Comentarii privind eliminarea obligației de a aplica ștampila pe documente

Problemă întâlnită în practică: Având în vedere faptul că documentele sunt valabile fără ştampilă, rezultă că oricine poate elabora documente în numele tău iar tu eşti răspunzător în oricare dintre situaţii.

Punct de vedere al autorului

1. Eliminarea obligației de a aplica ștampila pe documente a fost introdusă prin Ordonanța Guvernului nr. 17/2015 privind reglementarea unor măsuri fiscal-bugetare și modificarea și completarea unor acte normative, publicată în Monitorul Oficial, Partea I, nr. 540 din 20 iulie 2015, act normativ care îşi produce efecte începând cu data de 23 iulie 2015.

2. Potrivit art. V din Ordonanța Guvernului nr. 17/2015, se prevăd următoarele: “Art. V. – (1) Persoanele fizice, persoanele juridice de drept privat, precum și entitățile fără personalitate juridică nu au obligația de a aplica ștampila pe declarații, cereri sau orice alte documente depuse la instituțiile sau autoritățile publice. (2) Persoanele fizice, persoanele juridice de drept privat, precum și entitățile fără personalitate juridică nu au obligația de a aplica ștampila pe documente sau orice alte înscrisuri emise în relația dintre acestea. (3) La data intrării în vigoare a prezentei ordonanțe se abrogă toate prevederile legale referitoare la obligația aplicării ștampilei de către persoanele și entitățile prevăzute la alin. (1) și (2).”

3. Art. V din Ordonanța Guvernului nr. 17/2015 a fost modificat prin art. VII din Ordonanța de urgență nr. 49/2017 privind unele măsuri în vederea accelerării implementării proiectelor de infrastructură de transport de interes național, pentru modificarea și completarea Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 40/2015 privind gestionarea financiară a fondurilor europene pentru perioada de programare 2014-2020, pentru completarea Legii nr. 105/2011 privind gestionarea și utilizarea fondurilor externe nerambursabile și a cofinanțării publice naționale, pentru obiectivul „Cooperare Teritorială Europeană”, precum și pentru modificarea și completarea Ordonanței Guvernului nr. 17/2015 privind reglementarea unor măsuri fiscal-bugetare și modificarea și completarea unor acte normative, publicată în Monitorul Oficial, Partea I nr. 507 din 30 iunie 2017. 

4. Potrivit art. VII din Ordonanța de urgență nr. 49/2017,

“1. Alineatul (1) se modifică și va avea următorul cuprins: „(1) Persoanele fizice, persoanele juridice de drept privat, precum și entitățile fără personalitate juridică nu au obligația de a aplica ștampila pe declarații, cereri, contracte sau orice alte documente sau înscrisuri depuse la instituțiile sau autoritățile publice ori emise sau încheiate în relația cu instituțiile sau autoritățile publice.”

2. După alineatul (1) se introduce un nou alineat, alineatul (1^1), cu următorul cuprins: „(1^1) Fapta de a solicita persoanelor fizice, persoanelor juridice de drept privat, precum și entităților fără personalitate juridică aplicarea ștampilei pe declarații, cereri, contracte sau orice alte documente sau înscrisuri, săvârșită de către persoana din cadrul unei instituții sau autorități publice, constituie abatere disciplinară și atrage răspunderea disciplinară a acesteia, conform prevederilor legale.” 

5. Art. VII din Ordonanța de urgență nr. 49/2017 intră în vigoare în termen de 30 de zile de la publicarea prezentei ordonanțe de urgență în Monitorul Oficial al României, Partea I, respectiv 30 iulie 2017. 

Comentarii

6. Subiecţii cărora li se aplică eliminarea obligației de a aplica ștampila pe documente sunt persoanele fizice, persoanele juridice de drept privat, precum și entitățile fără personalitate juridică. Prin urmare, persoanele juridice de drept public au în continuare obligaţia de a aplica ştampila pe toate documentele pe care le emit.

7. Persoanele juridice de drept public nu au dreptul de a cere persoanelor fizice, persoanelor juridice de drept privat, precum și entităților fără personalitate juridică aplicarea ștampilei pe declarații, cereri, contracte sau orice alte documente sau înscrisuri ale acestora din urmă, sub sancțiunea răspunderii disciplinare.

