Mai ales în pregătirea dosarului de pensionare (dar şi pentru reconstituirea altor drepturi civile), nu puţini sunt aceea care au nevoie de acte presupuse a fi fost arhivate de întreprinderi, cooperative – în vechiul sistem – dar şi de la angajatori de după 1990 care nu mai există, din varii motive. Pe marginea unor astfel de întrebări sesizate pe Forumul LegeStart, ne permitem unele detalii faţă de ultimul răspuns dat la o asemenea întrebare.
Detalierea noastră priveşte cadrul legal în materie.
În prezent, este în vigoare Legea arhivelor naţionale nr. 16/1996.
Cu începere din data de 9 aprilie 1996, a fost abrogată reglementarea anterioară dată prin Decretul nr. 472/1971 privind Fondul Arhivistic Național al Republicii Socialiste România, devenit Legea nr. 20/1972.
În temeiul legii, a fost emisă Hotărârea Guvernului nr. 1376/2009 privind înființarea, organizarea și funcționarea Arhivelor Naționale, publicată în Monitorul Oficial nr. 805/2009, cu modificările şi completările ulterioare.
Reţinem câteva dispoziţii din Legea nr. 16/1996, republicată în Monitorul oficial nr. 293/2014.
– Arhivele Naționale își exercită atribuțiile prin compartimentele sale specializate și prin serviciile județene ale Arhivelor Naționale
– Persoanele fizice și persoanele juridice, creatoare și deținătoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic Național al României, denumite în continuare creatori și deținători de documente, răspund de evidența, inventarierea, selecționarea, păstrarea și folosirea documentelor în condițiile prevederilor prezentei legi.
– Arhivele Naționale acordă asistență de specialitate și asigură desfășurarea unitară a operațiunilor arhivistice la nivelul tuturor creatorilor și deținătorilor de documente, îndeplinind următoarele atribuții:
[…]; preia de la creatorii și deținătorii de arhivă documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Național al României, în condițiile și la termenele prevăzute în prezenta lege; […] constituie și dezvoltă banca de date a Arhivelor Naționale și rețeaua automatizată de informare și documentare arhivistică, stabilește măsuri pentru corelarea tehnică și metodologică și pentru colaborarea serviciilor de informare și documentare arhivistică și a compartimentelor similare din cadrul Sistemului național de informare și documentare; […].
– Creatorii și deținătorii de documente sunt obligați să înregistreze și să țină evidența tuturor documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern, precum și a celor ieșite, potrivit legii.
– Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente în al doilea an de la constituire, pe bază de inventar și proces-verbal de predare-primire, întocmite potrivit anexelor nr. 2 și 3 din actul normativ.
– Păstrarea documentelor.
- Creatorii și deținătorii de documente sunt obligați să păstreze documentele create sau deținute în condiții corespunzătoare, asigurându-le împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării în alte condiții decât cele prevăzute de lege.
- Persoanele juridice creatoare și deținătoare de documente sunt obligate să le păstreze în spații special amenajate pentru arhivă. Noile construcții ale creatorilor și deținătorilor de arhivă vor fi avizate de către Arhivele Naționale sau serviciile județene ale Arhivelor Naționale, după caz, numai dacă au spații prevăzute pentru păstrarea documentelor.
- Arhivele Naționale și serviciile județene ale Arhivelor Naționale pot prelungi termenul de păstrare a documentelor la deținători până la asigurarea spațiilor necesare preluării lor.
- Autoritatea pentru Administrarea Activelor Statului poate prelua toate sau o parte din documentele aflate în arhiva societăților reglementate de Legea nr. 31/1990, republicată, cu modificările și completările ulterioare, la care deține cel puțin 50% plus o acțiune din capitalul social.
– Depunerea documentelor la Arhivele Naționale
- Documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate și extrase privind drepturile individuale ale cetățenilor, vor fi păstrate de către creatorii și deținătorii de documente.
- În cazul declarării falimentului, în condițiile legii, a unui creator de documente, fără ca activitatea acestuia să fie continuată de altul, documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate și extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurările sociale ale cetățenilor, se predau, pe bază de contract, operatorilor economici autorizați în prestarea de servicii arhivistice.
- Documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate și extrase privind drepturile cetățenilor referitoare la stagiile de cotizare în sistemul unitar de pensii publice, aflate la casele teritoriale de pensii, se predau cu prioritate, pe bază de contract, operatorilor economici autorizați în prestarea de servicii arhivistice, la cererea acestora.
- În cazul persoanelor juridice pentru care s-a declarat falimentul, finanțarea transferului arhivei către un operator economic autorizat să presteze servicii arhivistice se va face, cu prioritate, de către lichidator, din fondul de lichidare, sau, după caz, din averea debitorului.
– Creatorii ori deținătorii de documente sau, după caz, succesorii în drepturi ai acestora sunt obligați să elibereze, potrivit legii, la cererea persoanelor fizice și a persoanelor juridice, certificate, adeverințe, copii și extrase de pe documentele pe care le creează ori le dețindacă acestea se referă la drepturi care îl privesc pe solicitant.
Acte normative secundare
– În temeiul legii nr. 26/1996, a fost emisă Hotărârea Guvernului nr. 1376/2009 privind înființarea, organizarea și funcționarea Arhivelor Naționale, publicată în Monitorul Oficial nr. 805/2009, cu modificările şi completările ulterioare.
– Ministrul afacerilor interne a aprobat Normele metodologice privind aplicarea unor dispoziții ale Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996. Norma a fost publicată în Monitorul Oficial nr. 619 din 4 octombrie 2013.
Multi arhivari sunt preocupați de partea materiala nu de partea legală I-mi cer scuze dar aceasta este realitatea !