Legea arhivelor naţionale: Accesul la documente arhivate de întreprinderi, cooperative, în vechiul sistem (II)

Continuăm prezentarea unor situaţiii practice, astfel cum au fost aduse în faţa instanţelor, pentru aplicarea dispoziţiilor din Legea arhivelor naţionale nr. 16/1996. Partea I poate fi citiă AICI. 

De reţinut că speţele de mai jos trebuie considerate la momentul judecării cauzei, respectiv în raport de dispoziţiile legale în vigoare la acel moment.

Mai precizăm că, din deciziile pe care le prezentăm am selectat numai aspectele ce ţin de accesul la documente din arhive. De asemenea, am preferat să păstrăm grafia din decizii, astfel cum au fost preluate de LegeStart.

Păstrarea statelor de salarii şi obligația reconstituirii documentelor pierdute

Curtea de Apel – Secția civilă

Secția civilă,de muncă și asigurări sociale,

pentru minori și familie

DECIZIA CIVILĂ NR. 1723/R/2009

S-a luat în examinare recursul formulat de reclamantul D. T., împotriva sentinței civile nr.1150 din 30 aprilie 2009, pronunțată de Tribunalul Cluj, în dosarul nr…, privind și pe intimata reclamantă COMPANIA NAȚIONALĂ DE D. FERATE CFR SA B SUCURSALA REGIONALĂ CF C, având ca obiect asigurări sociale – obligație de a face.

[…]

Curtea reține că recursul reclamantului este întemeiat.

Astfel, pârâtei îi revine obligația legală conform art. 4 alin. 3 din O.U.G. nr.4/2005 și art.40 alin.2 lit. h din Codul muncii de a elibera adeverința cuprinzând veniturile realizate de reclamant în perioada 1970-1975.

Acestei obligații legale nu i se poate opune de către pârâtă inexistența documentelor justificative deoarece art.12 alin.1 din Legea nr.16/1996 îi impune păstrarea documentelor create sau deținute, în condiții corespunzătoare, asigurându-le împotriva distrugerii, degradării ceea ce prevede și art.17 din Decretul nr. 472/1971, act normativ anterior Legii nr.16/1996.

De asemenea, art. 25 alin.1 din Legea nr. 82/1991 stabilește obligația păstrării statelor de salarii timp de 50 de ani, iar art. 26 din același act normativ îi impune obligația reconstituirii documentelor pierdute sustrase sau distruse în termen de 30 de zile de la constatare.

Prin urmare pârâta nu se poate prevala de proprie culpă pentru a paraliza acțiunea reclamantului, revenindu-i responsabilitatea pentru modul în care și-a păstrat arhiva.

Pentru considerentele expuse anterior, Curtea de Apel, […] va admite în parte recursul, va modifica sentința în sensul că va admite în parte acțiunea formulată de reclamantul D. T. în contradictoriu cu pârâta Compania Națională de D. Ferate CFR S.A. Sucursala Regională CFR C, și în consecință va obliga pârâta să elibereze o adeverință în favoarea reclamantului cuprinzând drepturile salariale realizate de acesta în fiecare din lunile omise din adeverința […] eliberată de pârâtă.

[…]

“Certificarea pentru conformitate” a unor adeverinţe eliberate de către deţinăatorii de arhivă

Tribunalul Vaslui

Sentința civilă nr. 1926/2010 – Asigurări sociale

Pe rol judecarea cauzei Asigurari sociale privind pe reclamant FM, […] în contradictoriu cu pârâta Casa Judeteana de Pensii V, cu sediul în Municipiul V, , având ca obiect contestatie privind alte drepturi de asigurari sociale.

