În temeiul prevederilor din Legea cadastrului şi a publicităţii imobiliare nr. 7/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, în îndeplinirea obligaţiilor ce le revin, instituţiile publice şi notarii publici trebuie să aibă acces direct, permanent, personal sau prin reprezentant ori on-line la cărţile funciare în format electronic, în vederea obţinerii pe cale electronică a extraselor de carte funciară şi transmiterii actelor instrumentate în vederea înscrierii acestora în cartea funciară.

Agenţia Naţională de Cadastru şi Publicitate Imobiliară a avut termen, până la 31 decembrie 2012, să asigure punerea în aplicare a acestor dispoziţii. Aşa cum s-a prevăzut prin aceeaşi lege, între Agenţia naţională şi UNNPR a fost încheiat Protocolul de colaborare nr. 429312/2010, publicat în Monitorul oficial nr. 475/2010.

Recentul act adiţional nr. 3.574/13.955/2012 (aprobat prin Ordinul 1026/2012 publicat în Monitorul oficial nr. 704 din 15 octombrie a.c.) este de natură să faciliteze comunicarea dintre cele două instituţii, prin modificările şi completările pe care le aduce la Protocolul de colaborare.

Semnalăm, mai întâi, simplificările privind comunicarea, în vederea îndeplinirii prevederilor din Legea nr. 7/1996 privind cercetarea cărţii funciare şi eliberarea de extrase de carte funciară şi certificate sau copii legalizate de pe acestea.

Astfel, Agenţia Naţională este obligată să elibereze, la cerere, notarilor publici extrase sau, după caz, copii ale cărţilor funciare ori certificate de sarcini. Atât cererea, cât şi certificatele, extrasele şi copiile pot fi transmise între notarul public şi birourile de cadastru şi publicitate imobiliară prin fax şi – ATENŢIE – prin e-mail, on-line sau prin orice altă modalitate de comunicare care asigură confirmarea de primire.

Eliberarea documentelor solicitate nu va fi condiţionată de primirea cererilor în original. În cazul în care extrasul de carte funciară a fost transmis prin fax, e-mail, on-line, originalul acestuia va fi comunicat prin poştă – şi din nou atragem atenţia asupra noutăţilor privind comunicarea – numai la solicitarea expresă a biroului notarial.

De asemenea, oficiile de cadastru şi publicitate imobiliară sunt obligate să primească cererile de înscriere în cartea funciară şi actele ataşate la acestea, transmise de către notarii publici şi prin fax, e-mail sau on-line.

Cele două instituţii au mai hotărât să introducă, prin acelaşi act adiţional, o reglementare expresă privind procedura comunicării on-line a actelor între notarii publici şi oficiile teritoriale. Astfel, ANCPI, prin oficiile teritoriale, va asigura notarilor publici posibilitatea înregistrării on-line a cererilor, prin acces la modulul «Registrul General de Intrare» (RGI) al sistemului informatic. Completările, pe această temă, la protocol detaliază totodată aspecte tehnice privind:

- accesul şi retragerea dreptului de acces al notarului public la platforma informatică;

- securizarea accesului, pe bază de parolă statică sau certificat digital;

- implementarea, în etape, a accesului notarilor publici la modulul RGI;

- disponibilitatea sistemului va fi deschisă notarilor publici pentru cereri de eliberare a extraselor pentru autentificare şi pentru cereri de înscriere în cartea funciară în programul de lucru al birourilor de cadastru şi publicitate imobiliară;

Până la sfârşitul anului în curs, ANCPI trebuie să asigure mijloacele tehnice pentru acordarea accesului permanent al notarilor publici, în mod gratuit, la consultarea cărţilor funciare în format electronic. În situaţia în care cărţile funciare solicitate sunt disponibile numai în format hârtie, acestea vor fi convertite în vederea prestării serviciului solicitat.

În mod similar, UNNPR va asigura ANCPI acces gratuit la registrele naţionale electronice notariale a căror consultare este justificată pentru buna desfăşurare a activităţii ANCPI, după o procedură stabilită cu administratorul registrelor naţionale de evidenţă informatizată a unor proceduri şi acte notariale.