Arhivarea şi termenele de păstrare a documentelor financiar-contabile

1. Precizări preliminare. Numeroase persoane juridice şi fizice au neclarităţi cu privire la modul de arhivare (în format pe hârtie şi / sau în format electronic), termenele de păstrare şi actele normative prin care se reglementează modul de arhivare  şi termenele de păstrare a documentelor financiar-contabile.

Cum termenul de păstrare a unor documente este deosebit de mare, de până la 50 de ani, precum în cazul statelor de salarii, şi responsabilitatea persoanelor juridice şi a celor fizice cu sarcini pe această linie este deosebit de mare, am considerat necesar ca abordarea acestei probleme să se facă numai pe bază de temei legal.

Din cauză că, în general, nu se cunosc actele normative prin care se reglementează păstrarea şi arhivarea documentelor financiar-contabile aferente activităţii desfăşurate, în acest material se prezintă principalele reglementări în materie şi prevederile esenţiale din acestea, şi o bibliografie mai amplă, fără a garanta că aceasta este completă pentru toate persoanele juridice; aceasta pentru că persoanele juridice sunt foarte diferite prin specificul şi caracteristicile activităţii lor, documentelor utilizate, formatul documentelor (pe hârtie, electronic, film, radiografie etc.), ceea ce face ca şi reglementările cu privire la modul de arhivare şi termenele de păstrare a documentelor să fie foarte numeroase (şi diferite, bineînţeles).

Cu privire la modul de arhivare şi la termenele de păstrare a documentelor financiar-contabile, faţă de prevederile legale de mai jos mai trebuie avute în vedere şi următoarele aspecte:

Păstrarea registrelor şi a documentelor justificative şi contabile se face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, după caz.

Registrele şi documentele justificative şi contabile se pot arhiva, în baza unor contracte de prestări de servicii, contra plată bineînţeles, de către alte persoane juridice care dispun de condiţii corespunzătoare.

Răspunderea privind arhivarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionarii unităţii beneficiare.

Firmele de specialitate scanează întreaga arhivă după care o înregistrează în sisteme de arhivare electronică.

Păstrarea arhivei, în format fizic (pe hârtie), electronic, film, radiografie etc.se face, conform contractului, fie la deţinătorul (proprietarul) arhivei, fie la unitatea prestatoare (care a prelucrat arhiva).

Sublinierile din textele de lege ne aparţin şi au fost făcute cu scopul de a uşura înţelegerea acestora. 

2. Prevederi legale. 

Legea nr. 82/1991 – Legea contabilităţii

Potrivit art. 1 din Legea nr. 82/1991 – Legea contabilităţii:

1. Societăţile comerciale, societăţile/companiile naţionale, regiile autonome, institutele naţionale de cercetare-dezvoltare, societăţile cooperatiste şi celelalte persoane juridice au obligaţia să organizeze şi să conducă contabilitatea financiară, potrivit acestei legi.

2. Instituţiile publice, asociaţiile şi celelalte persoane juridice cu şi fără scop patrimonial au obligaţia să organizeze şi să conducă contabilitatea financiară.

3. Subunităţile fără personalitate juridică, cu sediul în străinătate, care aparţin persoanelor prevăzute mai sus, cu sediul în România, precum şi subunităţile fără personalitate juridică din România care aparţin unor persoane juridice cu sediul în străinătate au obligaţia să organizeze şi să conducă contabilitatea proprie, potrivit acestei legi.

4. Organismele de plasament colectiv care nu sunt constituite prin act constitutiv, astfel cum sunt prevăzute în legislaţia pieţei de capital, fondurile de pensii facultative, fondurile de pensii administrate privat şi alte entităţi organizate pe baza Codului civil  au obligaţia să organizeze şi să conducă contabilitatea financiară.

5. Persoanele fizice care desfăşoară activităţi producătoare de venit, definite de Codul fiscal , şi ale căror venituri sunt determinate în sistem real au obligaţia să conducă evidenţa contabilă pe baza regulilor contabilităţii în partidă simplă sau, la opţiunea acestora, pe baza regulilor contabilităţii în partidă dublă, potrivit reglementărilor contabile emise în acest sens, cu excepţia situaţiei în care în legislaţia fiscală se prevede altfel.

6. Persoanele prevăzute la punctele  1 – 4 de mai sus organizează şi conduc, după caz, şi contabilitatea de gestiune, potrivit reglementărilor elaborate în acest sens.

Potrivit art. 25 din Legea nr. 82/1991 – Legea contabilităţii:

1. Registrele de contabilitate obligatorii şi documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva persoanelor prevăzute la art. 1 timp de 10 ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu excepţia statelor de salarii, care se păstrează timp de 50 de ani.

2. Prin excepţie de la prevederile pct. 1 de mai sus s-au stabilit, prin ordine al ministrului economiei şi finanţelor , registrele de contabilitate şi documentele justificative care se păstrează timp de 5 ani.

Potrivit art. 251 din Legea nr. 82/1991 – Legea contabilităţii:

În cazul reorganizării persoanelor juridice, acestea vor lua măsuri pentru păstrarea şi arhivarea, potrivit legii, a documentelor justificative şi a registrelor de contabilitate.

Potrivit art. 26 din Legea nr. 82/1991 – Legea contabilităţii:

În caz de pierdere, sustragere sau distrugere a documentelor financiar-contabile se vor lua măsuri de reconstituire a acestora, potrivit reglementărilor emise în acest sens, în termen de maximum 30 de zile de la constatare, iar în caz de forţă majoră, în termen de 90 de zile de la constatarea încetării acesteia. 

