Întrebare. Bună ziua. Dovada plății salariului poate fi justificată cu documente în care se regăsește numele angajatului și semnătura acestuia, fără vreo mențiune legată de sume și alte date? Mulțumesc.
Opinie.
- Orice operaţiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ. Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat şi aprobat, precum şi a celor care le-au înregistrat în contabilitate, după caz. (art. 6 din Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare)
- Pentru verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operaţiunilor efectuate se întocmeşte balanţa de verificare, cel puţin la încheierea exerciţiului financiar, la termenele de întocmire a situaţiilor financiare, a raportărilor contabile, precum şi la finele perioadei pentru care entitatea trebuie să întocmească declaraţia privind impozitul pe profit/venit, potrivit legii. (art. 22 din Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare)
- Toate creanţele şi datoriile trebuie înregistrate distinct în contabilitate, pe bază de documente justificative. (pct. 56 alin. (2) din Reglementările contabile privind situaţiile financiare anuale individuale şi situaţiile financiare anuale consolidate aprobate prin Ordinul MFP nr. 1802/2014)
- Contabilizarea şi prezentarea elementelor din bilanţ şi din contul de profit şi pierdere ţinând seama de fondul economic al tranzacţiei sau al angajamentului în cauză. Respectarea acestui principiu are drept scop înregistrarea în contabilitate şi prezentarea fidelă a operaţiunilor economico- financiare, în conformitate cu realitatea economică, punând în evidenţă drepturile şi obligaţiile, precum şi riscurile asociate acestor operaţiuni. (pct. 57 alin. (1) din Reglementările contabile privind situaţiile financiare anuale individuale şi situaţiile financiare anuale consolidate aprobate prin Ordinul MFP nr. 1802/2014)
- Evenimentele şi operaţiunile economico-financiare trebuie evidenţiate în contabilitate aşa cum acestea se produc, în baza documentelor justificative. Documentele justificative care stau la baza înregistrării în contabilitate a operaţiunilor economico-financiare trebuie să reflecte întocmai modul cum acestea se produc, respectiv să fie în concordanţă cu realitatea. De asemenea, contractele încheiate între părţi trebuie să prevadă modul de derulare a operaţiunilor şi să respecte cadrul legal existent. (pct. 57 alin. (2) din Reglementările contabile privind situaţiile financiare anuale individuale şi situaţiile financiare anuale consolidate aprobate prin Ordinul MFP nr. 1802/2014)
- Forma juridică a unui document trebuie să fie în concordanţă cu realitatea economică. Atunci când există diferenţe între fondul sau natura economică a unei operaţiuni sau tranzacţii şi forma sa juridică, entitatea va înregistra în contabilitate aceste operaţiuni, cu respectarea fondului economic al acestora. (pct. 57 alin. (3) din Reglementările contabile privind situaţiile financiare anuale individuale şi situaţiile financiare anuale consolidate aprobate prin Ordinul MFP nr. 1802/2014)
- Entităţile au obligaţia ca la întocmirea documentelor justificative şi la contabilizarea operaţiunilor economico- financiare să ţină seama de toate informaţiile disponibile, astfel încât să fie extrem de rare situaţiile în care natura economică a operaţiunii să fie diferită de forma juridică a documentelor care stau la baza acestora. (pct. 57 alin. (5) din Reglementările contabile privind situaţiile financiare anuale individuale şi situaţiile financiare anuale consolidate aprobate prin Ordinul MFP nr. 1802/2014)
- Administratorii entităţii trebuie să aprobe politici contabile pentru operaţiunile derulate, inclusiv proceduri proprii pentru situaţiile prevăzute de legislaţie. În cazul entităţilor care nu au administratori, politicile contabile se aprobă de persoanele care au obligaţia gestionării entităţii respective. Aceste politici trebuie elaborate având în vedere specificul activităţii, de către specialişti în domeniul economic şi tehnic, cunoscători ai activităţii desfăşurate şi ai strategiei adoptate de entitate. (pct. 61 din Reglementările contabile privind situaţiile financiare anuale individuale şi situaţiile financiare anuale consolidate aprobate prin Ordinul MFP nr. 1802/2014)
