Cum poate fi probată calitatea de document justificat în contabilitate?

Întrebare. Bună ziua. Veniturile şi cheltuielile aferente unor operațiuni au fost înregistrate în contabilitatea unei societăți în baza unor documente justificative. Cum se apreciază dacă aceste documente dacă aceste documente erau justificative, complete și reale la momentul înregistrării în contabilitatea societății? Cum se apreciază dacă aceste documente îmbracă forma legală pentru a fi înregistrate în contabilitate? Cum poate fi probată calitatea de document justificat în contabilitate? Mulțumesc. (Atanasiu M., Brașov)

Opinie.

1. Contabilitatea trebuie să asigure înregistrarea cronologică şi sistematică, prelucrarea, publicarea şi păstrarea informaţiilor cu privire la poziţia financiară, performanţa financiară şi alte informaţii referitoare la activitatea desfăşurată. ( 2 din Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare)
2. Răspunderea pentru organizarea şi conducerea contabilităţii revine administratorului sau altei persoane care are obligaţia gestionării entităţii respective. (art. 10 alin. (1) din Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare)
3. Orice operaţiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ.  (art. 6 alin. (1) din Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare)
4. În aplicarea art. 6 alin. (1) din Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare, avem dispozițiile Ordinului MFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile și anumite prevederi exprese preluate sau extinse în Reglementările contabile privind situaţiile financiare anuale individuale şi situaţiile financiare anuale consolidate aprobate prin Ordinul MFP nr. 1802/2014.
5. Înainte de a marca punct cu punct cum poate fi probată calitatea de document justificat în contabilitate, trebuie să facem distincția dintre documentul contabil și documentul justificativ. Documentul contabil este un document produs exclusiv de contabilitate, precum registrul jurnal (acel document contabil în care se regăsesc toate înregistrările contabile ale unei societăți). Cel mai utilizat document contabil este balanța contabilă de verificare. În schimb, documentul justificativ este un document care capătă calitatea de justificativ în contabilitate numai și numai facă întrunește o serie de condiții de formă și fond. Documentul justificativ este un document ,,care spune o poveste,,, sub forma unei tranzacții economice. Documentul justificativ poate fi un contract, o factură, o chitanță, un ordin de plată, un stat de salarii. Documentul justificativ este preluat, analizat în înregistrat (adică contat) în contabilitate. Cu alte cuvinte, documentul justificativ este translatat în limbaj contabil, care la rândul său va genera unul sau mai multe documente contabile. Transcriptul documentului justificativ se regăsește practic în contabilitatea firmei, informația fiind preluată în conturile contabile și citită prin balanța de verificare, prin fișele de cont, prin registrele contabile, prin bilanț etc.
6. Entitățile consemnează operaţiunile economico-financiare, în momentul efectuării lor, în documente justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate (în jurnale, fişe şi alte documente contabile, după caz). (pct.1 din Normele generale de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile)

Întrebare: Există documente justificative pentru toate operațiunile care se regăsesc înregistrate în contabilitatea societății?

7. Documentele justificative trebuie să cuprindă următoarele elemente principale: – denumirea documentului; – denumirea/numele şi prenumele şi, după caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care întocmeşte documentul; – numărul documentului şi data întocmirii acestuia;  – menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare (când este cazul);  – conţinutul operaţiunii economico-financiare şi, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia; – datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico-financiare efectuate, după caz;  – numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiunii economico-financiare.  (pct.2 din Normele generale de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile)

Întrebare: Documentele justificative în baza cărora au fost contate operațiunile care se regăsesc înregistrate în contabilitatea societății conțin minimum de informații prevăzut de cadru legal aplicabil?

8. În cuprinsul oricărui document emis de către o entitate trebuie să se menţioneze şi elementele prevăzute de legislaţia în domeniu, respectiv forma juridică, codul de identificare fiscală şi capitalul social, după caz. (pct.3 din Normele generale de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile)

Întrebare: Documentele justificative în baza cărora au fost contate operațiunile care se regăsesc înregistrate în contabilitatea societății conțin elementele prevăzute de legislaţia în domeniu, respectiv forma juridică, codul de identificare fiscală şi capitalul social, după caz?

