CONTABILITATE PRACTICĂ: Scoaterea din evidenţa contabilă a licenţelor depăşite fizic şi moral

Problemă întâlnită în practică: Societatea X SRL este persoană juridică română, înfiinţată conform Legii societăţilor nr. 31/1990, neînregistrată în scopuri de TVA, plătitoare de impozit pe profit, având ca obiect de activitate editarea revistelor şi periodicelor. Până în 2016, societatea a utilizat ca sistem de operare pentru toate calculatoarele bătrânul Windows XP. Din 2017, prin decizie AGA, s-a stabilit că toate calculatoarele vechi vor fi înlocuite cu staţii noi care vor avea ca sistem de operare Microsoft Windows 7 Professional, 32/64bit, English GGK SP1. Se pune problema scoaterii din evidenţă a licenţelor Windows XP.

Modul de abordare al problemei

Temei legal

1. Din punct de vedere contabil, cadrul legal aplicabil arată următoarele:

• Recunoaşterea unui element drept imobilizare necorporală prevede ca entitatea să demonstreze că elementul respectiv îndeplineşte două condiţii cumulative, respectiv:  definiţia unei imobilizări necorporale şi criteriile generale de recunoaştere. (punctul 153 alin. 1 din Ordinul MFP nr. 1802/2014)
• Legiuitorul defineşte o imobilizare necorporală ca fiind un activ nemonetar identificabil fără formă fizică. (punctul 144 alin. 1 din Ordinul MFP nr. 1802/2014)
• Dacă un element nu îndeplineşte condiţiile de recunoaştere a unei imobilizări necorporale, costul aferent achiziţiei sau realizării sale pe plan intern este recunoscut drept cheltuială în momentul în care este suportat. (punctul 144 alin. 2 teza 1 din Ordinul MFP nr. 1802/2014)
• Anumite imobilizări necorporale pot fi conţinute în sau pe suporturi fizice, cum ar fi un compact-disc (în cazul programelor informatice), documentaţia legală (în cazul licenţelor sau al brevetelor) ori pe film. (punctul 148 teza 1 din Ordinul MFP nr. 1802/2014)
• Pentru a stabili dacă o imobilizare care încorporează atât elemente corporale, cât şi necorporale trebuie tratată ca imobilizare corporală sau ca imobilizare necorporală, o entitate îşi utilizează raţionamentul pentru a evalua care element este mai semnificativ. (punctul 148 teza 2 din Ordinul MFP nr. 1802/2014)
• Legiuitorul stabileşte că un program informatic pentru un utilaj computerizat care nu poate funcţiona fără programul respectiv este parte integrantă a respectivului hardware şi este tratat ca imobilizare corporală. (punctul 148 teza 3 din Ordinul MFP nr. 1802/2014)
• Tratamentul aplicat unui program informatic pentru un utilaj computerizat care nu poate funcţiona fără programul respectiv este valabil şi pentru sistemul de operare al unui computer. (punctul 148 teza 4 din Ordinul MFP nr. 1802/2014)
• În cazul în care nu fac parte integrantă din echipamentul aferent, programele informatice sunt tratate ca imobilizări necorporale. (punctul 148 teza 5 din Ordinul MFP nr. 1802/2014)
• Recunoaşterea costurilor în valoarea contabilă a unei imobilizări necorporale încetează atunci când activul se află în starea necesară pentru a putea funcţiona în maniera intenţionată de conducere. (punctul 160 din Ordinul MFP nr. 1802/2014)
• Programele informatice, precum şi celelalte imobilizări necorporale înregistrate la elementul „Alte imobilizări necorporale” se amortizează pe durata prevăzută pentru utilizarea lor de către entitatea care le deţine. (punctul 186 alin. 2 din Ordinul MFP nr. 1802/2014)
• În cazul programelor informatice achiziţionate împreună cu licenţele de utilizare, dacă se poate efectua o separare între cele două active, acestea sunt contabilizate şi amortizate separat. (punctul 186 alin. 3 din Ordinul MFP nr. 1802/2014)
• Legiuitorul stabileşte că imobilizare necorporală trebuie prezentată în bilanţ la valoarea de intrare, mai puţin ajustările cumulate de valoare. (punctul 187 din Ordinul MFP nr. 1802/2014)
• Legiuitorul stabileşte că imobilizare necorporală trebuie scoasă din evidenţă la cedare sau atunci când niciun beneficiu economic viitor nu mai este aşteptat din utilizarea ori din cedarea sa. (punctul 188 din Ordinul MFP nr. 1802/2014)
• În cazul scoaterii din evidenţă a unei imobilizări necorporale, sunt evidenţiate distinct veniturile din vânzare, cheltuielile reprezentând valoarea neamortizată a imobilizării şi alte cheltuieli legate de cedarea acesteia. (punctul 189 alin. 1 din Ordinul MFP nr. 1802/2014)
• În scopul prezentării în contul de profit şi pierdere, câştigurile sau pierderile care apar odată cu încetarea utilizării sau ieşirea unei imobilizări necorporale se determină ca diferenţă între veniturile generate de ieşirea activului şi valoarea sa neamortizată, inclusiv cheltuielile ocazionate de cedarea acestuia, şi trebuie prezentate ca valoare netă, ca venituri sau cheltuieli, după caz, în contul de profit şi pierdere, la elementul „Alte venituri din exploatare”, respectiv „Alte cheltuieli de exploatare”, după caz. (punctul 189 alin. 2 din Ordinul MFP nr. 1802/2014) 

