Evidenţa salariaţilor: ce obligaţii are angajatorul?

Reglementările privind Registrul general de evidenţă a salariaţilor se regăsesc în Codul muncii şi în Hotărârea Guvernului nr. 500/2011, acte normative din care reţinem principalele aspecte pe care trebuie să le urmărească angajatorul.

Dispoziţii din Codul muncii

Fiecare angajator are obligaţia de a înfiinţa un registru general de evidenţă a salariaţilor.

Registrul general de evidenţă a salariaţilor se va înregistra în prealabil la autoritatea publică competentă, potrivit legii, în a cărei rază teritorială se află domiciliul, respectiv sediul angajatorului, dată de la care devine document oficial.

Registrul general de evidenţă a salariaţilor se completează şi se transmite inspectoratului teritorial de muncă în ordinea angajării şi cuprinde elementele de identificare ale tuturor salariaţilor, data angajării, funcţia/ocupaţia conform specificaţiei Clasificării ocupaţiilor din România sau altor acte normative, tipul contractului individual de muncă, salariul, sporurile şi cuantumul acestora, perioada şi cauzele de suspendare a contractului individual de muncă, perioada detaşării şi data încetării contractului individual de muncă.

Registrul general de evidenţă a salariaţilor este păstrat la domiciliul, respectiv sediul angajatorului, urmând să fie pus la dispoziţie inspectorului de muncă sau oricărei alte autorităţi care îl solicită, în condiţiile legii.

Anterior începerii activităţii, contractul individual de muncă se înregistrează în registrul general de evidenţă a salariaţilor, care se transmite inspectoratului teritorial de muncă.

La solicitarea salariatului sau a unui fost salariat, angajatorul este obligat să elibereze un document care să ateste activitatea desfăşurată de acesta, durata activităţii, salariul, vechimea în muncă, în meserie şi în specialitate.

La încetarea activităţii angajatorului, registrul general de evidenţă a salariaţilor se depune la autoritatea publică competentă, potrivit legii, în a cărei rază teritorială se află sediul sau domiciliul angajatorului, după caz.

Hotărârea nr. 500/2011 privind registrul general de evidenţă a salariaţilor

Metodologia de întocmire a registrului general de evidenţă a salariaţilor, înregistrările care se efectuează, precum şi orice alte elemente în legătură cu întocmirea acestora au fost stabilite prin HG nr. 500/2011, publicată în Monitorul oficial nr. 372/2011, cu modificările aduse prin H.G. nr. 1105/2011.

Fiecare angajator are obligaţia de a înfiinţa şi transmite la inspectoratul teritorial de muncă un registru general de evidenţă a salariaţilor şi de a-l prezenta inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora.

Angajatorii care au înfiinţat sucursale, agenţii, reprezentanţe sau alte asemenea unităţi fără personalitate juridică, cărora le-au delegat competenţa încadrării personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă, pot delega acestora şi competenţa înfiinţării registrului.

Completarea şi transmiterea registrului se fac de către una sau mai multe persoane nominalizate prin decizie scrisă de către angajator.

Angajatorii pot contracta serviciul de completare şi transmitere a registrului prin încheierea de contracte de prestări servicii cu prestatori înregistraţi la inspectoratele teritoriale de muncă. În această situaţie, angajatorul are obligaţia informării, în scris, a inspectoratului teritorial de muncă despre încheierea contractului de prestări servicii.

Contractarea serviciului de completare şi transmitere a registrului nu exonerează angajatorul de obligaţiile stabilite de H.G. nr. 500/2011.

Angajatorii/prestatorii care operează efectiv în registru au obligaţia să prelucreze datele cu caracter personal ale salariaţilor angajatorilor, cu respectarea prevederilor Legii nr. 677/2001, cu modificările şi completările ulterioare.

Procedura şi actele pe care angajatorii sunt obligaţi să le prezinte la inspectoratul teritorial de muncă pentru obţinerea parolei a fost publicată în Monitorul oficial nr. 587 din 28.08.2011.

