Prin ordin al ministrului afacerilor interne au fost aprobate Instrucţiunile nr. 147/2016 pentru modificarea şi completarea Instrucţiunilor MAI nr. 82/2010 privind organizarea şi desfăşurarea activităţii de eliberare a apostilei pentru actele oficiale administrative. În vigoare de la 11.10.2016, ordinul MAI a fost publicat în Monitorul Oficial nr. 799/2016. 

Reţinem cîteva principii şi reguli noi de procedură care ar putea de folos celor interesaţi. 

Acte pentru care se eliberează apostila

Instituţiile prefectului eliberează apostila cu privire la actele oficiale administrative, denumite în continuare acte. Apostila se eliberează pentru acte emise de autorităţi ale administraţiei publice centrale sau locale, precum şi de alte organe de autoritate administrativă din România, care organizează o activitate de interes public, în cadrul unor competenţe stricte stabilite prin lege, pentru scopurile prevăzute la art. 5 alin. 2 din Convenţia cu privire la suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine, adoptată la Haga la 5 octombrie 1961, aprobată prin Legea nr. 52/2000, cu modificările ulterioare, text care prevede:

"Întocmită în mod corespunzător, [apostila] atestă veracitatea semnăturii, calitatea în care a acţionat semnatarul actului sau, după caz, identitatea sigiliului sau a ştampilei de pe acest act."

Instituţiile prefectului NU eliberează apostila pentru copii ale actelor oficiale administrative. 

Instrumente şi taxe

Apostila se eliberează prin Sistemul interoperabil centralizat pentru evidenţa apostilei eliberate de către instituţiile prefectului pentru actele oficiale administrative, denumit în continuare aplicaţie informatică.

Plata taxelor se poate face prin orice modalitate de plată prevăzută de Codul de procedură fiscală.

În cazul în care, în conformitate cu prevederile prezentelor instrucţiuni, nu se eliberează apostila, taxele plătite, atât pentru înregistrarea cererii, cât şi pentru eliberarea apostilei, se restituie. Şi aici, însă, solicitantul trebuie să depună o cerere la administraţia finanţelor publice din raza sectorului/judeţului de domiciliu, anexând chitanţa în original, care trebuie să poarte menţiunea «Serviciu neprestat», înscrisă de instituţia prefectului. 

Despre solicitanţi

Aplicarea apostilei poate fi solicitată de:

• titularul actului;
• soţul/soţia titularului actului ori o rudă până la gradul II cu titularul actului, inclusiv;
• altă persoană fizică ce prezintă, după caz, procură autentică sau împuternicire avocaţială ori un contract având ca obiect realizarea în numele titularului a procedurilor necesare pentru eliberarea apostilei;
• o persoană juridică ce a încheiat cu titularul actului, cu soţul/soţia titularului actului ori cu o rudă până la gradul II cu titularul actului, cu o altă persoană fizică, ce prezintă procură notarială, un contract având ca obiect realizarea în numele acestuia a procedurilor necesare pentru eliberarea apostilei, prin reprezentant care prezintă delegaţie în acest sens;
• o misiune diplomatică sau un oficiu consular în România al unui stat semnatar al Convenţiei, dacă aceasta/acesta poate asigura transmiterea prin corespondenţă atât a documentelor necesare eliberării apostilei la instituţia prefectului competentă, cât şi a actelor pentru care s-a eliberat apostila către titularul acestora.

În cazul în care titularul actului este minor, se ia în considerare contractul încheiat cu unul dintre părinţi, o rudă până la gradul II inclusiv sau cu tutorele.

În cazul în care se solicită eliberarea apostilei pentru un document al unei persoane decedate, fără moştenitori legali sau testamentari cu domiciliul ori reşedinţa în România, solicitantul completează o declaraţie pe propria răspundere în acest sens.

În cazul în care procura autentică a fost întocmită pe teritoriul unui alt stat, este necesar ca aceasta să fie tradusă în limba română şi legalizată.

Personalul din cadrul biroului apostilă poate solicita ca procura notarială să fie apostilată de autorităţile competente ale statului pe al cărui teritoriu a fost întocmită. 

Acte necesare

În vederea eliberării apostilei, solicitantul are obligaţia de a prezenta:

• o cerere, indiferent de numărul actelor aparţinând aceluiaşi titular pentru care se solicită eliberarea apostilei;
• actul de identitate;
• certificatul de căsătorie ori actul de divorţ sau actul prin care se face dovada schimbării numelui şi/sau a prenumelui ori a intervenirii unor modificări în ceea ce priveşte data naşterii ori o declaraţie de notorietate autentică, dacă este cazul;
• actul pentru care se solicită eliberarea apostilei, în original;
• dovada achitării taxelor.

În lipsa actului de identitate emis de autorităţile române, solicitantul poate prezenta un document similar, emis de instituţii sau autorităţi publice din statul, altul decât România, în care are domiciliul sau reşedinţa, ori paşaportul, aflate în termen de valabilitate. 

În anexele la Instrucţiuni este prezentată LISTA statelor semnatare ale Convenţiei, cu precizarea că în tabel sunt menţionate statele care au semnat Convenţia; unele dintre acestea sunt membre ale Conferinţei de la Haga de Drept Internaţional Privat şi semnatare ale Convenţiei, iar altele doar semnatare ale Convenţiei; pentru actualizarea listei statelor semnatare ale Convenţiei se va accesa site-ul Conferinţei de Drept Internaţional Privat: www.hcch.net

A fost, de asemenea, actualizată LISTA statelor semnatare ale Conferinţei de Drept Internaţional Privat de la Haga cu care România a încheiat convenţii, tratate sau acorduri privind asistenţa juridică în materie civilă, care prevăd scutirea de orice legalizare. 

Ai nevoie de Instrucţiunea nr. 82/2010 privind organizarea şi desfăşurarea activităţii de eliberare a apostilei pentru actele oficiale administrative? Poţi cumpăra actul la zi, în format PDF, de AICI!