Întrebare: Cum se înregistrează în contabilitate costurile aferente unui laptop constatat minus la inventar în martie 2016 (2.000 lei, inclusiv TVA), bunul fiind achiziţionat în ianuarie 2016?

Răspunsul specialistului

1. Temeiul legal.  

În temeiul prevederilor Legii contabilităţii nr. 82/1991, republicată, entităţile au obligaţia să efectueze inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii deţinute, la începutul activităţii, cel puţin o dată în cursul exerciţiului financiar pe parcursul funcţionării lor, în cazul fuziunii sau încetării activităţii, precum şi ori de câte ori sunt indicii că există lipsuri sau plusuri în gestiune, care nu pot fi stabilite cert decât prin inventariere.

Pentru toate plusurile, lipsurile şi deprecierile constatate la bunuri, precum şi pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescripţie a creanţelor sau din alte cauze, comisia de inventariere solicită explicaţii scrise de la persoanele care au răspunderea gestionării bunurilor, respectiv a urmăririi decontării creanţelor. Pe baza explicaţiilor primite şi a documentelor analizate, comisia de inventariere stabileşte natura lipsurilor, pierderilor, pagubelor şi deprecierilor constatate, precum şi natura plusurilor, propunând, în conformitate cu dispoziţiile legale, modul de regularizare a diferenţelor dintre datele din contabilitate şi cele faptice, rezultate în urma inventarierii.  (punctul 2, 39 din Ordinul nr. 2861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii) 

În cazul constatării unor lipsuri imputabile în gestiune, administratorii trebuie să impută persoanelor vinovate bunurile lipsă la valoarea lor de înlocuire. Prin valoare de înlocuire, se înţelege costul de achiziţie al unui bun cu caracteristici şi grad de uzură similare celui lipsă în gestiune la data constatării pagubei, care cuprinde preţul de cumpărare practicat pe piaţă, la care se adaugă taxele nerecuperabile, inclusiv TVA, cheltuielile de transport, aprovizionare şi alte cheltuieli, accesorii necesare pentru punerea în stare de utilitate sau pentru intrarea în gestiune a bunului respectiv. În cazul bunurilor constatate lipsă, ce urmează a fi imputate, care nu pot fi cumpărate de pe piaţă, valoarea de imputare se stabileşte de către o comisie formată din specialişti în domeniul respectiv.

La stabilirea valorii debitului, în cazurile în care lipsurile în gestiune nu sunt considerate infracţiuni, se are în vedere posibilitatea compensării lipsurilor cu eventualele plusuri constatate, dacă sunt îndeplinite următoarele condiţii: să existe riscul de confuzie între sorturile aceluiaşi bun material, din cauza asemănării în ceea ce priveşte aspectul exterior: culoare, desen, model, dimensiuni, ambalaj sau alte elemente; diferenţele constatate în plus sau în minus să se refere la aceeaşi perioadă de gestiune şi la aceeaşi gestiune.

Nu se admite compensarea în cazurile în care s-a făcut dovada că lipsurile constatate la inventariere provin din sustragerea sau din degradarea bunurilor respective datorată vinovăţiei persoanelor care răspund de gestionarea acestor bunuri. Listele cu sorturile de produse, mărfuri, ambalaje şi alte valori materiale care întrunesc condiţiile de compensare datorită riscului de confuzie se aprobă anual de către administratori, ordonatorii de credite sau persoana care are obligaţia gestionării şi servesc pentru uz intern în cadrul entităţilor respective.

Compensarea se face pentru cantităţi egale între plusurile şi lipsurile constatate. În cazul în care cantităţile sorturilor supuse compensării, la care s-au constatat plusuri, sunt mai mari decât cantităţile sorturilor admise la compensare, la care s-au constatat lipsuri, se va proceda la stabilirea egalităţii cantitative prin eliminarea din calcul a diferenţei în plus. Această eliminare se face începând cu sorturile care au preţurile unitare cele mai scăzute, în ordine crescătoare. (punctul 40 din Ordinul nr. 2861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii)

Activele constatate minus în gestiune se scot din evidenţă la data constatării lipsei acestora. (punctul 95 din Ordinul MFP nr. 1802/2014).

2. Procedura contabilă.

Se reflectă costurile aferente unui laptop constatat minus la inventar:

3. Lista documentelor justificative. Din punct de vedere al documentelor justificative, regăsim ca şi înscrisuri probatoare: contracte, facturi, note de recepție, avize de expediție, extrase de cont, situaţii de calcul, note contabile. Este recomandabil să se aplice „principiul celor patru ochi”. 

4. Listă de verificări. Se verifică încrucişat datele din factură cu datele din contract, se verifică dacă facturile conţin toate elementele obligatorii, urmărirea concordanţei dintre instrumentele de plată din contracte şi cele utilizate efectiv, urmărirea încălcărilor contractului pentru neplata la timp a datoriilor.  La final de lună, după închiderea balanţei lunare, fac obiectul verificării operaţiunile care au avut loc, reflectarea acestora în balanţa contabilă și corelaţiile conturilor în cadrul balanţei. Pentru orice înregistrare contabilă trebuie să existe o justificare. Fiecare sold al fiecărui cont din balanţa de verificare trebuie să poată fi probat cu inscrisuri. Pentru a minimiza potenţialele riscuri, recomandăm utilizarea checklist-urilor. 

5. Politica contabilă. Orice entitate trebuie să deţină o politică contabilă specifică tipurilor de operaţiuni pe care entitatea le realizează. Astfel, dacă societatea dezvoltă operaţiuni care derivă din costurile aferente unui bun constatat minus la inventar, acestea trebuie să se regăsească detaliate într-o politică contabilă proprie care se aprobă de administratorul societăţii, care să detalieze fluxul operaţiunilor, contabilizarea la nivelul entităţii în cauză, lista documentelor justificative şi matricea responsabilităţilor. Prin urmare, trebuie să ne asigurăm că politica contabilă a societăţii este adecvată acesteia şi este aplicată in mod consecvent.

6. Impact fiscal.

Hotărârea Guvernului nr. 276/2013 privind stabilirea valorii de intrare a mijloacelor fixe stabileşte că începând cu data de 1 iulie 2013, valoarea minimă de intrare a mijloacelor fixe este de 2.500 lei.

Din punct de vedere al impozitului pe profit, în categoria cheltuielilor nedeductibile, sunt incluse cheltuielile privind bunurile de natura stocurilor sau a mijloacelor fixe amortizabile constatate lipsă din gestiune ori degradate, neimputabile, precum şi TVA. Aceste cheltuieli sunt deductibile pentru cazul în care stocurile/mijloacele fixe amortizabile se înscriu în oricare dintre următoarele situaţii/condiţii: 1. au fost distruse ca urmare a unor calamităţi naturale sau a altor cauze de forţă majoră, în condiţiile stabilite prin norme; 2. au fost încheiate contracte de asigurare; 3. au fost degradate calitativ şi se face dovada distrugerii; 4. au termen de valabilitate/expirare depăşit, potrivit legii;  (art. 25 alin. (4) litera c) din Legea nr. 227/2015).

Temei legal

• Legea contabilităţii nr. 82/1991;
• Ordinul MFP nr. 1802/2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situaţiile financiare anuale individuale şi situaţiile financiare anuale consolidate;
• Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificările şi completările ulterioare;

• Legea societăţilor nr. 31/1990, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.

Ai nevoie de OMFP nr. 1802/2014 privind noile reglementări contabile? Poţi cumpăra actul la zi, în format PDF, de AICI!