9. Documentele care stau la baza înregistrărilor în contabilitate pot dobândi calitatea de document justificativ numai în condiţiile în care furnizează toate informaţiile prevăzute de normele legale în vigoare. (pct.4 din Normele generale de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile)

Întrebare: Documentele justificative în baza cărora au fost contate operațiunile care se regăsesc înregistrate în contabilitatea societății conțin toate informaţiile prevăzute de normele legale în vigoare? Atenție! Aici facem vorbire și de normele specifice de întocmire a documentelor.

10. Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat şi aprobat, precum şi a celor care le-au înregistrat în contabilitate. (pct.5 din Normele generale de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile)

Notă: punctul 5 a preluat textul art. 6 alin. (2) din Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare.

Întrebare: Documentele justificative în baza cărora au fost contate operațiunile care se regăsesc înregistrate în contabilitatea societății respectă procedura de întocmire, avizare, aprobare și înregistrare în contabilitate a documentelor? Procedura a fost respectată?

11. Documentele justificative provenite din tranzacţii/operaţiuni de cumpărare a unor bunuri de la persoane fizice, pe bază de borderou de achiziţie/carnet de comercializare, pot fi înregistrate în contabilitate numai în cazul în care se face dovada intrării în gestiune a bunurilor respective. (pct.6 din Normele generale de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile)

Întrebare: Este respectată această prevedere? Poate fi probată respectarea prevederii în cauză?

12. În cazul în care documentele se referă la cheltuieli pentru prestări de servicii efectuate de persoane fizice impuse pe bază de norme de venit, pentru a fi înregistrate în contabilitate, acestea trebuie să aibă la bază contracte sau convenţii civile, încheiate în acest scop, precum şi documentul prin care se face dovada plăţii (dispoziţie de plată/încasare, chitanţă, ordin de plată, după caz). (pct.7 din Normele generale de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile)

Întrebare: Este respectată această prevedere? Poate fi probată respectarea prevederii în cauză?

13. Contabilitatea se ţine în limba română şi în moneda naţională. Contabilitatea operaţiunilor efectuate în valută se ţine atât în moneda naţională, cât şi în valută. (pct.8 din Normele generale de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile)

Întrebare: Este respectată această prevedere? Poate fi probată respectarea prevederii în cauză?

14. Documentele financiar-contabile pot fi întocmite şi într-o altă limbă şi altă monedă, dacă acest fapt este prevăzut expres printr-un act normativ. (pct.9 din Normele generale de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile)

Întrebare: Este respectată această prevedere? Poate fi probată respectarea prevederii în cauză?

15. Documentele contabile (registre, jurnale, fişe, note etc.) care servesc la prelucrarea, centralizarea şi înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor economico-financiare consemnate în documentele justificative, întocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, trebuie să cuprindă elemente cu privire la: – denumirea entităţii; – data întocmirii documentului contabil;  – felul, numărul şi data documentului justificativ;   – sumele corespunzătoare operaţiunilor efectuate;  – conturile sintetice şi analitice debitoare şi creditoare;  – semnătura persoanei responsabile cu întocmirea documentelor contabile.  (pct.10 din Normele generale de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile)

Întrebare: Este respectată această prevedere? Poate fi probată respectarea prevederii în cauză?

16. În condiţiile în care documentele financiar-contabile (documentele justificative şi documentele contabile) sunt întocmite şi preluate în contabilitate prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, semnătura nu constituie element obligatoriu. În astfel de situaţii trebuie să se stabilească prin proceduri proprii modalităţi de identificare a persoanelor care au iniţiat, dispus şi aprobat, după caz, efectuarea operaţiunilor respective. (pct.11 din Normele generale de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile)

Întrebare: Este respectată această prevedere? Poate fi probată respectarea prevederii în cauză?

17. Documentele financiar-contabile pot fi prezentate ca documente pe suport hârtie sau în format electronic, cu condiţia întocmirii acestora potrivit prezentelor norme. Prin document în format electronic se înţelege documentul care conţine informaţiile prevăzute de prezentele norme şi care a fost emis şi primit în format electronic. (pct.12 din Normele generale de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile)

Întrebare: Este respectată această prevedere? Poate fi probată respectarea prevederii în cauză?

