20 Noiembrie, 2017

Ce trebuie să cunoaștem referitor la dosarul de personal?

După cum cunoaștem deja, toți angajatorii au obligația de a întocmi un dosar personal/profesional pentru fiecare dintre salariați/persoană plătită din fonduri publice, de a-l păstra în bune condiții la sediul angajatorului sau, după caz, la sediul secundar (doar dacă este delegată competența încadrării personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă), precum și de a-l prezenta inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora.

Având în vedere interesul manifestat de către mulți salariați/persoane plătite din fonduri publice referitor la  dosarul personal/profesional al acestora, dar mai ales la documentele ce sunt conținute într-un astfel de dosar, în prezentul articol ne-am propus să prezentăm câteva informații – credem noi utile – referitor la acest subiect.

Care sunt documentele ce sunt conținute într-un  dosar personal/profesional?

Potrivit art. 8 alin. 2 din HG nr. 500/2011, dosarul personal al salariatului cuprinde cel puțin următoarele documente: actele necesare angajării, contractul individual de muncă, actele adiționale și celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea și încetarea contractelor individuale de muncă, acte de studii/certificate de calificare, precum și orice alte documente care certifică legalitatea și corectitudinea completării în registru.

Referitor la actele necesare angajării, acestea sunt:

  • cartea de identitate sau buletinul de identitate, după caz;
  • certificatul de naștere;
  • certificatul de căsătorie (dacă este cazul);
  • certificatele de naștere pentru copii sau certificatele de naștere/căsătorie pentru persoanele aflate în întreținerea viitorului salariat (dacă este cazul);
  • acte de studii (ex: diploma de bacalaureat, diploma de licență, diploma de master, doctorat etc);
  • alte atestate/certificate specifice postului ce urmează a fi ocupat;
  • cartea de munca și/sau adeverințe de vechime;
  • nota de lichidare de la ultimul angajator (deși este foarte utilă angajatorului, prezentarea acesteia nu este obligatorie potrivit legii);
  • cazierul judiciar sau declarația pe proprie răspundere în sensul că salariatul nu are antecedente penale (nu este obligatoriu la firmele/sociețătile private, spre deosebire de firmele/socieățtile/instituțiile publice unde cazierul judiciar este obligatoriu);
  • livretul militar (în cazul salariatului de sex masculin care a satisfăcut stagiu militar);
  • certificatul medical de la medicul de medicina muncii ( cu mențiunea“Apt de muncă”);
  • cererea de angajare.

Referitor la contractul individual de muncă (inclusiv fișa postului, anexă la contract), actele adiționale și celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea și încetarea contractelor individuale de muncă, aceste acte reprezintă documentele care certifică și reglementează relațiile de muncă legale dintre salariat și angajator și au caracter obligatoriu.

Referitor la actele referitoare la modificarea contractelor individuale de muncă (modificare privind de exemplu felul muncii, locul muncii, salariul, zilele de concediu de odihnă etc), acestea se concretizează -de obicei- sub forma actelor adiționale care, mai nou, trebuie încheiate anterior producerii modificării (cu excepția situațiilor în care o asemenea modificare este prevăzută în mod expres de lege sau în contractul colectiv de muncă aplicabil).

Referitor la actele referitoare la suspendarea și încetarea contractelor individuale de muncă, acestea se concretizează -de obicei- sub forma deciziilor (deciziei de detașare, decizie de suspendare, decizie de încetare a contractului individual de muncă, decizie de desființare post etc., a adeverințelor (de vechime, de venit standard pentru ultimile 12 luni lucrate etc.), a notei de lichidare, etc.

De asemenea, dosarul de personal mai poate conține formularul de candidatura, adică toate documentele pe care le depune un candidat în vederea angajării, și anume CV-ul, scrisoarea de intenție, pre-interviul de angajare, scrisoarea de referință etc.

Tot astfel, dosarul de personal mai poate conține minuta de informare prealabilă la angajare, minută  care se referă la clauzele esențiale pe care intenționează să le înscrie angajatorul în contractul individual de muncă sau să le modifice și care, deși nu este prevăzută ca fiind obligatorie în formă scrisă, este totuși recomandabil de a fi întocmită într-o astfel de formă.

De asemenea, dosarul de personal mai poate conțin fișele de evaluare a performanțelor salariatului, deciziile referitoare la premieri și numiri pe poziții superioare ierarhic, toate deciziile de sancționare disciplinară suferite anterior de angajat (dacă este cazul),  decizia de reabilitare, fișa de instruire la angajare privind sănătatea și securitatea în muncă, asigurările pentru accidente de muncă și în caz de boală etc. 

Angajatorul este obligat să îi elibereze salariatului copii ale documentelor existente în dosarul personal/profesional?

Da, potrivit art. 8 alin. 3 din HG nr. 500/2011, angajatorul este obligat să îi elibereze salariatului copii ale documentelor existente în dosarul personal/profesional.

Documentele sunt eliberate în copie certificată de reprezentantul legal al angajatorului sau de persoana împuternicită de angajator pentru conformitate cu originalul.

Există vreo responsabilitate a angajatorului referitor la pastrarea datelor din dosarele personale/profesionale?

Da, datele din dosarele personale/profesionale ale fiecărui salariat/fiecărei persoane plătite din fonduri publice se păstrează în condiții corespunzătoare, care să asigure securitatea datelor, precum și respectarea prevederilor legale privind protecția datelor cu caracter personal.

De reținut că angajatorii răspund pentru asigurarea acestor condiții, precum și pentru orice prejudiciu produs salariatului/persoanei plătite din fonduri publice sau oricărei alte persoane fizice sau juridice prin încălcarea acestor obligații.

Ai nevoie de Hotărârea nr. 500/2011 privind registrul general de evidență a salariaților? O poți obține în varianta actualizată, în format .PDF sau MOBI apăsând AICI!
comentarii

Despre autor  ⁄ Mădălina Moceanu

Mădălina Moceanu este specialist cu o experienţă de peste 15 ani în domeniul dreptului, ea colaborând atât cu societăţi din mediul privat, cât şi cu societăţi din mediul public. Totodată, este autoarea/coautoarea a zece cărţi de specialitate în domeniul dreptului. Contact: madalinamoceanu@yahoo.com

Fara comentarii

Scrie un comentariu