8. Potrivit art. 191 din Legea nr. 134/2010 privind Codul de procedură civilă, cu modificările și completările ulterioare, “(1) Persoanele juridice de drept public se înfiinţează prin lege. (2) Prin excepţie de la dispoziţiile alin. (1), în cazurile anume prevăzute de lege, persoanele juridice de drept public se pot înfiinţa prin acte ale autorităţilor administraţiei publice centrale sau locale ori prin alte moduri prevăzute de lege.”.

9. Obiectul eliminării obligației de a aplica ștampila se referă la:

• declarațiile, cererile sau orice alte documente depuse la instituțiile sau autoritățile publice de către persoanele fizice, persoanele juridice de drept privat, precum și entitățile fără personalitate juridică.
• documentele sau orice alte înscrisuri emise în relația dintre persoanele fizice, persoanele juridice de drept privat, precum și entitățile fără personalitate juridică. 

10. Nu fac obiectul eliminării obligației de a aplica ștampila documententele emise de către persoanele juridice de drept public înfiinţate prin lege sau prin acte ale autorităţilor administraţiei publice centrale sau locale ori prin alte moduri prevăzute de lege. Astfel, persoanele juridice înfiinţate prin lege specială, precum avocaţii, notarii, medicii, experţii contabili, nu intră în categoria  subiecţilor cărora li se aplică eliminarea obligației de a aplica ștampila pe documente.

11. Constituie abatere disciplinară și atrage răspunderea disciplinară fapta de a solicita persoanelor fizice, persoanelor juridice de drept privat, precum și entităților fără personalitate juridică aplicarea ștampilei pe declarații, cereri, contracte sau orice alte documente sau înscrisuri, săvârșită de către persoana din cadrul unei instituții sau autorități publice.

12. Persoanele fizice, persoanele juridice de drept privat, precum și entitățile fără personalitate juridică pot opta în continuare să utilizeze ştampila pe documentele pe care le emit, întrucât art. V din Ordonanța Guvernului nr. 17/2015 spune că acestea “nu au obligația de a aplica ștampila”. Aşadar, dispare obligaţia imperativă şi se naşte dreptul de a opta sau nu în a utiliza ştampila.

13. Deci, toate raporturile juridice care se nasc între agenţii economici sau între agenţii economici şi instituţiile/autorităţile statului pot purta numai semnătura reprezentantului legal al acestora sau numai semnatura persoanei autorizate pentru efectuare tranzacţiei sau a operaţiunii, fără a mai exista obligativitatea aplicării ştampilei, aceasta fiind opțională.

Cazuri particulare

14. Semnarea și ștampilarea raportului de expertiză sunt obligatorii. Potrivit Standardului profesional nr. 35 emis de CECCAR, „3532. Raportul de expertiză contabilă se parafează şi se semnează filă de filă, inclusiv anexele. Comentariu: 3532.1. Pentru a evita orice «dispute» cu privire la originalitatea raportului de expertiză contabilă, acesta, inclusiv anexele, se parafează şi se semnează de către expertul(ţii) contabil(i) pe fiecare pagină în parte. Toate exemplarele parafate şi semnate de expertul(ţii) contabil(i) în original au calitatea de rapoarte de expertiză contabilă originale. Toate celelalte au calitatea de copii, indiferent de tehnicile de multiplicare.” 

15. Ștampilarea raportului de audit nu este obligatorie, fiind opțională. Punctul 565 alin. (2) din Reglementările contabile privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate aprobate prin Ordinul MFP nr. 1802/2014, „Raportul de audit se semnează și se datează de către auditorul statutar. În cazul în care auditul statutar este efectuat de o firmă de audit, raportul de audit poartă semnătura cel puțin a auditorului/auditorilor statutar(i) care a(u) efectuat auditul în numele firmei de audit.” 

16. Ștampilarea raportului administratorilor nu este obligatorie, fiind opțională. Punctul 490 din Reglementările contabile privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate aprobate prin Ordinul MFP nr. 1802/2014, „Raportul administratorilor se aprobă de consiliul de administrație și se semnează în numele acestuia de președintele consiliului.” 

