La 9 mai 2025, a intrat în vigoare Ordinul nr. 1107/2025 pentru aprobarea Procedurii de acces în vederea completării, transmiterii și interogării datelor în/din Registrul general de evidență a salariaților - REGES-ONLINE, care reglementează completarea și gestionarea datelor salariale într-un sistem informatic modernizat, în conformitate cu Hotărârea Guvernului nr. 295/2025. Aceasta schimbă semnificativ modul în care angajatorii sunt obligați să gestioneze datele referitoare la contractele de muncă.
Ce presupune REGES-ONLINE?
REGES-ONLINE este un sistem informatic destinat gestionării datelor salariale, care înlocuiește, vechile metode de transmitere a acestor informații prin fișiere "RVS" generate din aplicația Revisal. Angajatorii vor trebui să completeze și să transmită toate datele referitoare la contractele individuale de muncă ale salariaților, precum încheierea, modificarea, suspendarea și încetarea acestora, într-o aplicație unică, accesibilă online.
Cine este obligat să completeze registrul REGES-ONLINE?
Conform noilor reglementări, toate persoanele fizice și juridice, precum și instituțiile publice și entitățile care angajează personal pe bază de contracte individuale de muncă, au obligația de a completa și transmite elementele contractului individual de muncă, privind încheierea, modificarea, suspendarea şi încetarea acestuia.
Registrul se completează şi se transmite prin intermediul portalului reges.inspectiamuncii.ro sau prin aplicații informatice proprii ale angajatorilor, conectate la acest portal.
Unitățile fără personalitate juridică ale angajatorilor - sucursale, agenții, reprezentanțe, puncte de lucru sau alte asemenea unități fără personalitate juridică au obligația de a înființa, completa şi transmite Registrul, dacă sunt îndeplinite cumulativ următoarele condiții:
a) au primit delegare de competență pentru încheierea, modificarea, suspendarea şi încetarea contractelor individuale de muncă;
b) au primit delegare de competență pentru completarea şi transmiterea datelor în Registru în REGES-ONLINE. Acestea includ atât angajatorii din sectorul privat, cât și autoritățile publice sau reprezentanțele diplomatice ale altor state în România.
Completarea datelor prin salariați sau prin prestatori
Serviciul de completare se poate face:
- fie prin salariați, desemnați prin decizie scrisă de către angajatori, cu respectarea dispozițiilor Regulamentului GDPR,
- fie prin prestatori în baza unui contract de presetări servicii(cu excepția instituțiilor şi autorităților publice).
Angajatorii care au delegat unor prestatori serviciul de completare şi transmitere a datelor, au obligația ca, în termen de 6 luni de la data încheierii contractului de prestări servicii, să înscrie următoarele date în registru:
a) datele de identificare ale prestatorului - CUI/CIF, denumirea prestatorului;
b) data încheierii contractului de prestări servicii;
c) data de început a prestării de servicii;
d) durata contractului de prestări servicii;
e) data încetării contractului de prestări servicii.
Același obligație se aplică şi la încetarea contractului de prestări servicii.
Accesul angajatorilor la aplicația REGES-ONLINE
Angajatorii au obligația de a solicita accesul la REGES-ONLINE în termen de 6 luni de la intrarea în vigoare a Hotărârii Guvernului nr. 295/2025 și de a completa și transmite toate datele salariale active într-un termen de 6 luni de la această dată. Dacă angajatorii nu au utilizat sistemul Revisal anterior, vor trebui să treacă exclusiv la REGES-ONLINE.
Accesul angajatorilor la aplicația REGES-ONLINE se face individual, după cum urmează:
1. prin aplicația RoeID;
2. prin utilizarea unui certificat digital calificat, în condițiile Legii nr. 214/2024;
3. prin obținerea aprobării la o solicitare directă de activare temporară a contului, de la ghișeul inspectoratului teritorial de muncă . Aprobarea este valabilă până la obținerea identității RoeID sau a certificatului digital, dar nu mai mult de 30 de zile.