Legea  nr. 227/2015 privind Codul fiscal

Art. 70. Stabilirea venitului net anual din drepturile de proprietate intelectuală

[…](3) Pentru determinarea venitului net din drepturi de proprietate intelectuală, contribuabilii pot completa numai partea referitoare la venituri din Registrul de evidenţă fiscală sau îşi îndeplinesc obligaţiile declarative direct pe baza documentelor emise de plătitorul de venit. Contribuabilii care îşi îndeplinesc obligaţiile declarative direct pe baza documentelor emise de plătitorul de venit au obligaţia să arhiveze şi să păstreze documentele justificative cel puţin în limita termenului prevăzut de lege şi nu au obligaţii privind conducerea evidenţei contabile.

Art. 233. Asociere/Entitate transparentă fiscal fără personalitate juridică, constituită conform legislaţiei din România şi care desfăşoară activitate în România

[…](2)[….] b) conducerea evidenţei contabile a asocierii/entităţii şi păstrarea/arhivarea documentelor justificative aferente activităţii asocierii, în condiţiile legii;[…].

Art. 319. Facturarea

[…](35) Facturile pot fi stocate pe suport hârtie sau în format electronic, indiferent de forma originală în care au fost trimise ori puse la dispoziţie. În cazul stocării electronice a facturilor, inclusiv a celor care au fost convertite din format hârtie în format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, republicată. 

Legea nr. 207/2015 privind Codul de procedură fiscală 

Art. 109. Reguli pentru conducerea evidenţelor contabile şi fiscale

(1) Evidenţele contabile şi fiscale se păstrează, după caz, la domiciliul fiscal al contribuabilului/plătitorului, la sediul social ori la sediile secundare ale acestuia, inclusiv pe suport electronic, sau pot fi încredinţate spre păstrare unei societăţi autorizate, potrivit legii, să presteze servicii de arhivare.

(2) Prin excepţie de la prevederile alin. (1), evidenţele contabile şi fiscale ale exerciţiului financiar în curs se păstrează, după caz, la domiciliul fiscal al contribuabilului/plătitorului, la sediul social ori la sediile secundare ale acestuia sau, în perioada 1 – 25 a lunii următoare perioadei fiscale de raportare, la sediul persoanei fizice ori juridice autorizate pentru prelucrarea lor în vederea întocmirii declaraţiilor fiscale.

(3) Dispoziţiile legale privind păstrarea, arhivarea şi limba folosită pentru evidenţele contabile sunt aplicabile şi pentru evidenţele fiscale.

(4) În cazul în care evidenţele contabile şi fiscale sunt ţinute cu ajutorul sistemelor electronice de gestiune, pe lângă datele arhivate în format electronic contribuabilul/plătitorul este obligat să păstreze şi să prezinte aplicaţiile informatice cu ajutorul cărora le-a generat.

(5) Contribuabilul/Plătitorul este obligat să evidenţieze veniturile realizate şi cheltuielile efectuate din activităţile desfăşurate, prin întocmirea registrelor sau a oricăror altor documente prevăzute de lege.

6) Contribuabilul/Plătitorul este obligat să utilizeze pentru activitatea desfăşurată documente primare şi de evidenţă contabilă stabilite prin lege şi să completeze integral rubricile formularelor, corespunzător operaţiunilor înregistrate.

(7) Organul fiscal poate lua în considerare orice evidenţe relevante pentru impozitare ţinute de contribuabil/plătitor.

Art. 336. Contravenţii.

(1) Constituie contravenţii următoarele fapte, dacă nu au fost săvârşite în astfel de condiţii încât să fie considerate, potrivit legii, infracţiuni:

[…]f) nerespectarea de către contribuabil/plătitor a obligaţiei de a păstra, precum şi a obligaţiei de a prezenta organului fiscal, a datelor arhivate în format electronic şi a aplicaţiilor informatice cu ajutorul cărora le-a generat, potrivit art. 109 alin. (4);

Art. 345. Înscrierea creanţelor la Arhiva Electronică de Garanţii Reale Mobiliare

A.N.A.F. este autorizată ca operator care, prin structurile de specialitate cu atribuţii de administrare a creanţelor fiscale, inclusiv unităţile subordonate A.N.A.F., ca agenţi împuterniciţi, să înscrie garanţiile reale la Arhiva Electronică de Garanţii Reale Mobiliare pentru creanţele fiscale administrate de către organul fiscal central, precum şi pentru creanţele fiscale administrate de organele fiscale locale.

Ai nevoie de Codul fiscal? Poţi cumpăra actul la zi, în format PDF şi MOBI, de AICI!

comentarii

Despre autor  ⁄ Grigorie Lăcriţa

Activitatea profesională, didactică, ştiinţifică şi publicistică desfăşurată de Nicolae Grigorie, în general sub semnătura Nicolae Grigorie Lăcriţa, sau N. Grigorie Lăcriţa , în perioada 1993 – 2016, arată o personalitate complexă, dedicată creației, științei și dezvoltării relației cu publicul pe care l-a servit permanent de-a lungul carierei. Conceptele sale despre viață și conduita publică au determinat lumea academică, științifică și culturală să-l recunoască drept o personalitate veritabilă a comunității craiovene şi naţionale, cu o activitate publicistică de anvergură națională, beneficiar al numeroase aprecieri din partea publicațiilor de specialitate, al mass-media şi al unor foruri academice.

Fara comentarii

Scrie un comentariu