17. Ștampilarea documentelor financiar-contabile nu este obligatorie, fiind opțională. Punctul 2 din Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobat prin Ordinul MFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, „Documentele justificative trebuie să cuprindă următoarele elemente principale: denumirea documentului; denumirea/numele și prenumele și, după caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care întocmește documentul; numărul documentului și data întocmirii acestuia;- menționarea părților care participă la efectuarea operațiunii economico-financiare (când este cazul); conținutul operațiunii economico-financiare și, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia; datele cantitative și valorice aferente operațiunii economico-financiare efectuate, după caz; numele și prenumele, precum și semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operațiunii economico-financiare. „

18. Semnarea și ștampilarea facturii nu sunt obligatorii, fiind opționale. Conform art. 319 alin. (20) din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificările și completările ulterioare, „Factura cuprinde în mod obligatoriu următoarele informații: a) numărul de ordine, în baza uneia sau a mai multor serii, care identifică factura în mod unic; b) data emiterii facturii; c) data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data încasării unui avans, în măsura în care această dată este anterioară datei emiterii facturii; d) denumirea/numele, adresa și codul de înregistrare în scopuri de TVA sau, după caz, codul de identificare fiscală ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile; e) denumirea/numele furnizorului/prestatorului care nu este stabilit în România și care și-a desemnat un reprezentant fiscal, precum și denumirea/numele, adresa și codul de înregistrare în scopuri de TVA, conform art. 316, ale reprezentantului fiscal; f) denumirea/numele și adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum și codul de înregistrare în scopuri de TVA sau codul de identificare fiscală al beneficiarului, dacă acesta este o persoană impozabilă ori o persoană juridică neimpozabilă; g) denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit în România și care și-a desemnat un reprezentant fiscal, precum și denumirea/numele, adresa și codul de înregistrare prevăzut la art. 316 ale reprezentantului fiscal; h) denumirea și cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate, precum și particularitățile prevăzute la art. 266 alin. (3) în definirea bunurilor, în cazul livrării intracomunitare de mijloace de transport noi; i) baza de impozitare a bunurilor și serviciilor ori, după caz, avansurile facturate, pentru fiecare cotă, scutire sau operațiune netaxabilă, prețul unitar, exclusiv taxa, precum și rabaturile, remizele, risturnele și alte reduceri de preț, în cazul în care acestea nu sunt incluse în prețul unitar; j) indicarea cotei de taxă aplicate și a sumei taxei colectate, exprimate în lei, în funcție de cotele taxei; k) în cazul în care factura este emisă de beneficiar în numele și în contul furnizorului, mențiunea „autofactură;” l) în cazul în care este aplicabilă o scutire de taxă, trimiterea la dispozițiile aplicabile din prezentul titlu ori din Directiva 112 sau orice altă mențiune din care să rezulte că livrarea de bunuri ori prestarea de servicii face obiectul unei scutiri; m) în cazul în care clientul este persoana obligată la plata TVA, mențiunea „taxare inversă”; n) în cazul în care se aplică regimul special pentru agențiile de turism, mențiunea „regimul marjei – agenții de turism”; o) dacă se aplică unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de artă, obiecte de colecție și antichități, una dintre mențiunile „regimul marjei – bunuri second-hand”, „regimul marjei – opere de artă” sau „regimul marjei – obiecte de colecție și antichități”, după caz; p) în cazul în care exigibilitatea TVA intervine la data încasării contravalorii integrale sau parțiale a livrării de bunuri ori a prestării de servicii, mențiunea „TVA la încasare”; r) o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci când se emit mai multe facturi ori documente pentru aceeași operațiune.” Trebuie să se asigure verificabilitatea între factură și livrarea de bunuri sau prestarea de servicii.

În loc de concluzii

19. In opinia autorului, pentru a evita orice eventuale probleme cu privire la originalitatea documentelor, pentru raţiuni de prudenţialitate, documentele emise se semnează şi se ştampilează de către persoana autorizată pe fiecare pagină în parte.