Autorizarea accesului la Registru unui angajator se face după cum urmează:
a) pentru reprezentanții legali ai angajatorilor înregistrați la ONRC, autorizarea se realizează automat de către sistem, prin verificarea în RECOM a calității solicitantului;
b) pentru reprezentanții legali ai angajatorilor neînregistrați la ONRC, autorizarea se face prin încărcarea în portal a următoarelor documente, pe care se aplică semnătura digitală pentru certificarea conformității cu originalul, şi anume:
* hotărârea judecătorească de înființare sau alt act constitutiv,
* certificatul de înregistrare fiscală,
* actul care atestă calitatea de reprezentant legal a solicitantului;
c) pentru împuterniciții desemnați de reprezentanții legali ai angajatorilor cu capital privat, autorizarea se face prin încărcarea în portal a următoarelor documente, pe care se aplică de către respectivii împuterniciți semnătura digitală pentru certificarea conformității cu originalul, şi anume:
* certificat de înregistrare la ONRC sau certificatul de înregistrare fiscală,
* hotărârea judecătorească de înființare sau alt act constitutiv,
* împuternicire notarială pentru solicitant sau, după caz, contractul de prestări servicii/actul adițional la acesta din care rezultă obligația prestatorului, prin reprezentantul legal al acestuia, de creare a contului de acces al angajatorului în Registru;
d) pentru împuterniciții desemnați de reprezentanții legali ai angajatorilor cu capital de stat, autorizarea se face prin încărcarea în portal a următoarelor documente, pe care se aplică semnătura digitală pentru certificarea conformității cu originalul, şi anume:
* act constitutiv, act care atestă calitatea reprezentantului legal,
* certificatul de înregistrare fiscală şi
* împuternicire semnată digital de către reprezentantul legal sau împuternicire notarială pentru solicitant;
e) pentru reprezentanții legali şi împuterniciții angajatorilor prevăzuți de Legea-cadru a salarizării nr. 153/2017 , autorizarea se face prin încărcarea în portal a următoarelor documente, pe care se aplică semnătura digitală pentru certificarea conformității cu originalul, şi anume:
* act care atestă calitatea reprezentantului legal,
* certificatul de înregistrare fiscală şi
* actul administrativ semnat digital de către reprezentantul legal de desemnare a împuternicitului.
Accesul salariaților la Registru
Accesul salariaților/foștilor salariați la aplicația REGESONLINE se face individual, după cum urmează:
1. prin aplicația RoeID;
2. prin utilizarea unui certificat digital calificat, în condițiile Legii nr. 214/2024 privind utilizarea semnăturii electronice;
3. prin obținerea aprobării unei solicitări de activare a contului, direct de la ghișeul inspectoratului teritorial de muncă.
Accesul la extrasele din Registru
Salariații vor putea obține extrase din Registru,
- fie online, prin accesarea aplicației REGES-ONLINE, secțiunea "Registrul pentru Salariați" sau a aplicației "Salariat", de pe telefonul mobil
- fie la sediile inspectoratelor teritoriale de muncă (Info Kiosk sau Ghișeu)
- fie direct de la angajatori, acre vor accesa REGES-ONLINE, secțiunea "Registrul pentru Angajatori".
Perioada de tranziție și sistarea vechii metode
Un alt aspect important este perioada de tranziție de 6 luni, în care angajatorii care au folosit aplicația Revisal vor mai putea transmite fișiere RVS. După această perioadă, sistemul vechi va fi înlocuit definitiv de REGES-ONLINE, iar toate procedurile de acces și validare a datelor vor fi realizate exclusiv prin noul sistem.
Pentru mai multe informații detaliate despre REGES-ONLINE, angajatorii și salariații pot consulta portalul reges.inspectiamuncii.ro.