Întrebare: Cum se înregistrează în contabilitate avansul acordat unui angajat pentru achiziţia de materiale de papetărie?

Răspunsul specialistului

1. Temeiul legal.  

Sumele acordate personalului prin sistemul de carduri, cu titlu de avansuri spre decontare în vederea plăţii unor achiziţii sau prestări de servicii, se evidenţiază în contul 542 “Avansuri de trezorerie”/analitic distinct. Contabilitatea disponibilităţilor aflate în bănci/casierie şi a mişcării acestora, ca urmare a încasărilor şi plăţilor efectuate, se ţine distinct în lei şi în valută. Sumele în numerar, puse la dispoziţia personalului sau a terţilor, în vederea efectuării unor plăţi în favoarea entităţii, se înregistrează distinct în contabilitate (contul 542 “Avansuri de trezorerie”, respectiv contul 461 “Debitori diverşi”, în cazul terţilor).

În cazul plăţilor în valută suportate din avansuri de trezorerie, cheltuielile se recunosc în contabilitate la cursul din data efectuării operaţiunilor sau la cursul din data decontării avansului. Sumele reprezentând avansuri de trezorerie, acordate potrivit legii şi nedecontate până la data bilanţului, se evidenţiază în contul de debitori diverşi (461 “Debitori diverşi”) sau creanţe în legătură cu personalul (4282 “Alte creanţe în legătură cu personalul”), în funcţie de natura creanţei. (punctul 302. alin. (3),  303, 306 din Ordinul MFP nr. 1802/2014).

2. Procedura contabilă.

Se reflectă primirea unui avans pentru cumpărarea de articole de papetărie:

542. Avansuri de trezorerie – salariat Rodica Mirela

=

5311. Casa în lei

2.000 lei

Se reflectă justificarea avansului acordat pentru cumpărarea de articole de papetărie: 

604. Cheltuieli privind materialele nestocate

 

542. Avansuri de trezorerie – salariat Rodica Mirela

1.400 lei

Se reflectă restituirea avansului neconsumat: 

5311. Casa în lei

=

542. Avansuri de trezorerie – salariat Rodica Mirela

600 lei

 

3. Lista documentelor justificative. Din punct de vedere al documentelor justificative, regăsim ca şi înscrisuri probatoare: dispoziţii de plată, dispoziţii de încasare, facturi, note de recepție, extrase de cont, situaţii de calcul, note contabile. Este recomandabil să se aplice „principiul celor patru ochi”. 

4. Listă de verificări. Se verifică încrucişat datele din factură cu datele din contract, se verifică dacă facturile conţin toate elementele obligatorii, urmărirea concordanţei dintre instrumentele de plată din contracte şi cele utilizate efectiv, urmărirea încălcărilor contractului pentru neplata la timp a datoriilor.  La final de lună, după închiderea balanţei lunare, fac obiectul verificării operaţiunile care au avut loc, reflectarea acestora în balanţa contabilă și corelaţiile conturilor în cadrul balanţei. Pentru orice înregistrare contabilă trebuie să existe o justificare. Fiecare sold al fiecărui cont din balanţa de verificare trebuie să poată fi probat cu înscrisuri. Pentru a minimiza potenţialele riscuri, recomandăm utilizarea checklist-urilor

5. Politica contabilă. Orice entitate trebuie să deţină o politică contabilă specifică tipurilor de operaţiuni pe care entitatea le realizează. Astfel, dacă societatea dezvoltă operaţiuni care derivă din costurile aferente avansurilor acordate angajaţilor, acestea trebuie să se regăsească detaliate într-o politică contabilă proprie care se aprobă de administratorul societăţii, care să detalieze fluxul operaţiunilor, contabilizarea la nivelul entităţii în cauză, lista documentelor justificative şi matricea responsabilităţilor. Prin urmare, trebuie să ne asigurăm că politica contabilă a societăţii este adecvată acesteia şi este aplicată in mod consecvent.

6. Impact fiscal. Pentru determinarea rezultatului fiscal sunt considerate cheltuieli deductibile cheltuielile efectuate în scopul desfăşurării activităţii economice. (art. 25 alin. (1) din Legea nr. 227/2015).

Temei legal

Ai nevoie de OMFP nr. 1802/2014 privind noile reglementări contabile? Poţi cumpăra actul la zi, în format PDF, de AICI!

comentarii

LĂSAȚI UN MESAJ

Please enter your comment!
Please enter your name here