[…]

Fata de actele si lucrarile dosarului, instanta retine urmatoarea situatie de fapt:

Contestatorul FM a depus la sediul intimatei, la data de 15.04.2010 o cerere de înscriere la pensia de invaliditate, cerere respinsa prin Decizia nr. 1160 din 15.04.2010 determinat de faptul ca nu sunt îndeplinite conditiile art. 57 alin 1 si 2 din Legea nr. 19/2000, respectiv pentru ca acesta nu a realizat cel putin jumatate din stagiul de cotizare în raport cu vârsta sa . În motivarea decizie, intimata a aratat ca nu a valorificat adeverinta nr. 65/10.03.2010 eliberata de SC ISPA ARHIVESRL Husi din arhiva SC AGROIND L, întrucât nu este vizata de Arhivele Nationale .

[…]

Potrivit adeverintei nr. […] eliberata SC ISPA ARHIVE SRL Husi, în timpul desfasurarii activitatilor desfasurate în cadrul raporturilor de munca, contestatorul a beneficiat de o serie de venituri, dupa cum sunt evidentiate pe larg, adresa fiind emisa de societate în calitate de detinator al creatorului de documente SC AGROIND L SA.

În adeverinta nr. 65/10.03.2010 eliberata SC ISPA ARHIVE SRL Husi, document pe care intimata a refuzat sa-l valorifice, se mai atesta ca, FM pensia suplimentara a fost calculata si retinuta […]. Aceasta adeverinta nu a fost primita de catre intimata întrucât, din punctul acesteia de vedere exprimat printr-o nota administrativa a Casei Nationala de Pensii (adresa nr. 2007/13.08.2008 emisa de catre Directia Juridica si Reglementari Comunitare din cadrul CNPAS Bucuresti – […]), doar în situatia în care Arhivele Nationale atesta valabilitatea acestui document, care este însotit si de actele în baza carora a fost emis documentul, acest act ar putea fi valorificat fara a fi indicat temeiul legal care sa sustina acest punct de vedere.

Instanta retine ca atitudinea intimatei este nu este conforma legii si obligatiilor impusa de aceasta, deoarece, pe de o parte, cerintele impuse administrativ Caselor judetene de pensii pentru luarea în considerare a actelor emise de detinatorii fondului arhivistic al societatilor dizolvate nu se regasesc în legislatie, iar pe de alta parte, atributiile Arhivelor Nationale sunt reglementate de articolul 5 din Legea Arhivelor nationale iar printre aceste atributii nu se regaseste “certificarea pentru conformitate” a unor adeverinte eliberate de catre detinatorii de arhiva.

Nici a doua cerinta, respectiv aceea ca adeverintele sa fie însotite de copii dupa actele în baza carora au fost eliberate nu are temei legal iar impunerea unei asemenea conditii ar duce la crearea unei arhive paralele cu cea detinatorilor de arhiva.

Pe de alta parte, acceptarea unei asemenea conditii abuzive ar duce la un tratament discriminatoriu al contribuitorilor la fondul de asigurari sociale pentru obtinerea drepturilor de pensie, dupa criteriul categoriei detinatorului de arhiva, în lipsa unei reglementari legale exprese, ceea ce nu poate fi admis. […]

Nu în ultimul rând, instanta retine ca atitudinea intimatei este nejustificata, în conditiile în care, Legea nr. 19/2000, cere ca proba drepturilor sa se faca prin “acte doveditoare”, fara a impune conditii legate de emitentul acestuia iar prevederile art. 16 si 21 din Legea nr. 16/1996, dispun ca detinatorii de arhiva, creatorii de documente sau persoanele juridice succesoare ale acestora sunt obligati sa elibereze “copii, certificate si extrase” privind drepturile individuale ale cetatenilor .

În alta ordine de idei, se pune si problema persoanei îndrituite a emite acte care sa ateste date relevante pentru calcularea drepturilor de asigurari sociale ale fostilor angajati ai societatilor comerciale dizolvate a caror arhiva se afla în posesia unor societati comerciale cu activitate arhivistica. Articolul 19 din Normele metodologice de aplicare a Legii nr. 19/2000 anexa la HG nr. 1550/2005 foloseste sintagma „acte doveditoare, întocmite conform prevederilor legale în vigoare”.

