Speţă.Bună ziua. Firma este un SRL, microîntreprindere și are în evidențele din contabilitate  calculatoare mai vechi de 12-14 ani, depășite moral. Pentru anul 2020, acționarii au decis ca toate calculatoarele vechi să fie înlocuite cu calculatoare noi, care să facă față noilor cerințe de raportare, facturare etc. Întrebarea mea este cum procedez cu calculatoarele vechi, în contextul în care acestea vor fi toate depozitate într-un depozit pentru deșeuri, fără a mai fi folosite vreodată. Mă interesează răspunsul dvs cât mai detaliat. Mulțumesc.

Opinie.

  1. Ordinul MFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile reglementează normele generale de   întocmire   şi   utilizare   a  documentelor   financiar-contabile și modelele documentelor   financiar-contabile. De asemenea, Ordinul MFP nr. 2634/2015 stabilește elementele obligatorii pe care trebuie să le conţină documentele financiar-contabile și clarifică faptul că  fiecare entitate poate adapta, în funcţie de necesităţi, modelele documentelor financiar-contabile. Circuitul documentelor financiar-contabile şi numărul de exemplare al acestora se stabilesc prin proceduri proprii privind organizarea şi conducerea contabilităţii, aprobate de administratorul entităţii, ordonatorul de credite sau altă persoană care are obligaţia gestionării entităţii respective.
  2. Documentele justificative care   stau   la   baza   înregistrărilor   în   contabilitate   angajează răspunderea   persoanelor   care   le-au   întocmit,   vizat   şi   aprobat,   precum   şi   a   celor   care   le-au înregistrat în contabilitate. Potrivit art. 41 și art. 42 din Legea contabilității nr. 82/1991, nerespectarea reglementărilor contabile cu privire la întocmirea şi utilizarea documentelor justificative şi contabile pentru toate operațiunile efectuate, înregistrarea în contabilitate a acestora în perioada la care se referă constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 300 lei la 4.000 lei.
  3. Contabilitatea primară a mijloacelor fixe face referire la:
  • Registrul numerelor de inventar (document de atribuire a numerelor de inventar mijloacelor fixe existente în unitate, în vederea identificării lor);
  • Fișa mijlocului fix (document pentru evidenţa analitică a mijloacelor fixe);
  • Bon de mişcare a mijloacelor fixe (document justificativ de predare-primire a mijloacelor fixe între două locuri de folosinţă ale unităţii (secţie, serviciu, brigadă, atelier, unităţi subordonate etc.); ca document de însoţire a mijloacelor fixe pe timpul transportului de la secţia sau subunitatea predătoare la cea primitoare; ca document justificativ de înregistrare în evidenţa ţinută de responsabilul cu mijloacele fixe la locurile de folosinţăşi în contabilitate);
  • Proces-verbal de scoatere din funcţiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale (document de constatare a îndeplinirii condiţiilor scoaterii din funcţiune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţăşi de declasare a altor bunuri materiale decât mijloacele fixe, potrivit dispoziţiilor legale; – document de consemnare a scoaterii efective din funcţiune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă sau de declasare a bunurilor materiale; – document de predare la magazie a ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente şi materialelor rezultate din scoaterea efectivă din funcţiune a mijloacelor fixe, precum şi din scoaterea din uz a bunurilor materiale propuse pentru declasare; – document justificativ de înregistrare în evidenţa magaziilor (depozitelor) şi în contabilitate)
  • Proces-verbal de recepţie / Proces-verbal de recepţie provizorie / Proces-verbal de punere în funcţiune (document de înregistrare în evidenţa operativăşi în contabilitate; – document de consemnare a stadiului în care se află obiectivul de investiţii; – document de apreciere a calităţii lucrărilor privind obiectivul de investiţii; – document de aprobare a recepţiei; – document de constatare a îndeplinirii condiţiilor de recepţie provizorie a obiectivului de investiţii; – document de aprobare a recepţiei provizorii a obiectivului de investiţii; – document de punere în funcţiune a obiectivului de investiţii)
  1. În speță, este necesară întocmirea unui proces verbal de scoatere din funcţiune a mijloacelor fixe.
  2. Din punct de vedere al contabilității documentelor contabile, procesul-verbal de scoatere din funcţiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale:
  • Serveşte ca: document de constatare a îndeplinirii condiţiilor scoaterii din funcţiune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă şi de declasare a altor bunuri materiale decât mijloacele fixe, potrivit dispoziţiilor legale; – document de consemnare a scoaterii efective din funcţiune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă sau de declasare a bunurilor materiale; – document de predare la magazie a ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente şi materialelor rezultate din scoaterea efectivă din funcţiune a mijloacelor fixe, precum şi din scoaterea din uz a bunurilor materiale propuse pentru declasare; – document justificativ de înregistrare în evidenţa magaziilor (depozitelor) şi în contabilitate.