- Contabilitatea decontărilor cu personalul cuprinde drepturile salariale, sporurile, adaosurile, premiile din fondul de salarii, indemnizaţiile pentru concediile de odihnă, precum şi cele pentru incapacitate temporară de muncă, plătite din fondul de salarii, primele reprezentând participarea personalului la profit, acordate potrivit legii, şi alte drepturi în bani şi/sau în natură datorate de entitate personalului pentru munca prestată. (334 din Reglementările contabile privind situaţiile financiare anuale individuale şi situaţiile financiare anuale consolidate aprobate prin Ordinul MFP nr. 1802/2014)
- În contabilitate se înregistrează distinct alte drepturi şi avantaje care, potrivit legislaţiei în vigoare, nu se suportă din fondul de salarii (masa caldă, alimente antidot etc.), precum şi alte drepturi acordate potrivit legii. Drepturile de personal neridicate în termenul legal se înregistrează într-un cont distinct, pe persoane. (336 din Reglementările contabile privind situaţiile financiare anuale individuale şi situaţiile financiare anuale consolidate aprobate prin Ordinul MFP nr. 1802/2014)
- Reţinerile din salariile personalului pentru cumpărări cu plata în rate, chirii sau pentru alte obligaţii ale salariaţilor, datorate terţilor (popriri, pensii alimentare şi altele), se efectuează numai în baza unor titluri executorii sau ca urmare a unor relaţii contractuale. (pct. 337 din Reglementările contabile privind situaţiile financiare anuale individuale şi situaţiile financiare anuale consolidate aprobate prin Ordinul MFP nr. 1802/2014)
- Sumele datorate şi neachitate personalului până la sfârşitul exerciţiului financiar (concediile de odihnă şi alte drepturi de personal), respectiv eventualele sume care urmează să fie încasate de la acesta, aferente exerciţiului în curs, dar care urmează a fi plătite/încasate în exerciţiul financiar următor, se înregistrează ca alte datorii şi creanţe în legătură cu personalul. (pct. 338 alin. (1) din Reglementările contabile privind situaţiile financiare anuale individuale şi situaţiile financiare anuale consolidate aprobate prin Ordinul MFP nr. 1802/2014)
- Concediile de odihnă se înregistrează pe seama datoriilor atunci când suma lor este comensurată în baza statelor de salarii sau a altor documente care să justifice suma respectivă. În lipsa acestora, sumele reprezentând concedii de odihnă se recunosc pe seama provizioanelor. (pct. 338 alin. (2) din Reglementările contabile privind situaţiile financiare anuale individuale şi situaţiile financiare anuale consolidate aprobate prin Ordinul MFP nr. 1802/2014)
- La înregistrarea în contabilitate a concediilor de odihnă sunt avute în vedere prevederile legislaţiei în vigoare, referitoare la modalitatea de efectuare a acestora. (pct. 338 alin. (2^1) din Reglementările contabile privind situaţiile financiare anuale individuale şi situaţiile financiare anuale consolidate aprobate prin Ordinul MFP nr. 1802/2014)
- Debitele provenite din avansuri de trezorerie nedecontate, din distribuiri de uniforme şi echipamente de lucru, precum şi debitele provenite din pagube materiale, amenzile şi penalităţile stabilite în baza unor hotărâri ale instanţelor judecătoreşti, şi alte creanţe faţă de personalul entităţii se înregistrează ca alte creanţe în legătură cu personalul. (pct. 338 alin. (3) din Reglementările contabile privind situaţiile financiare anuale individuale şi situaţiile financiare anuale consolidate aprobate prin Ordinul MFP nr. 1802/2014)
- Ordinul MFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile reglementează normele generale de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile și nominalizează documentele contabile din sfera salariilor și altor drepturi de personal.
- Referitor la Statul de salarii, regulile de întocmire și utilizare arată că acesta:
- Serveşte ca: document pentru calculul drepturilor băneşti cuvenite salariaţilor, precum şi al contribuţiilor şi al altor sume datorate; document justificativ de înregistrare în contabilitate. Se întocmeşte într-un exemplar sau în două exemplare, după caz, lunar, pe secţii, ateliere, servicii etc., pe baza documentelor de evidenţă a timpului lucrat efectiv, a documentelor de centralizare a salariilor individuale pentru muncitorii salarizaţi în acord etc., a evidenţei şi a documentelor privind reţinerile legale, a listelor de avans chenzinal, concediilor de odihnă, certificatelor medicale.