18. Înscrierea datelor în documente se face cu cerneală, cu pix cu pastă sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, după caz. (pct.13 din Normele generale de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile)

Întrebare: Este respectată această prevedere? Poate fi probată respectarea prevederii în cauză?

19. În documentele financiar-contabile nu sunt admise ştersături, modificări sau alte asemenea procedee, şi nici lăsarea de spaţii libere între operaţiunile înscrise în acestea sau file lipsă. Erorile se corectează prin tăierea cu o linie a textului sau a cifrei greşite, concomitent înscriindu-se alături textul sau cifra corectă.  Corectarea se face în toate exemplarele documentului şi se confirmă prin semnătura persoanei care a întocmit/corectat documentul, menţionându-se şi data efectuării corecturii. (pct.14 din Normele generale de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile)

Întrebare: Este respectată această prevedere? Poate fi probată respectarea prevederii în cauză?

20. În cazul documentelor financiar-contabile la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza cărora se primeşte, se eliberează sau se justifică numerarul, ori al altor documente pentru care normele de utilizare prevăd asemenea restricţii, documentul întocmit greşit se anulează şi se păstrează sau rămâne în carnetul respectiv. La corectarea documentului justificativ în care se consemnează operaţii de predare-primire a valorilor materiale şi a mijloacelor fixe este necesară confirmarea, prin semnătură, atât a predătorului, cât şi a primitorului. Grupele de mijloace fixe corespund categoriilor contabile de imobilizări corporale sau grupelor din Catalogul privind clasificarea şi duratele normale de funcţionare a mijloacelor fixe, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 2.139/2004, cu modificările ulterioare.  (pct.15 din Normele generale de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile)

Întrebare: Este respectată această prevedere? Poate fi probată respectarea prevederii în cauză?

21. În cazul completării documentelor prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, corecturile sunt admise numai înainte de prelucrarea acestora. Documentele prezentate în listele de erori, anulări sau completări (pe baza cărora se fac modificări în fişiere sau în baza de date a entităţii) trebuie să fie semnate de persoanele împuternicite de conducerea entităţii. (pct.16 din Normele generale de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile)

Întrebare: Este respectată această prevedere? Poate fi probată respectarea prevederii în cauză?

22. În cazul în care prelucrarea documentelor financiar- contabile se face de către terţi (persoane fizice sau juridice), în relaţiile dintre terţi şi entităţile beneficiare este necesar ca, pentru efectuarea corespunzătoare a înregistrărilor în contabilitate, să se respecte următoarele reguli: documentele justificative să fie întocmite corect şi la timp de către entităţile beneficiare, acestea răspunzând de realitatea datelor înscrise în documentele respective; documentele contabile, întocmite de terţi pe baza documentelor justificative, trebuie predate entităţilor beneficiare, împreună cu documentele justificative, la termenele stabilite prin contractele sau convenţiile civile încheiate, terţii răspunzând de corectitudinea prelucrării datelor.  (pct.17 din Normele generale de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile)

Întrebare: Este respectată această prevedere? Poate fi probată respectarea prevederii în cauză?

23. În vederea înregistrării în jurnale, fişe şi în celelalte documente contabile a operaţiunilor economico-financiare consemnate în documentele justificative, potrivit formelor de înregistrare în contabilitate utilizate de entităţi, se poate face contarea documentelor justificative, indicându-se simbolurile conturilor sintetice şi analitice, debitoare şi creditoare, în conformitate cu planul de conturi aplicabil. (pct.18 din Normele generale de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile)

Întrebare: Este respectată această prevedere? Poate fi probată respectarea prevederii în cauză?

24.  Înregistrările în contabilitate se fac prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor sau manual. (pct.19 din Normele generale de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile)

Întrebare: Este respectată această prevedere? Poate fi probată respectarea prevederii în cauză?