  • Se întocmeşte în două exemplare, separat pentru mijloace fixe, materiale de natura obiectelor de inventar în folosinţăşi bunuri materiale aflate în gestiunea unui singur gestionar, pe baza documentaţiei prevăzute în normele legale (notă privind starea tehnică a mijlocului fix propus a fi scos din funcţiune, deviz estimativ al reparaţiei capitale, act constatator al avariei, avize, notă justificativă privind descrierea degradării bunurilor materiale, specificaţia bunurilor materiale propuse pentru declasare etc.). Formularul se completează astfel: – capitolele I şi II, de către comisia constituită în acest scop, după caz (la unităţile cu capital privat responsabilitatea revine administratorilor), cu constatările şi concluziile rezultate din analiza documentaţiei primite şi din verificarea stării mijloacelor fixe propuse a fi scoase din funcţiune, scoaterii din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă sau a bunurilor materiale propuse pentru declasare, se semnează de membrii comisiei; – capitolul III, după aprobarea propunerilor şi efectuarea scoaterii din funcţiune, din uz sau declasării, de către comisia de analizăşi avizare a propunerii de declasare a bunurilor materiale sau de delegaţii numiţi de conducerea unităţii care semnează pentru realitatea operaţiunilor; serveşte şi ca document de predare la magazie (depozit) a ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente şi materialelor rezultate din scoaterea din funcţiune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar sau din declasarea bunurilor materiale. Se menţionează că, în cazul scoaterii din funcţiune a mijloacelor fixe, numărul de inventar se va trece la cap. II în coloana “Denumirea”. În situaţia în care capitolul III se completează în alte exerciţii financiare, este necesar să se întrunească o nouă comisie care să întocmească un nou proces-verbal de scoatere din funcţiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale care să confirme datele completate în acest capitol.
  • Circulă: – la persoana autorizată să aprobe scoaterea din funcţiune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar sau declasarea bunurilor materiale (ambele exemplare); – la secţie (serviciu, subunitate) pentru înregistrarea în evidenţă la locul de folosinţă a mijloacelor fixe scoase din funcţiune (ambele exemplare); – la magazie (depozitul de materiale), pentru descărcarea gestiunii, respectiv înregistrarea în evidenţă a bunurilor materiale declasate (ambele exemplare); – la magazia primitoare, pentru semnare de către gestionar a primirii în gestiune a ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente şi materialelor rezultate din scoaterea efectivă din funcţiune a mijloacelor fixe şi materialelor recuperabile şi refolosibile, rezultate din scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă sau din declasarea bunurilor materiale (ambele exemplare); – la compartimentul financiar-contabil, pentru verificarea şi înregistrarea operaţiunilor privind scoaterea din funcţiune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar sau declasarea bunurilor materiale (exemplarul 1); – la compartimentul care a făcut propunerile de scoatere din funcţiune, din uz sau de declasare, pentru înregistrare (exemplarul 2).
  • Se arhivează: – la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1); – la compartimentul care ţine evidenţa mijloacelor fixe (exemplarul 2).
  • Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul: – denumirea unităţii; – denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; – aprobat; data; – predătorul; – constatările şi concluziile comisiei; – mijloacele fixe scoase din funcţiune sau bunurile materiale declasate; – numărul curent; denumirea; codul; U/M; cantitatea; preţul unitar; valoarea; amortizarea până la scoaterea din funcţiune; – ansamble, subansamble, piese, componente şi materiale rezultate, – numărul şi data (ziua, luna, anul) documentului; – predătorul; – primitorul; – numărul curent; denumirea; codul; U/M; cantitatea; preţul unitar; valoarea; – numele, prenumele şi semnătura membrilor comisiei şi a gestionarului pentru primire.
  1. Din punct de vedere contabil, se presupune că entitatea îşi desfăşoară activitatea pe baza principiului continuităţii activităţii. Politicile contabile şi metodele de evaluare trebuie aplicate în mod consecvent de la un exerciţiu financiar la altul.Astfel, în baza procesului verbal de scoatere din funcţiune a mijloacelor fixe, se procedează la operarea înregistrării contabile: Debit 2814. Amortizarea altor imobilizări corporale (P)= Credit 214. Mobilier, aparatură birotică, echipamente de protecţie a valorilor umane şi materiale şi alte active corporale (A).
  2. Practic, din punct de vedere fizic, aparatele vechi sau deşeurile electrice (deşeurile electrice sau de orice aparat care se bagă în priză ori funcţionează pe baterii) pot fi ridicate de la sediul firmei de către Asociația Română pentru Reciclare (www.rorec.ro). Asociația Română pentru Reciclare colectează aparatele vechi sau deşeurile electrice prin proces verbal.

În temeiul celor mai sus arătate, se recomandă existența unui proceduri contabile aplicabile aprobată de conducea societății, existența unui monografii a conturilor utilizate și a unui circuit cât mai complet al documentelor contabile, ținând seama de faptul că fiecare firmă poate adapta modelele documentelor financiar-contabile în funcţie de necesităţi și de specific.

LĂSAȚI UN MESAJ

Please enter your comment!
Please enter your name here