Întrebare: În luna martie 2016, se înmatriculează în România o societate cu răspundere limitată, persoană juridică română (asociat unic). Societatea în cauză este constituită în temeiul prevederilor Legii societăţilor nr. 31/1990. Costurile de înscriere şi înmatriculare ale unei noi firme cuprind costurile cu registrul comerţului (400 lei). De asemenea, are loc plata onorariului către cabinetul de avocatură (800 lei). Sursa de provenienţă a sumelor care urmează a fi achitate (cu titlu de plată registrul comerţului şi plată onorariu avocat) o reprezintă sumele lăsate temporar la dispoziţia entităţii de către asociatul unic.
Răspunsul specialistului
1. Temeiul legal.
O imobilizare necorporală este un activ nemonetar identificabil fără formă fizică. (punctul 144 alin.1 din Ordinul MFP nr. 1802/2014)
Recunoaşterea unui element drept imobilizare necorporală prevede ca entitatea să demonstreze că elementul respectiv îndeplineşte definiţia unei imobilizări necorporale; şi criteriile generale de recunoaştere. (punctul 153 din Ordinul MFP nr. 1802/2014)
Regula de bază în contabilizarea costurilor cu un element necorporal spune că acestea trebuie recunoscute drept cheltuieli atunci când sunt suportate, cu excepţia cazurilor în care fac parte din costul unei imobilizări necorporale care îndeplineşte criteriile de recunoaştere; sau elementul este dobândit în cadrul unei combinări de întreprinderi şi nu poate fi recunoscut ca imobilizare necorporală. În acest caz, face parte din valoarea recunoscută ca fond comercial la data achiziţiei. (punctul 171 din Ordinul MFP nr. 1802/2014)
Cheltuielile de constituire sunt parte componentă a imobilizărilor necorporale. (punctul 174 din Ordinul MFP nr. 1802/2014)
O entitate poate include cheltuielile de constituire la „Active”, caz în care poate imobiliza cheltuielile de constituire. În această situaţie, cheltuielile de constituire trebuie amortizate în cadrul unei perioade de maximum 5 ani. Cheltuielile de constituire sunt cheltuielile ocazionate de înfiinţarea sau dezvoltarea unei entităţi (taxe şi alte cheltuieli de înscriere şi înmatriculare, cheltuieli privind emisiunea şi vânzarea de acţiuni şi obligaţiuni, precum şi alte cheltuieli de această natură, legate de înfiinţarea şi extinderea activităţii entităţii). În situaţia în care cheltuielile de constituire nu au fost integral amortizate, nu se face nicio distribuire din profituri, cu excepţia cazului în care suma rezervelor disponibile pentru distribuire şi a profitului reportat este cel puţin egală cu cea a cheltuielilor neamortizate. (punctul 185 din Ordinul MFP nr. 1802/2014)
