizată constant) ce acoperă atât legislaţia românească şi europeană, cât şi jurisprudenţa românească şi europeană. Baza include gratuit toate documentele publicate în Monitorul Oficial, dar şi achiziţii publice, modele şi formulare.

Află mai multe despre Lege5 de AICI.