Încheierea primului contract individual de muncă

În urma ultimelor modificări legislative, Angajatorul nu mai trebuie să facă atât de multe formalităţi care implică drumuri la Inspectoratul Teritorial de Muncă, astfel încheierea contractelor individuale de muncă împreună cu orice modificări (inclusiv suspendarea sau încetarea contractului individual de muncă) ce necesită o raportare către autorităţi poate fi făcută prin intermediul Registrului General de Evidenţă al Salariatilor (REVISAL).

Acest Registru este unul electronic şi raportarea se face online cu condiţia ca, la angajarea primului salariat, Angajatorul să obţină parola pentru REVISAL.

Pentru a nu avea probleme în cazul unui control de la Inspectoratul Teritorial de Muncă (ITM), este indicat a se folosi modelul-cadru al contractului individual de muncă al cărui conţinut poate fi regăsit în Ordinul 64/2003.

Sursa foto: Lege5.ro

Chiar dacă, în conformitate cu legislaţia în vigoare, contractul individual de muncă trebuie să conţină, în mod obligatoriu, elementele contractului cadru, Codul Muncii oferă Angajatorului libertatea de a insera anumite clauze (de exemplu, clauza de mobilitate, confidenţialitate, neconcurenţă, etc.) în cadrul contractului, în funcţie de specificul activităţii sale.

Procedura de încheiere a contractului individual de muncă este o procedură bine definită şi nerespectarea ei poate duce la amenzi pentru angajator pe de o parte şi consecinţe nu tocmai plăcute pentru angajat pe de cealaltă parte. În continuare vom trece la o scurtă prezentare a procedurii de angajare şi de raportare a primului salariat în cadrul unei societăţi.

În momentul în care un angajator decide angajarea primei persoane, acesta va trimite către potenţialul salariat o ofertă de angajare care trebuie să cuprindă toate elementele prevăzute la art. 17 alin. 3 din Codul Muncii respectiv:

• identitatea părţilor,
• locul de muncă,
• sediul angajatorului,
• funcţia ce urmează a fi deţinută de viitorul salariat (conform spcificaţiei Clasificării ocupaţiilor din Romania – COR),
• criteriile de evaluare a activităţii profesionale a salariatului – a nu se confunda cu obiectivele de performanţă,
• riscurile specifice postului,
• data începerii activităţii,
• durata contractului (în cazul contractelor cu o durată determinată sau al contractelor de muncă temporară),
• durata concediului de odihnă,
• durata preavizului în cazul demisiei şi al concedierii,
• salariul de bază (brut) precum şi orice alte elemente constitutive ale venitului salarial (bonusuri, indemnizaţii, bonuri de masă, etc.),
• durata muncii (ore/zi şi ore/săptămâna),
• indicarea contractului colectiv de muncă aplicabil (dacă este cazul) şi
• durata perioadei de probă.

În cazul în care viitorul salariat urmează a desfăşura activitatea în străinătate, oferta de angajare trebuie să cuprinda şi anumite elemente specifice (cum ar fi durata perioadei de muncă prestate în străinătate, moneda în care vor fi plătite drepturile salariale, etc.) cuprinse la art. 18 alin. 1 din Codul Muncii.

Toate elementele cuprinse în oferta de angajare trebuie să se regăsească, în mod obligatoriu, şi în contractul individual de muncă. Trebuie de reţinut totuşi că, aceasta obligaţie de informare a angajatorului se consideră a fi îndeplinită de către acesta în momentul semnării contractului individual de muncă de unde ar rezulta că, din punct de vedere legal, oferta de angajare pe care angajatorul o trimite viitorului salariat nu este obligatorie dar este de folos angajatorului întrucât acceptarea expresă a ofertei de către viitorul salariat creaza obligaţii legale.

Din momentul acceptării ofertei de angajare de către viitorul salariat şi până la începerea activităţii acestuia pentru angajator, viitorul salariat trebuie să obţină un certificat medical care atestă că acesta este apt pentru muncă.

Acest certificat medical trebuie obţinut de la un medic specialist în medicina muncii şi nu de la un medic de familie cum se obişnuieşte de cele mai multe ori iar, în practică, de regulă, acest certificat este obţinut pe cheltuiala viitorului angajator. Neîndeplinirea acestei obligaţii de obţinere a certificatului medical înainte de angajare atrage nulitatea contractului individual de muncă.

