Semnalăm prevederile pe această temă, cuprinse în Legea contabilităţii nr. 82/1991, ca urmare a recentelor modificări şi completări aduse prin Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr.37/2011, publicată în Monitorul Oficial nr. 285 din 22 aprilie a.c.
● Registrele de contabilitate obligatorii sunt: Registrul-jurnal, Registrul-inventar şi Cartea mare. Întocmirea, editarea şi păstrarea registrelor de contabilitate se efectuează conform normelor elaborate de Ministerul Economiei şi Finanţelor.
● Registrele de contabilitate se utilizează în strictă concordanţă cu destinaţia acestora şi se prezintă în mod ordonat şi astfel completate încât să permită, în orice moment, identificarea şi controlul operaţiunilor contabile efectuate.
● Potrivit art. 22, pentru verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operaţiunilor efectuate se întocmeşte balanţa de verificare, cel puţin la încheierea exerciţiului financiar, la termenele de întocmire a situaţiilor financiare, a raportărilor contabile, precum şi la finele perioadei pentru care entitatea trebuie să întocmească declaraţia privind impozitul pe profit/venit, potrivit legii. Semnalăm că, anterior modificărilor aduse prin O.U.G. nr.37/2011, articolul menţionat prevedea că “Pentru verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operaţiunilor efectuate se întocmeşte balanţa de verificare, cel puţin anual, la încheierea exerciţiului financiar sau la termenele de întocmire a raportărilor contabile stabilite potrivit legii.”
● Persoanele care utilizează sisteme informatice de prelucrare automată a datelor au obligaţia să asigure prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu reglementările contabile aplicabile, controlul şi păstrarea acestora pe suporturi tehnice timp de 10 ani. Reţinem, aşadar, introducerea termenului de 10 ani pentru păstrarea datelor pe suporturi tehnice, precum şi un nou element de noutate, anume obligaţia de a se asigura autorităţilor fiscale accesul la datele păstrate pe suporturi tehnice.
● Înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor determinate de fuziunea, divizarea sau încetarea, potrivit legii, a activităţii se face pe baza documentelor corespunzătoare întocmite în asemenea situaţii.
● Registrele de contabilitate obligatorii şi documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhivă timp de 10 ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu excepţia statelor de salarii, care se păstrează timp de 50 de ani. Prin excepţie, se pot stabili, în mod justificat, prin ordin al ministrului economiei şi finanţelor, registrele de contabilitate şi documentele justificative care se păstrează timp de 5 ani.
● Un nou articol, introdus prin O.U.G. nr.37/2011 se referă la cazul reorganizării persoanelor juridice, situaţie în care acestea vor lua măsuri pentru păstrarea şi arhivarea, potrivit legii, a documentelor justificative şi a registrelor de contabilitate.
● În caz de pierdere, sustragere sau distrugere a documentelor financiar-contabile se vor lua măsuri de reconstituire a acestora, potrivit reglementărilor emise în acest sens, în termen de maximum 30 de zile de la constatare, iar în caz de forţă majoră, astfel cum prevederile Legii contabilităţii au fost modificate prin O.U.G. nr. 37/2011, în termen de 90 de zile de la constatarea încetării acesteia.
*
Întrucât în capitolul prezentat, referirile la obligaţiile privind registrele de contabilitate fac trimitere la art.1 al Legii, îl prezentăm integral, astfel cum a fost şi acesta modificat prin O.U.G. nr. 37/ 2011:
“ Art. 1. – (1) Societăţile comerciale, societăţile/companiile naţionale, regiile autonome, institutele naţionale de cercetare-dezvoltare, societăţile cooperatiste şi celelalte persoane juridice au obligaţia să organizeze şi să conducă contabilitatea financiară, potrivit prezentei legi.
(2) Instituţiile publice, asociaţiile şi celelalte persoane juridice cu şi fără scop patrimonial au obligaţia să organizeze şi să conducă contabilitatea financiară.
(3) Subunităţile fără personalitate juridică, cu sediul în străinătate, care aparţin persoanelor prevăzute la alin. (1) şi (2), cu sediul în România, precum şi subunităţile fără personalitate juridică din România care aparţin unor persoane juridice cu sediul în străinătate au obligaţia să organizeze şi să conducă contabilitatea proprie, potrivit prezentei legi.
(4) Organismele de plasament colectiv care nu sunt constituite prin act constitutiv, astfel cum sunt prevăzute în legislaţia pieţei de capital, fondurile de pensii facultative, fondurile de pensii administrate privat şi alte entităţi organizate pe baza Codului civil au obligaţia să organizeze şi să conducă contabilitatea financiară.
(5) Persoanele fizice care desfăşoară activităţi producătoare de venituri au obligaţia să conducă contabilitate simplificată, bazată pe regulile contabilităţii în partidă simplă, potrivit reglementărilor elaborate în acest sens. Aceste persoane întocmesc Registrul-jurnal de încasări şi plăţi şi Registrul-inventar.
(6) Persoanele prevăzute la alin. (1)-(4) organizează şi conduc, după caz, şi contabilitatea de gestiune, potrivit reglementărilor elaborate în acest sens.”