25. Înregistrările în contabilitatea sintetică şi analitică se fac pe bază de documente justificative, fie document cu document, fie pe baza unui centralizator în care sunt înscrise mai multe documente justificative al căror conţinut se referă la operaţiuni de aceeaşi natură şi din aceeaşi perioadă. În cazul operaţiunilor contabile pentru care nu se întocmesc documente justificative, înregistrările în contabilitate se fac pe bază de note de contabilitate care au la bază note justificative sau note de calcul, după caz. În cazul stornărilor, pe documentul iniţial se menţionează numărul şi data notei de contabilitate prin care s-a efectuat stornarea operaţiunii, iar în nota de contabilitate de stornare se menţionează documentul, data şi numărul de ordine ale operaţiunii care face obiectul stornării. (pct.20 din Normele generale de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile)

Întrebare: Este respectată această prevedere? Poate fi probată respectarea prevederii în cauză?

26. Înregistrările în contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor după data de întocmire sau de intrare a acestora în entitate şi sistematic, în conturi sintetice şi analitice, în conformitate cu regulile stabilite pentru fiecare formă de înregistrare în contabilitate. (pct.21 din Normele generale de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile)

Întrebare: Este respectată această prevedere? Poate fi probată respectarea prevederii în cauză?

27. Modelele documentelor financiar-contabile pot fi adaptate în funcţie de specificul şi necesităţile entităţilor, cu condiţia respectării conţinutului de informaţii şi a normelor de întocmire şi utilizare a acestora. Acestea pot fi pretipărite sau editate cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor. Numărul de exemplare al documentelor financiar-contabile se stabileşte prin proceduri proprii, în funcţie de necesităţile entităţilor. (pct.22 din Normele generale de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile)

Întrebare: Este respectată această prevedere? Poate fi probată respectarea prevederii în cauză?

28. În situaţia în care activitatea de întocmire a documentelor financiar-contabile este încredinţată în baza unui contract de prestări de servicii unor persoane fizice sau juridice, normele proprii interne de întocmire şi utilizare a documentelor respective se adaptează în mod corespunzător, fiind obligatoriu să se prevadă în contract clauze referitoare la întocmirea şi utilizarea formularelor în aceste condiţii. Entităţile pot stabili norme proprii de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile, cu condiţia ca acestea să nu contravină reglementărilor legale în vigoare. (pct.23 din Normele generale de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile)

Întrebare: Este respectată această prevedere? Poate fi probată respectarea prevederii în cauză?

29.  Entităţile vor asigura un regim intern de numerotare a documentelor financiar-contabile, astfel:

– persoanele care răspund de organizarea şi conducerea contabilităţii vor desemna, prin decizie internă scrisă, o persoană sau mai multe, după caz, care să aibă atribuţii privind alocarea şi gestionarea numerelor aferente;

– fiecare document va avea un număr de ordine sau o serie, după caz, număr sau serie ce trebuie să fie secvenţial(ă), stabilit(ă) de entitate. În alocarea numerelor se va ţine cont de structura organizatorică, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.;

– entităţile vor emite proceduri proprii de stabilire şi/sau alocare de numere ori serii, după caz, prin care se va menţiona, pentru fiecare exerciţiu financiar, care este numărul sau seria de la care se emite primul document.

(pct.24 din Normele generale de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile)

Întrebare: Este respectată această prevedere? Poate fi probată respectarea prevederii în cauză?

30. Factura este document justificativ care stă la baza înregistrării în contabilitate a operaţiunilor economice. Pentru operaţiunile economice pentru care, conform prevederilor Codului fiscal, nu există obligaţia întocmirii facturii, înregistrarea în contabilitate a acestora se efectuează pe baza contractelor încheiate între părţi şi a documentelor financiar- contabile sau bancare care să ateste acele operaţiuni, cum sunt: aviz de însoţire a mărfii, chitanţă, dispoziţie de plată/încasare, extras de cont bancar, notă de contabilitate etc., după caz. Toate operaţiunile privind factura (întocmire, utilizare, arhivare, corectare, reconstituire) se efectuează conform prevederilor Codului fiscal şi ale Normelor metodologice de aplicare a acestuia. (pct.25 și 26 din Normele generale de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile)

Întrebare: Este respectată această prevedere? Poate fi probată respectarea prevederii în cauză?

