Problemă întâlnită în practică: Bună ziua. Ce pot face în situaţia în care am identificat acum că o parte din documentele contabile (facturi şi chitanţe) nu au înscrise pe ele detalii precum forma juridică, codul de identificare fiscală și capitalul social aferent societăţii? Numărul documentelor cu astfel de deficienţe este de câteva sute de pagini. Mulţumesc.
Punct de vedere al autorului:
1. Forma juridică, codul de identificare fiscală și capitalul social aferent societăţii sunt elemente obligatorii ale documentelor emise de firmă, expres menţionate de reglementator. Potrivit Normelor generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar, aprobate prin Ordinul MFP nr. 2634/2015, se arată că: ”2. Documentele justificative trebuie să cuprindă următoarele elemente principale:- denumirea documentului;- denumirea/numele și prenumele și, după caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care întocmește documentul;- numărul documentului și data întocmirii acestuia; – menționarea părților care participă la efectuarea operațiunii economico-financiare (când este cazul);- conținutul operațiunii economico-financiare și, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia;- datele cantitative și valorice aferente operațiunii economico-financiare efectuate, după caz;- numele și prenumele, precum și semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operațiunii economico-financiare. 3. În cuprinsul oricărui document emis de către o entitate trebuie să se menționeze și elementele prevăzute de legislația în domeniu, respectiv forma juridică, codul de identificare fiscală și capitalul social, după caz.. ”
2. TVA nu poate fi dedusă și nici nu se poate diminua baza impozabilă la stabilirea impozitului pe profit în situația în care documentele justificative prezentate nu conțin sau nu furnizează toate informațiile prevăzute de dispozițiile legale în vigoare la data efectuării operațiunii pentru care se solicită deducerea TVA. Conform Legii contabilităţii, se prevede că: ”Art. 6 – (2) Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat, precum și a celor care le-au înregistrat în contabilitate, după caz. ” Potrivit Deciziei nr. 5/2007, Înalta Curte de Casație și Justiție a admis recursul în interesul legii declarat de procurorul general și în aplicarea dispozițiilor art. 21 alin. (4) lit. f) și ale art. 145 alin. (8) lit. a) și b) din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal anterior*, precum și ale art. 6 alin. (2) din Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, a stabilit că: „Taxa pe valoarea adăugată nu poate fi dedusă și nici nu se poate diminua baza impozabilă la stabilirea impozitului pe profit în situația în care documentele justificative prezentate nu conțin sau nu furnizează toate informațiile prevăzute de dispozițiile legale în vigoare la data efectuării operațiunii pentru care se solicită deducerea TVA.” Aceste dispoziții au fost preluate de reglementator prin art. 299 alin. (1) lit. a) și d) din Legea nr. 227/2015 privind codul fiscal.
3. Lipsa elementelor de identificare ale firmei se sancţionează cu amendă de la 2.500 lei la 5.000 lei. Conform art. 270^3. alin. (1) din Legea societăţilor nr. 31/1990, încălcarea prevederilor potrivit cărora „Art. 74. – (1) În orice factură, ofertă, comandă, tarif, prospect și alte documente întrebuințate în comerț, emanând de la o societate, trebuie să se menționeze denumirea, forma juridică, sediul social, numărul din registrul comerțului și codul unic de înregistrare. Sunt exceptate bonurile fiscale emise de aparatele de marcat electronice, care vor cuprinde elementele prevăzute de legislația din domeniu. (2) Dacă societatea pe acțiuni optează pentru un sistem dualist de administrare, în conformitate cu prevederile art. 153, documentele prevăzute la alin. (1) vor conține și mențiunea «societate administrată în sistem dualist». (3) În documentele prevăzute la alin. (1), dacă acestea provin de la o societate cu răspundere limitată, se va menționa și capitalul social, iar dacă ele provin de la o societate pe acțiuni sau în comandită pe acțiuni, se vor menționa atât capitalul social subscris, cât și cel vărsat. (4) În situația în care documentele prevăzute la alin. (1) sunt emise de o sucursală, acestea trebuie să menționeze și oficiul registrului comerțului la care a fost înregistrată sucursala și numărul ei de înregistrare. (5) Dacă societatea deține o pagină de internet proprie, informațiile prevăzute la alin. (1) și (3) vor fi publicate și pe pagina de internet a societății.”, se sancţionează cu amendă de la 2.500 lei la 5.000 lei.
4. Incalcarea legislaţiei privind documentele justificative şi contabile se sancționează cu amendă de la 300 lei la 4.000 lei. Conform art. 41 din Legea societăţilor nr. 31/1990, „Constituie contravenție următoarele fapte: 2. nerespectarea reglementărilor emise de Ministerul Finanțelor Publice, respectiv de instituțiile cu atribuții de reglementare în domeniul contabilității prevăzute la art. 4 alin. (3), cu privire la: c) întocmirea și utilizarea documentelor justificative și contabile pentru toate operațiunile efectuate, înregistrarea în contabilitate a acestora în perioada la care se referă, păstrarea și arhivarea acestora, precum și reconstituirea documentelor pierdute, sustrase sau distruse;” se sancționează cu amendă de la 300 lei la 4.000 lei.
5. In concluzie. Forma juridică, codul de identificare fiscală și capitalul social aferent societăţii sunt elemente obligatorii ale documentelor emise de firmă, expres menţionate de legiuitor. In cazul in care nu se corectează situaţia, există riscul fiscal de reîncadrare al operaţiunilor. Opinăm pentru luarea tuturor măsurilor care să conducă la identificarea şi corectarea tuturor documentelor care prezintă deficienţe.
Ai nevoie de Ordinul nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile? Îl poți obține apăsând AICI!
