În contextul accelerării proceselor de digitalizare a activității judiciare, în Monitorul Oficial al României, Partea I nr. 586 din 24 iunie 2025, a fost publicată Hotărârea nr. 1505/2025 a Secției pentru judecători a Consiliului Superior al Magistraturii (CSM) pentru modificarea și completarea Regulamentului de ordine interioară al instanțelor judecătorești (ROI), aprobat inițial prin Hotărârea CSM nr. 3.243/2022.

Modificările legislative au la bază propunerea Comisiei nr. 2 – Resurse umane și organizare din cadrul CSM, care, în ședința din 5 iunie 2025, și-a însușit nota Direcției Legislație, Documentare și Contencios (DLDC), susținând introducerea unor norme procedurale clare pentru:

• utilizarea aplicației informatice OptiMapp în activitatea managerială și administrativă a instanțelor;
• standardizarea formatului documentelor transmise electronic (exclusiv PDF);
• simplificarea operațiunilor de închidere a pozițiilor privind cheltuielile și amenzile judiciare în registrul de executări penale.

Modificările esențiale aduse ROI includ:

1. Introducerea articolelor 11¹, 49¹și 79¹, care prevăd obligativitatea utilizării aplicației informatice OptiMapp de către conducătorii instanțelor, grefieri șefi, personalul economico-financiar și personalul din biroul de relații publice, în exercitarea atribuțiilor manageriale. Este prevăzut, totodată, un mecanism intern pentru transmiterea de propuneri de îmbunătățire către CSM.
2. Standardizarea transmiterii documentelor electronice (art. 94¹):
• Cererile adresate instanței și înscrisurile însoțitoare transmise prin e-mail trebuie să fie exclusiv în format PDF;
• Nu se acceptă linkuri sau alte formate, cu excepția solicitărilor exprese ale instanței;
• Mesajele neconforme nu vor fi procesate, iar expeditorul va fi notificat.
3. Modificarea art. 83 alin. (1), consacrând principiul informatizării registrelor și condicilor instanței, cu posibilitatea utilizării suportului hârtie doar în cazuri excepționale, în absența funcționalităților informatice necesare.
   Acestea se pot păstra şi pe suport hârtie, în măsura în care aplicațiile informatice existente (ECRIS, Optimapp etc.) nu asigură toate funcționalitățile necesare pentru evidența completă a activităților. În măsura în care nu este posibilă, din motive obiective, utilizarea aplicațiilor informatice pentru derularea activităților judiciare şi/sau administrative, se vor utiliza alte metode de înregistrare, urmând ca înregistrările digitale să fie actualizate ulterior, în timp util, cu sprijinul specialiștilor IT.
4. Revizuirea art. 147 lit. b), care prevede că închiderea poziției din registrul de executări penale se face la primirea confirmării transmiterii comunicărilor, aliniind astfel procedura penală la practica deja consacrată în executările civile.

Concluzii și implicații

Prin adoptarea Hotărârii nr. 1505/2025, CSM consolidează cadrul normativ pentru digitalizarea efectivă și unitară a activității instanțelor, consolidând rolul aplicațiilor informatice precum OptiMapp și încurajând utilizarea documentelor în format

Fundament normativ

Hotărârea CSM nr. 1505/2025 a fost emisă în temeiul:

• art. 133 alin. (5) și (7) din Constituția României, republicată;
• art. 23 alin. (1) din Legea nr. 305/2022 privind Consiliul Superior al Magistraturii;
• art. 152 alin. (2) din Legea nr. 304/2022 privind organizarea judiciară, cu modificările ulterioare.