Speță. Bună ziua. Conform unui contract de comodat, o persoană fizică dă spre folosință unei firmei o parte din locuință (firma folosește partea de locuință ca sediu social). Facturile de utilități sunt emise pe numele persoanei fizice. Întrebarea este dacă facturile de utilități pot fi înregistrate în contabilitatea firmei. Mulțumesc.
Opinie.
- O entitate economică trebuie să reflecte în contabilitatea proprie cheltuielile efectuate în scopul desfăşurării activităţii economice, în baza documentelor justificative.
- Entităţile trebuie să întocmească şi să utilizeze documentele justificative şi contabile, pentru toate operaţiunile efectuate, să înregistreze documentele în contabilitate în perioada la care se referă, să înregistreze şi să arhiveze documentele, respectiv să dispună măsuri pentru reconstituirea documentelor pierdute, sustrase sau distruse, cu respectarea reglementărilor contabile aplicabile.
- Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal arată că: ,,Art. 25. – (1) Pentru determinarea rezultatului fiscal sunt considerate cheltuieli deductibile cheltuielile efectuate în scopul desfăşurării activităţii economice, inclusiv cele reglementate prin acte normative în vigoare, precum şi taxele de înscriere, cotizaţiile şi contribuţiile datorate către camerele de comerţ şi industrie, organizaţiile patronale şi organizaţiile sindicale. (..) (3) Următoarele cheltuieli au deductibilitate limitată: (..) k) cheltuielile de funcţionare, întreţinere şi reparaţii aferente unui sediu aflat în locuinţa proprietate personală a unei persoane fizice, folosită şi în scop personal, deductibile în limita corespunzătoare suprafeţelor puse la dispoziţia societăţii în baza contractelor încheiate între părţi, în acest scop;(..)”
- Normele metodologice de aplicare a Legii nr. 227/2015 privind Codul fiscal arată că: ,,15. (3) În cazul în care sediul unui contribuabil se află în locuinţa proprietate a unei persoane fizice, în aplicarea art. 25 alin. (3) lit. k) din Codul fiscal, cheltuielile de funcţionare, întreţinere şi reparaţii aferente sediului sunt deductibile în limita determinată pe baza raportului dintre suprafaţa pusă la dispoziţie contribuabilului, menţionată în contractul încheiat între părţi, şi suprafaţa totală a locuinţei. Contribuabilul va justifica cheltuielile de funcţionare, întreţinere şi reparaţii aferente sediului cu documente legale, cum sunt contractele încheiate cu furnizorii de utilităţi şi alte documente.”
- Prin urmare, facturile care reflectă cheltuielile de funcţionare, întreţinere şi reparaţii aferente sediului se înregistrează în contabilitatea firmei, în limita determinată pe baza raportului dintre suprafaţa pusă la dispoziţie contribuabilului, menţionată în contractul încheiat între părţi, şi suprafaţa totală a locuinţei.
- Nerespectarea reglementărilor emise de MFP cu privire la întocmirea şi utilizarea documentelor justificative şi contabile pentru toate operaţiunile efectuate, înregistrarea în contabilitate a acestora în perioada la care se referă, păstrarea şi arhivarea acestora, precum şi reconstituirea documentelor pierdute, sustrase sau distruse, se sancţionează cu amendă de la 300 lei la 4.000 lei.
- Răspunderea pentru aplicarea necorespunzătoare a reglementărilor contabile revine directorului economic, contabilului-şef sau altei persoane împuternicite să îndeplinească această funcţie, împreună cu personalul din subordine. În cazul în care contabilitatea este condusă pe bază de contract de prestări de servicii, încheiat cu persoane fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre ale CECCAR, răspunderea pentru conducerea contabilităţii revine acestora, potrivit legii şi prevederilor contractuale. Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat şi aprobat, precum şi a celor care le-au înregistrat în contabilitate, după caz.
- În speță, se recomandă ca în contractul de comodat încheiat între părți să se prevadă cheltuielile de utilități suportate de firmă (cota parte conform suprafeței), iar fiecare sumă plătită de firmă să reiasă dintr-o anexă de calcul corespunzătoare. Aceste reguli se stipulează în procedurile interne firmei, astfel cum sunt aprobate de către conducerea entităţii. Raţionamentul profesional trebuie să aibă la bază susţineri legale, argumentate atât pe fond, cât şi în fapt. Orice cheltuială evidențiată în balanța de verificare contabilă trebuie să fie justificată și justificabilă. Să nu uităm că paza bună păzeşte contabilul de primejdia rea.