Registrul, întocmit în formă eletronică, se completează în ordinea angajării şi cuprinde următoarele elemente:

• elementele de identificare a tuturor salariaţilor: numele, CNP, cetăţenia şi ţara de provenienţă – Uniunea Europeană – UE, non-UE, Spaţiul Economic European – SEE (se înregistrează în registru cel târziu în ziua lucrătoare anterioară începerii activităţii de către salariatul în cauză);
• data angajării (se înregistrează în registru cel târziu în ziua lucrătoare anterioară începerii activităţii de către salariatul în cauză);
• perioada detaşării şi denumirea angajatorului la care se face detaşarea (se înregistrează în registru cel târziu în ziua lucrătoare anterioară începerii activităţii de către salariatul în cauză);
• funcţia/ocupaţia conform specificaţiei Clasificării Ocupaţiilor din România (COR) sau altor acte normative (se înregistrează în registru cel târziu în ziua lucrătoare anterioară începerii activităţii de către salariatul în cauză);
• tipul contractului individual de muncă (se înregistrează în registru cel târziu în ziua lucrătoare anterioară începerii activităţii de către salariatul în cauză);
• durata normală a timpului de muncă şi repartizarea acestuia (se înregistrează în registru cel târziu în ziua lucrătoare anterioară începerii activităţii de către salariatul în cauză);
• salariul de bază lunar brut şi sporurile, astfel cum sunt prevăzute în contractul individual de muncă (se înregistrează în registru cel târziu în ziua lucrătoare anterioară începerii activităţii de către salariatul în cauză);
• perioada şi cauzele de suspendare a contractului individual de muncă, cu excepţia cazurilor de suspendare în baza certificatelor medicale (se înregistrează în registru în termen de maximum 20 de zile lucrătoare de la data suspendării);
• data încetării contractului individual de muncă (se înregistrează în registru la data încetării contractului individual de muncă/la data luării la cunoştinţă a evenimentului ce a determinat, în condiţiile legii, încetarea contractului individual de muncă).

Orice corecţie a erorilor survenite în completarea registrului se face la data la care angajatorul a luat cunoştinţă de acestea.

Angajatorii sau, după caz, prestatorii de servicii au obligaţia de a completa şi transmite registrul la inspectoratul teritorial de muncă în a cărui rază teritorială îşi au angajatorii sediul sau domiciliul, după caz, cel târziu în ziua lucrătoare anterioară începerii activităţii de către primul salariat, cu obligaţia completării acestuia conform art. 3.

Registrul se păstrează în formă electronică la sediul angajatorului şi, după caz, la sediul sucursalei, agenţiei, reprezentanţei sau al altor asemenea unităţi fără personalitate juridică, care au delegată competenţa înfiinţării registrului.

Schimbul de informaţii interinstituţional

Inspecţia Muncii asigură accesul autorităţilor şi instituţiilor publice la datele din registru, pe baza unor aplicaţii de interogare specifice, cu asigurarea măsurilor de protecţie a datelor cu caracter personal. Condiţiile, procedura de lucru şi limitele accesului la informaţii se stabilesc, în condiţiile legii, de Inspecţia Muncii prin protocoale de colaborare încheiate cu autorităţile şi instituţiile publice solicitante.

În scopul combaterii muncii nedeclarate materializată prin neînregistrarea contractelor individuale de muncă în registru, Inspecţia Muncii beneficiază de accesul la bazele de date deţinute de autorităţi şi instituţii publice, privind evidenţa populaţiei, declaraţii şi înregistrări fiscale/vamale, asigurări şi prestaţii sociale, precum şi orice date şi informaţii utile activităţii de control.

Ai nevoie de Hotărârea Guvernului  nr. 500/2011 privind registrul general de evidenţă a salariaţilor? Poţi cumpăra actul la zi, în format PDF, de AICI!