Ulterior obţinerii certificatului medical prin care viitorul salariat este declarat apt de muncă, se poate trece la semnarea contractului individual de muncă. Contractul trebuie să fie întocmit în scris şi în limba română chiar dacă angajatorul este străin, întrucât doar astfel poate avea efecte juridice atât pentru salariat cât şi pentru angajator. Totuşi, contractul de muncă poate fi întocmit în formatul bilingv reţinându-se că versiunea în limba străină este doar pentru informarea angajatorului.

În conformitate cu legislaţia în vigoare, data semnării contractului individual de muncă nu poate coincide niciodată cu data începerii activităţii astfel nu trebuie să se facă confuzie între cei doi termeni întrucât începerea oricărui contract individual de muncă trebuie raportată către autorităţi cel târziu cu o zi lucrătoare înainte de data începerii activităţii de către salariat.

Astfel, după ce primul contract individual de muncă a fost semnat de ambele părţi, angajatorul sau prestatorul său de servicii va înregistra contractul în programul local de REVISAL urmând să îl treacă pe suport electronic şi, împreună cu certificatul de înregistrare al angajatorului şi cererile aferente (ce pot fi obţinute de pe site-ul Inspectoratului Teritorial de Muncă), vor merge la ITM unde vor obţine parola pentru REVISAL.

Ulterior obţinerii acestei parole, orice modificare survenită contractului individual de muncă iniţial (inclusiv suspendarea sau încetarea acestuia), încheierea oricăror alte contracte de muncă precum şi modificări ale acestora nu va necesita un drum către ITM ci doar o raportare online înăuntrul termenelor prevăzute de legislaţia în vigoare.

Abia după ce toate aceste formalităţi menţionate mai sus sunt îndeplinite, salariatul poate începe activitatea la angajator. Astfel, este indicat ca, la prima angajare, să se lase un termen de două zile lucrătoare, între data semnării contractului individual de muncă şi data începerii activităţii salariatului pentru a avea suficient timp pentru obţinerea parolei pentru REVISAL întrucât, din nefericire, pot exista defecţiuni tehnice, fie în programul local al angajatorului (sau al prestatorului său de servicii) fie la ITM şi există riscul ca înregistrarea contractului la autorităţile competente să se facă cu întarziere iar angajatorul să primească amendă.

Totodată, atunci când angajatorul urmează a avea salariaţi, este recomandat să încheie, în prealabil, contracte de servicii cu societăţi specializate în medicina muncii precum şi cu societăţi specializate în sănătatea şi securitatea în muncă. Aceşti furnizori de servicii vor avea grijă să fie îndeplinite toate cerinţele legale referitoare, printre altele, la certificate medicale (cele de la angajare sau cele prevăzute la art. 28 din Codul Muncii), controale medicale periodice, sănătatea şi securitatea în muncă, protecţia maternităţii la locul de muncă etc.

În cazul în care angajatorul are externalizat, printre altele, şi serviciul de raportare în REVISAL, acesta are obligaţia de a anunţa Inspectoratul Teritorial de Muncă, printr-o simplă notificare, indicând persoana sau societatea care se ocupă de acest serviciu precum si numarul şi data încheierii contractului de prestări servicii. Este recomandat ca această notificare să fie depusă în ziua în care se depun şi documentele pentru obţinerea parolei de REVISAL dar ea poate fi depusă şi prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire.

În concluzie, o încheiere corectă a primului contract individual de muncă ar trebui să ţină cont de următorii paşi:

• încheierea de către angajator a contractelor de prestări servicii cu societăţi specializate în medicina muncii şi în sănătatea şi securitatea în muncă;
• trimiterea către viitorul salariat a ofertei de angajare care trebuie să conţină toate elementele prevăzute la art. 17 alin. 3 din Codul Muncii iar în cazul existenţei unul element de extraneitate şi punctele cuprinse la art. 18 alin. 1 din Codul Muncii;
• după acceptarea ofertei de angajare de către viitorul salariat, se va face programarea la medicul de medicina muncii în vederea obţinerii certificatului medical care atesta că viitorul salariat este apt de muncă;
• ulterior obţinerii certificatului medical menţionat mai sus, se va semna contractul individual de muncă, care respectă elementele modelului-cadru prevăzut în legislaţia în vigoare precum şi celelalte cerinţe legale;
• obţinerea parolei de REVISAL prin depunerea la ITM a primului contract de muncă, pe suport electronic, împreună cu formularele necesare şi copie de pe certificatul de înregistrare al angajatorului;
• notificarea Inspectoratului Teritorial de Muncă, în cazul externalizării de către angajator a serviciilor de raportare în REVISAL.

Actele normative referitoare la acest subiect pot fi consultate pe Lege5.ro – noul serviciu online de documentare legislativă realizat de Indaco Systems.