Pâna în anul 2006 când art. 18 din Legea nr. 19/1996 a fost modificat prin OUG nr. 39/2006, respectivele documente trebuiau arhivate de catre Casele de pensii, însa, structurile specializate si spatiile de depozitare necesare, prevazute de actul normativ nu au fost realizate pâna în prezent, asa încât nu se poate imputa contestatorului nepreluarea acestor documente de catre Arhivele Nationale sau de catre intimata.

În cocnluzie, cerintele impuse administrativ Caselor judetene de pensii pentru luarea în considerare a actelor emise de detinatorii fondului arhivistic al societatilor dizolvate, cerinte care nu se regasesc în legislatie, nu pot fi opuse ca aparari pentru nevalorificarea acestui inscris atat timp cat actul este perfect valabil si neatacat c atât mai mult cu cât, detinatorii arhivelor sunt direct raspunzatori de legalitatea, exactitatea si corectitudinea datelor, documentelor si informatiilor înscrise în adeverintele pe are le întocmesc si le elibereaza si în conditiile în care, în calitate de detinatoare a arhivei societatii mentionate anterior SC ISPA ARHIVE SRL Husi, se substituie în obligatia fostului angajator de a elibera toate documentele care atesta calitatea de salariat a contestatorului, respectiv drepturile salariale obtinute de aceasta (conform art. 40 lit. h din Codul muncii si art. 160 alin. 7 din Legea 19/2000). În aceste conditii, instanta retine ca se impune admiterea actiunii, urmând sa retina si deciziile de speta în aceasta materie, respectiv decizia nr. 1134 din 15 februarie 2010 a Curtii de Apel Craiova – Sectia a II-a Civila si pentru Conflicte De Munca Si Asigurari Sociale, decizia nr. 2502/R/din 16 noiembrie 2009 a Curtii de Apel Cluj – Sectia civila, de munca si asigurari sociale pentru minori si familie si decizia nr. 1061 din 30 octombrie 2009 a Curtii de Apel Iasi – Sectia Litigii De Munca Si Asigurari Sociale .

Pentru toate aceste considerente, urmeaza ca instanta sa admita contestatia formulata de catre contestatorul FM si sa oblige intimata sa recalculeze drepturile de pensie ale acestuia cu luarea în calcul a adeverintei nr.65 din 10.03.2010, eliberata de SC ISPA ARHIVE SRL Husi. PENTRU ACESTE MOTIVE, […]

Obigaţia deţinătorului de arhivă privind eliberarea unei adeverinte referitoare la vechimea în munca, salariile si sporurile încasate de catre reclamant

Tribunalul Vaslui

DECIZIA CIVILA Nr. 1806/R Sedinta publica de la 09 Decembrie 2010

Litigiu de asigurări sociale – obligația de a face

Pe rol fiind judecarea cauzei civile privind pe pârâta recurenta Casa Judeteana de pensii V, cu sediul în mun. V, în contradictoriu cu reclamantul intimat RC […], având ca obiect litigiu de asigurari sociale – obligatia de a face – recurs împotriva Sentintei civile nr. 3126 din 20 Septembrie 2010, pronuntata de Judecatoria V în dosarul nr. 5198/333/2010.

[…]

Analizând actele si lucrarile dosarului, prin prisma motivelor de recurs dar si prin prisma sentintei atacate, instanta apreciaza ca aceasta din urma este temeinica si legala.

În primul rând, instanta de control judiciar constata ca, în mod corect instanta de fond a retinut ca recurentei îi revine obligatia, ca în temeiul prevederilor art. 21 din Legea nr. 16/1996, sa elibereze intimatului reclamantul un certificat, o adeverinta referitoare la vechimea în munca, salariile si sporurile corespunzatoare perioadei 1.04.1988 – 1.05.1992, deoarece este în continuare detinatoarea documentelor cu valoare practica, referitoare la stagiile de cotizare pentru asigurari sociale, ale societatii în cadrul careia a fost salariat intimatul reclamant .