Procedura de înregistrare a operațiunilor economic-financiare în contabilitate

2. Cazul supus atenţiei presupune contabilizarea operaţiunii de scoatere din evidenţă a licenţelor Windows XP instalate pe calculatoarele firmei, în contextul în care sistemul de operare a fost reflectat în contabilitatea entităţii ca şi licenţe, după cum urmează:

•  Se reflectă înregistarea scoaterii din evidenţă a licenţelor Windows XP parţial amortizate:

•  Se reflectă înregistarea scoaterii din evidenţă a licenţelor Windows XP integral amortizate:

3. O altă abordare, dacă licenţele Windows XP instalate pe calculatoarele firmei ar fi fost reflectate iniţial ca şi alte imobilizări necorporale:

•  Se reflectă înregistarea scoaterii din evidenţă a licenţelor Windows XP parţial amortizate:

• Se reflectă înregistarea scoaterii din evidenţă a licenţelor Windows XP integral amortizate:

Aspecte privind principalele documente aplicabile speţei

4. In speţă, documentaţia pentru licenţele Windows se referă la: facturi, contracte, procese verbale de recepţie, proces verbal de declasare, listă de inventariere, note contabile, situaţii de calcul. (Ordinul MFP nr. 2634/2015). 

5. Pentru scoaterea din evidenţă a licenţelor Windows XP, Ordinul MFP nr. 2634/2015 vorbeşte despre proces verbal de declasare. Prin acest document se constată îndeplinirea condiţiilor necesare pentru scoaterea din evidenţă a licenţelor Windows XP. De asemenea, prin acest document se consemnează scoaterea efectivă din funcţiune a licenţelor Windows XP. 

6.  Sub condiția respectării minimului de informații prevăzut de lege, modelele documentelor financiar-contabile se adaptează la necesitățile firmei,. Acestea se reglementează la nivelul firmei prin politici. Politicile firmei se aprobă de către conducerea acesteia. Existența politicilor contabile și aprobarea acestora de către conducere este obligatorie. (punctul 22 din Normele generale de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile date aprobate prin Ordinul MFP nr. 2634/2015). 

7. Răspunderea persoanelor care au întocmit, vizat şi aprobat documentele financiar-contabile, precum şi a celor care le-au înregistrat în contabilitate este instituită prin Legea contabilității. Aceste aspecte trebuie prevăzute in regulamentul de organizare și funcționare al firmei (la nivel de funcție), precum și in fișa de post (la nivel de persoană). (art. 6 alin.2 din Legea nr. 82/1991). 

Regimul sancţionatoriu

8.  Deţinerea, cu orice titlu, de elemente de natura activelor şi datoriilor, fără să fie înregistrate în contabilitate, constituie contravenţie şi se sancţionează cu amendă de la 1.000 lei la 10.000 lei. (art. 41 punctul 1 şi art. 42 alin. 1 liniuţa 1 din Legea nr. 82/1991).

9.  Efectuarea de operaţiuni economico-financiare, fără să fie înregistrate în contabilitate, constituie contravenţie şi se sancţionează cu amendă de la 1.000 lei la 10.000 lei. (art. 41 punctul 1 şi art. 42 alin. 1 liniuţa 1 din Legea nr. 82/1991).

10.  Nerespectarea reglementărilor contabile cu privire la întocmirea şi utilizarea documentelor justificative şi contabile pentru toate operaţiunile efectuate, constituie contravenţie şi se sancţionează cu amendă de la 300 lei la 4.000 lei. (art. 41 punctul 2 lit. c şi art. 42 alin. 1 liniuţa 2 din Legea nr. 82/1991).

11.  Nerespectarea reglementărilor contabile cu privire la înregistrarea în contabilitate a documentelor justificative şi contabile pentru toate operaţiunile efectuate, în perioada la care se referă, constituie contravenţie şi se sancţionează cu amendă de la 300 lei la 4.000 lei. (art. 41 punctul 2 lit. c şi art. 42 alin. 1 liniuţa 2 din Legea nr. 82/1991).

12.  Nerespectarea reglementărilor contabile cu privire la păstrarea şi arhivarea documentelor justificative şi contabile pentru toate operaţiunile efectuate, precum şi reconstituirea documentelor pierdute, sustrase sau distruse constituie contravenţie şi se sancţionează cu amendă de la 300 lei la 4.000 lei. (art. 41 punctul 2 lit. c şi art. 42 alin. 1 liniuţa 2 din Legea nr. 82/1991).

Temei legal

• Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
• Legea societăţilor nr. 31/1990, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
• Ordinul MFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile
• Ordinul MFP nr. 1802/2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situaţiile financiare anuale individuale şi situaţiile financiare anuale consolidate, cu modificările şi completările ulterioare;
• Legea nr. 227/2015 privind codul fiscal, cu modificările şi completările ulterioare.