Potrivit Legii 296/2023, aplicabilă începând cu 1 ianuarie 2024, se extinde obligativitatea utilizării e-Factura pentru toate tranzacțiile B2B în România. Aceste schimbări vor influența modul în care contabilii și companiile gestionează fluxul de facturare iar nerespectarea lor va atrage amenzi considerabile. Contabilii vor fi responsabili de trimiterea facturilor către persoanele din business. Facturile vor fi înregistrate exclusiv prin intermediul sistemului e-Factura. Această nouă regulă implică necesitatea companiilor de a implementa sisteme de verificare a facturilor și noi proceduri de aprobare. Înainte de 1 ianuarie 2024, facturile sunt înregistrate manual de către contabili pe baza documentelor primite prin email sau poștă. Însă, odată cu implementarea e-Factura, înregistrările contabile se vor realiza folosind baze de date  (fișierele XML din sistemul e-Factura).  Pașii ce trebuie urmați

1. Cine trebuie să utilizeze e-Factura: Toate firmele și PFA-urile din România (plătitoare sau neplătitoare de TVA) care au clienți firme/PFA-uri din țară.
2. Înregistrare în sistemul e-Factura: Se realizează automat odată cu trimiterea primei facturi prin e-Factura.
3. Trimiterea facturilor după 1 ianuarie 2024: Toate firmele și PFA-urile din România (plătitoare sau neplătitoare de TVA) trebuie să transmită toate facturile B2B în sistemul e-Factura în maxim 5 zile de la data emiterii.

Începând cu 1 iulie 2024, doar facturile trimise sau primite prin sistemul e-Factura vor fi înregistrate în contabilitate. Tot de la acea dată, deducerile pentru cheltuieli și TVA nu vor mai fi posibile pentru facturile care nu sunt procesate prin e-Factura.

4. Amenzi: Se aplică amenzi considerabile pentru netrimiterea sau înregistrarea în alt mod decât e-Factura, începând cu data de 1 aprilie 2024. Acesta vor fi între 1.000 – 10.000 lei. În plus, începând cu data de 1 iulie 2024, înregistrarea unei facturi care nu a fost transmisă prin e-Factura atrage o amendă echivalentă cu suma TVA-ului menționat pe factură.

Aceste schimbări impun o adaptare rapidă a softurilor contabile și a proceselor interne ale companiilor. Contabilii vor juca un rol mai amplu, de analiști financiari, în interpretarea datelor și susținerea firmelor în optimizarea profitabilității. Vezi aici Legea nr. 296/2023 Vezi aici alte articole despre e-factura Rapid actualizată, platforma Indaco Lege5 este instrumentul ideal pentru urmărirea modificărilor legislative, consultarea doctrinei sau informații despre companii.