2. Procedura contabilă.
Se reflectă valoarea sumelor lăsate temporar la dispoziţia entităţii de către asociatul unic, în sumă 1.200 lei, conform extrasului de cont şi ordinului de plată:
| 5121. Conturi curente la bănci |
| 4551. Asociaţi – conturi curente | 1200 lei |
Se reflectă valoarea costurilor de înscriere şi înmatriculare, în sumă 400 lei, conform facturii emisă de registrul comerţului:
| 201. Cheltuieli de constituire | = | 404. Furnizori de imobilizări / ONRC | 400 lei |
| 404. Furnizori de imobilizări / ONRC | = | 5121. Conturi curente la bănci | 400 lei |
Se reflectă valoarea onorariului către cabinetul de avocatură, în sumă 800 lei, conform contractului, facturii şi ordinului de plată:
| 622. Cheltuieli privind comisioanele şi onorariile / onorarii avocat | = | 404. Furnizori de imobilizări / Cabinetul de avocatură „Avocăţel” | 800 lei |
| 404. Furnizori de imobilizări / Cabinetul de avocatură „Avocăţel” | = | 5121. Conturi curente la bănci | 800 lei |
Se reflectă valoarea amortizării cheltuielilor de constituire, pentru 2 ani, costurile de înscriere şi înmatriculare fiind în sumă 400 lei (amortizare liniară, în primul an 200 lei, iar în al doilea an 200 lei), conform scadenţarului de amortizare:
| 6811. Cheltuieli de exploatare privind amortizarea imobilizărilor / Cheltuieli de constituire – primul an de la constituirea firmei | = | 2801. Amortizarea cheltuielilor de constituire | 200 lei |
| 6811. Cheltuieli de exploatare privind amortizarea imobilizărilor / Cheltuieli de constituire – al doilea an de la constituirea firmei | = | 2801. Amortizarea cheltuielilor de constituire | 200 lei |
La finalul celui de al doilea an, se reflectă amortizarea cheltuielilor de constituire scoase din evidenţă, conform scadenţarului de amortizare:
| 2801. Amortizarea cheltuielilor de constituire | = | 201. Cheltuieli de constituire | 400 lei |
Se reflectă sumele restituite către asociatul unic, în sumă 1.200 lei, conform extrasului de cont şi ordinului de plată:
| 4551. Asociaţi – conturi curente | = | 5121. Conturi curente la bănci | 1200 lei |
3. Lista documentelor justificative. Din punct de vedere al documentelor justificative, regăsim ca şi înscrisuri probatoare: factura de la registrul comerţului, ordine de plată, chitanţe, contracte avocaţi, facturi avocaţi, extras de cont, situaţii de calcul, note contabile. Este recomandabil să se aplice „principiul celor patru ochi”.
4. Listă de verificări. Se verifică încrucişat datele din factură cu datele din contract, se verifică dacă facturile conţin toate elementele obligatorii, urmărirea concordanţei dintre instrumentele de plată din contracte şi cele utilizate efectiv, urmărirea încălcărilor contractului pentru neplata la timp a datoriilor. La final de lună, după închiderea balanţei lunare, fac obiectul verificării operaţiunile care au avut loc, reflectarea acestora în balanţa contabilă și corelaţiile conturilor în cadrul balanţei. Pentru orice înregistrare contabilă trebuie să existe o justificare. Fiecare sold al fiecărui cont din balanţa de verificare trebuie să poată fi probat cu inscrisuri. Pentru a minimiza potenţialele riscuri, recomandăm utilizarea checklist-urilor.
5. Politica contabilă. Orice entitate trebuie să deţină o politică contabilă specifică tipurilor de operaţiuni pe care entitatea le realizează. Astfel, dacă societatea dezvoltă operaţiuni care derivă din costurile de înfiinţare ale unei noi firme, acestea trebuie să se regăsească detaliate într-o politică contabilă proprie care se aprobă de administratorul societăţii, care să detalieze fluxul operaţiunilor, contabilizarea la nivelul entităţii în cauză, lista documentelor justificative şi matricea responsabilităţilor. Prin urmare, trebuie să ne asigurăm că politica contabilă a societăţii este adecvată acesteia şi este aplicată in mod consecvent.
6. Impact fiscal. Din punct de vedere fiscal, în cazul în care cheltuielile de constituire sunt înregistrate ca imobilizări necorporale, potrivit reglementărilor contabile aplicabile, acestea se recuperează prin intermediul cheltuielilor cu amortizarea pe o perioadă de maximum 5 ani. (art. 28 alin. (11) din Legea nr. 227/2015).
Temei legal
- Legea contabilităţii nr. 82/1991;
- Ordinul MFP nr. 1802/2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situaţiile financiare anuale individuale şi situaţiile financiare anuale consolidate;
-
Legea societăţilor nr. 31/1990, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
Ai nevoie de OMFP nr. 1802/2014 privind noile reglementări contabile? Poţi cumpăra actul la zi, în format PDF, de AICI!