În al doilea rând, instanta de control judiciar retine ca motivele de recurs conform carora nu exista o astfel de obligatie în sarcina sa sunt nefondate, deoarece, potrivit prevederilor art. 21 din Legea nr. 16/1996, modificata si republicata, doar creatorii de documente sau, dupa caz, persoanele juridice succesoare ale acestora, adica persoanele juridice care au detinut, la un moment dat, în temeiul legii, arhiva creatorului de documente SUNT OBLIGATE, la cererea persoanelor juridice si a persoanelor fizice, sa elibereze, copii certificate si extrase de pe documentele care le creeaza sau le detin, daca acestea se refera la drepturi care îl privesc pe reclamant. ”

[…]

Legea face distinctia dintre termenul juridic de succesor în art.18 indice 1 alin 4, unde face mentiune de “succesorii legali” si întelesul comun din art. 21, unde nu foloseste sintagma “legal”, astfel ca, raportat la faptul ca în cazul persoanelor juridice desfiintate nu exista succesori legali ai acestora, ne-am afla în situatia în care legea nu ar mai avea nici un efect, motiv pentru care, instanta de control judiciar apreciaza ca fiind evident ca legiuitorul nu a edictat o norma care sa nu produca nici un efect.

Fata de aceste considerente, în mod legal, instanta de fond a apreciat ca persoana care are obligatia de a elibera în temeiul prevederilor art. 16 si art. 21 din Legea nr. 16/1996 a “actelor doveditoare” prevazute de art. 82 din Legea nr. 19/2000 este recurenta pârâta .

În sustinerea acestei concluzii, instanta retine si faptul ca prin Ordinul 590/2008 al Ministrului Muncii Familiei si Egalitatii de Sanse pentru aprobarea Procedurii privind modul de întocmire si eliberare a adeverintelor prin care se atesta activitatea desfasurata în locuri de munca încadrate în grupele I si/sau a II-a se prevede expres în procedura anexa ca “În întelesul prezentului ordin, prin detinator de arhiva se întelege persoana juridica în a carei pastrare se afla documente în baza carora se poate întocmi si elibera adeverinta (…)”

Tot la punctul 3 din Procedura se ca ” La eliberarea adeverintelor angajatorii sau orice alti detinatori de arhive s.n(..)” sunt obligati sa respecte prevederile legale.

De altfel, prin Decizia 815/R/08.06.2009 A Tribunalului V s-a retinut irevocabil ca : „publicarea OG nr. 39/2006 în Monitorul Oficial nr. 485 din 5 iunie 2006, ci aceasta calitate înceteaza doar odata cu predarea efectiva a acestor documente arhivistice catre directiile judetene din cadrul Arhivelor Nationale. Cum însa predarea arhivei Prodagro nu a fost realizata nici pâna în prezent, asa cum recunoaste chiar pârâta Casa Judeteana de Pensii V, aceasta are în continuare calitatea de persoana juridica succesoare din punct de vedere arhivistic a creatorului de documente S.C”Prodagro” S.A.

Pe de alta parte, în calitate de detinatoare a arhivei societatii mentionate anterior recurenta se substituie în obligatia fostului angajator de a elibera toate documentele care atesta calitatea de salariat a reclamantei, respectiv drepturile salariale obtinute de aceasta (conform art. 40 lit. h din Codul muncii si art. 160 alin. 7 din Legea nr. 19/2000).

În final, motivarea recurentei potrivit cu care, chiar si în situatia în care o astfel de adeverinta nu poate fi luata în considerare, fiind contrara unei interpretari a CNPAS Bucuresti, este vadit nefondata.

[…]

Pentru toate aceste considerente, urmeaza ca instanta sa respinga recursul formulat de recurenta Casa Judeteana de Pensii V, împotriva Sentintei civile nr. 3126 din data de 20 Septembrie 2010 a Judecatoriei V, sentinta pe care o va mentine.

[…]

Rapid actualizată, platforma Indaco Lege5 este instrumentul ideal pentru urmărirea modificărilor legislative, consultarea doctrinei sau informații despre companii.