Întrebare. Bună ziua. Ce document trebuie întocmit de către persoana de la casierie atunci când se  achită unui angajat sume în numerar cu titlu de avans pentru cheltuieli de deplasare? Mulțumesc. Opinie.

1. În speță se aplică dispozițiile Ordinului MFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile. Persoana de la casierie atunci când achită unui angajat sume în numerar cu titlu de avans pentru cheltuieli de deplasare va întocmi Dispoziţia de plată/încasare către casierie.
2. Se vor avea în vedere și aplicarea corespunzătoare a prevederilor cuporinse în Decretul nr. 209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operatiilor de casa ale unitatilor socialiste. De asemenea, un alt act care trebuie aplicat în mod corespunzător este Legea nr. 70/2015 pentru întărirea disciplinei financiare privind operaţiunile de încasări şi plăţi în numerar şi pentru modificarea şi completarea Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 193/2002 privind introducerea sistemelor moderne de plată.

3. Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat şi aprobat, precum şi a celor care le-au înregistrat în contabilitate, după caz.
4. Ca document justificativ, dispoziţia de plată/încasare către casierie trebuie să conțină informații cel puțin despre:

• denumirea unităţii;
• denumire formular: plată/încasare;
• numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
• numele şi prenumele, precum şi funcţia (calitatea) persoanei care încasează/restituie suma;
• suma încasată/restituită (în cifre şi în litere); scopul încasării/plăţii;
• semnături: conducătorul unităţii, viza de control financiar preventiv, compartimentul financiar-contabil;
• date suplimentare privind beneficiarul sumei: actul de identitate, suma primită, data şi semnătura;
• casier; suma plătită/încasată; data şi semnătura.

5. Dispoziţia de plată/încasare către casierie se utilizează ca: (i) dispoziţie pentru casierie, în vederea achitării în numerar a unor sume, potrivit dispoziţiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum şi a diferenţei de încasat de către titularul de avans în cazul justificării unor sume mai mari decât avansul primit, pentru procurare de materiale etc.;  (ii) dispoziţie pentru casierie, în vederea încasării în numerar a unor sume care nu reprezintă venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispoziţiilor legale;  (iii) document justificativ de înregistrare în registrul de casă şi în contabilitate, în cazul plăţilor în numerar efectuate fără alt document justificativ.
6. Dispoziţia de plată/încasare către casierie se întocmeşte în două exemplare de către compartimentul financiar-contabil:

- în cazul utilizării ca dispoziţie de plată, când nu există alte documente prin care se dispune plata (exemplu: stat de salarii sau lista de avans salarii etc.); - în cazul utilizării ca dispoziţie de plată a avansurilor pentru cheltuielile de deplasare, procurare de materiale etc.; - în cazul utilizării ca dispoziţie de încasare, când nu există alte documente prin care se dispune încasarea (avize de plată, somaţii de plată etc.). Se semnează de întocmire la compartimentul financiar-contabil.

7. Dispoziţia de plată/încasare către casierie circulă:

- la persoana autorizată să exercite controlul financiar preventiv, pentru viză în cazurile prevăzute de lege; - la persoanele autorizate să aprobe încasarea sau plata sumelor respective; - la casierie, pentru efectuarea operaţiunii de încasare sau plată, după caz, şi se semnează de casier; în cazul plăţilor se semnează şi de către persoana care a primit suma; - la compartimentul financiar-contabil, anexă la registrul de casă, pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitate (exemplarul 2); - la plătitor (exemplarul 1).

8. Dispoziţia de plată/încasare se arhivează la compartimentul financiar-contabil, anexă la registrul de casă.
9. Administratorii entităţii trebuie să aprobe politici contabile pentru operaţiunile derulate, inclusiv proceduri proprii pentru situaţiile prevăzute de legislaţie. În cazul entităţilor care nu au administratori, politicile contabile se aprobă de persoanele care au obligaţia gestionării entităţii respective. Aceste politici trebuie elaborate având în vedere specificul activităţii, de către specialişti în domeniul economic şi tehnic, cunoscători ai activităţii desfăşurate şi ai strategiei adoptate de entitate. La elaborarea politicilor contabile trebuie respectate prevederile cuprinse în Reglementările contabile privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate aprobate prin OMFP nr. 1802/2014, cu modificările și completările ulterioare. (punctul 61 din Reglementările contabile privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate aprobate prin OMFP nr. 1802/2014, cu modificările și completările ulterioare) 

10. Regimul juridic aplicabil este reglementat la art. 41 și art. 42 din Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare.

  Temei legal:

• Legea societăților nr. 31/1990, republicată, cu modificările și completările ulterioare;
• Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare;
• Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificările și completările ulterioare;
• Hotărârea Guvernului nr. 1/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificările și completările ulterioare;
• Legea nr. 207/2015 privind Codul de procedură fiscală, cu modificările și completările ulterioare;
• Legea nr. 287/2009 privind Codul civil, cu modificările și completările ulterioare;
• Reglementările contabile privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate aprobate prin OMFP nr. 1802/2014, cu modificările și completările ulterioare;
• Ordinul MFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile;
• Ordinul MFP nr. 2861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii.

Rapid actualizată, platforma Indaco Lege5 este instrumentul ideal pentru urmărirea modificărilor legislative, consultarea doctrinei sau informații despre companii.