31. Contabilizarea elementelor bilanțiere se face ţinând seama de fondul economic al tranzacţiei. (pct. 57 alin. (1) din Reglementările contabile privind situaţiile financiare anuale individuale şi situaţiile financiare anuale consolidate aprobate prin Ordinul MFP nr. 1802/2014)

Întrebare: Este respectată această prevedere? Poate fi probată respectarea prevederii în cauză?

32. Evenimentele şi operaţiunile economico-financiare trebuie evidenţiate în contabilitate în baza documentelor justificative. Documentele justificative care stau la baza înregistrării în contabilitate a operaţiunilor economico-financiare trebuie să reflecte întocmai modul cum acestea se produc, respectiv să fie în concordanţă cu realitatea. (pct. 57 alin. (2) din Reglementările contabile privind situaţiile financiare anuale individuale şi situaţiile financiare anuale consolidate aprobate prin Ordinul MFP nr. 1802/2014)

Întrebare: Este respectată această prevedere? Poate fi probată respectarea prevederii în cauză? 

33. Pentru verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operaţiunilor efectuate se întocmeşte balanţa de verificare, cel puţin la încheierea exerciţiului financiar, la termenele de întocmire a situaţiilor financiare, a raportărilor contabile, precum şi la finele perioadei pentru care entitatea trebuie să întocmească declaraţia privind impozitul pe profit/venit, potrivit legii. (art. 22 din Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare)

Întrebare: Este respectată această prevedere? Poate fi probată respectarea prevederii în cauză?

34. Administratorii entităţii trebuie să aprobe politici contabile pentru operaţiunile derulate, inclusiv proceduri proprii pentru situaţiile prevăzute de legislaţie. În cazul entităţilor care nu au administratori, politicile contabile se aprobă de persoanele care au obligaţia gestionării entităţii respective. Aceste politici trebuie elaborate având în vedere specificul activităţii, de către specialişti în domeniul economic şi tehnic, cunoscători ai activităţii desfăşurate şi ai strategiei adoptate de entitate. (pct. 61 din Reglementările contabile privind situaţiile financiare anuale individuale şi situaţiile financiare anuale consolidate aprobate prin Ordinul MFP nr. 1802/2014)

Întrebare: Este respectată această prevedere? Poate fi probată respectarea prevederii în cauză?

Așadar, am marcat punct cu punct cum poate fi rezulta sau nu calitatea de document justificat în contabilitate, dacă facem testul respectării cadrului legal în materia contabilității primare.

35. Răspunderea pentru aplicarea necorespunzătoare a reglementărilor contabile revine directorului economic, contabilului-şef sau altei persoane împuternicite să îndeplinească această funcţie, împreună cu personalul din subordine. În cazul în care contabilitatea este condusă pe bază de contract de prestări de servicii, încheiat cu persoane fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre ale CECCAR, răspunderea pentru conducerea contabilității revine acestora, potrivit legii şi prevederilor contractuale. (art. 10 alin. (4) din Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare)

36. Faptele contravenționale în domeniul contabilității și sancționarea acestora sunt reglementate la art. 41 și art. 42 din Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare.

În lumina celor mai sus prezentate, din practica contabilității de astăzi se constată că are multă însemnătate procedurarea activităților unei societăți și modul cum este trasată matricea responsabilităților. În concluzie, ,,oamenii se acoperă cu hârtii,,!

Temei legal:

• Legea societăților nr. 31/1990, republicată, cu modificările și completările ulterioare;
• Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare;
• Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificările și completările ulterioare;
• Hotărârea Guvernului nr. 1/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificările și completările ulterioare;
• Legea nr. 207/2015 privind Codul de procedură fiscală, cu modificările și completările ulterioare;
• Legea nr. 287/2009 privind Codul civil, cu modificările și completările ulterioare;
• Reglementările contabile privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate aprobate prin OMFP nr. 1802/2014, cu modificările și completările ulterioare;
• Ordinul MFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile;
• Ordinul MFP nr. 2861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii.

Rapid actualizată, platforma legislativă Indaco Lege5 este instrumentul ideal pentru urmărirea modificărilor legislative, mai ales în contexul decretării stării de urgență pe teritoriul României