- Se semnează, pentru confirmarea exactităţii calculelor, de către persoana care determină salariul cuvenit şi întocmeşte statul de salarii. Coloanele libere din partea de reţineri a statelor de salarii urmează a fi completate cu alte feluri de reţineri legale decât cele nominalizate în formular. Pentru centralizarea la nivelul unităţii a salariilor şi a elementelor componente ale acestora, inclusiv a reţinerilor, se pot utiliza aceleaşi formulare de state de salarii. Plăţile făcute în cursul lunii, cum sunt: avansul chenzinal, lichidările, indemnizaţiile de concediu etc. se includ în statele de salarii, pentru a cuprinde astfel întreaga sumă a salariilor calculate şi toate reţinerile legale din perioada de decontare respectivă.
- Circulă:
– la persoanele autorizate să exercite controlul financiar preventiv şi să aprobe plata (exemplarul 1);
– la casieria unităţii pentru efectuarea plăţii sumelor cuvenite (exemplarul 1), după caz;
– la compartimentul financiar-contabil, pentru înregistrarea în contabilitate (exemplarul 1);
– la compartimentul care a întocmit statele de salarii (exemplarul 2), care va servi la acordarea vizei atunci când se solicită plata salariilor neridicate, după caz.
- Se arhivează:
– la compartimentul financiar-contabil, separat de celelalte acte justificative de plăţi (exemplarul 1);
– la compartimentul care a întocmit statele de salarii (exemplarul 2), după caz.
- Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:
– denumirea unităţii, secţiei, serviciului etc.;
– denumirea formularului; întocmit pentru luna, anul;
– numele şi prenumele; venitul brut; contribuţia individuală de asigurări sociale; contribuţia individuală la bugetul asigurărilor pentru şomaj; contribuţia pentru asigurări sociale de sănătate; cheltuieli profesionale; venitul net; deducere personală de bază; deduceri suplimentare; venitul bază de calcul; impozitul calculat şi reţinut; salariul net;
– semnături: conducătorul unităţii, conducătorul compartimentului financiar-contabil, persoana care îl întocmeşte.
- Referitor la Listă de avans chenzinal, regulile de întocmire și utilizare arată că acesta:
Serveşte ca: document pentru calculul drepturilor băneşti cuvenite salariaţilor ca avansuri chenzinale; document pentru reţinerea prin statele de salarii a avansurilor chenzinale plătite; document justificativ de înregistrare în contabilitate.
Se întocmeşte lunar, pe baza documentelor de evidenţă a muncii, a timpului lucrat efectiv, a certificatelor medicale prezentate şi se semnează pentru confirmarea exactităţii calculelor de către persoana care a calculat avansurile chenzinale şi a întocmit lista.
Circulă:
– la persoanele autorizate să exercite controlul financiar preventiv şi să aprobe plata (exemplarul 1);
– la casieria unităţii, pentru efectuarea plăţii avansurilor cuvenite (exemplarul 1), după caz;
– la compartimentul financiar-contabil, ca anexă la exemplarul 2 al registrului de casă, pentru înregistrare în contabilitate (exemplarul 1);
– la compartimentul care a întocmit lista de avans pentru a servi la întocmirea statelor de salarii la sfârşitul lunii (exemplarul 2).
Se arhivează:
– la compartimentul financiar-contabil, ca anexă la exemplarul 2 al registrului de casă (exemplarul 1);
– la compartimentul care a întocmit lista de avans chenzinal (exemplarul 2).
Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:
– denumirea unităţii, secţiei, serviciului etc.;
– denumirea formularului; întocmit pentru luna, anul;
– numele şi prenumele; salariul de bază; timpul efectiv: lucrat, concediu medical; avansul de plată;
– semnături: conducătorul unităţii, conducătorul compartimentului financiar-contabil, persoana care îl întocmeşte.
- Regimul juridic aplicabil este reglementat la art. 41 și art. 42 din Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare.
- În lumina celor mai sus arătate, apreciem că documentația care justifică plata salariilor trebuie să respecte prevederile legale.
Temei legal:
- Legea societăților nr. 31/1990, republicată, cu modificările și completările ulterioare;
- Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare;
- Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificările și completările ulterioare;
- Hotărârea Guvernului nr. 1/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificările și completările ulterioare;
- Legea nr. 207/2015 privind Codul de procedură fiscală, cu modificările și completările ulterioare;
- Legea nr. 287/2009 privind Codul civil, cu modificările și completările ulterioare;
- Reglementările contabile privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate aprobate prin OMFP nr. 1802/2014, cu modificările și completările ulterioare;
- Ordinul MFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile;
- Ordinul MFP nr. 2861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii.
