8 Decembrie, 2019

Accesul la documente aflate în arhive (Partea a I-a)

Citeşte aici partea a II-a şi partea a III-a

După un material de prezentare a cadrului legal, vă propunem unele situaţiii practice, astfel cum au fost aduse în faţa instanţelor, pentru aplicarea dispoziţiilor din Legea arhivelor naţionale nr. 16/1996.

De reţinut că speţele de mai jos trebuie considerate la momentul judecării cauzei, respectiv în raport de dispoziţiile legale în vigoare la acel moment.

Mai precizăm că am preferat să păstrăm grafia din decizii, astfel cum au fost preluate de LegeStart. 

Litigiu de muncă 

Curtea de Apel – Secția civilă

Decizia nr. 163 din 12 februarie 2010

Recursul declarat de Arhivele naţionale ale României – Serviciul Judeţean al arhivelor naţionale împotriva sentinței civile […] pronunțată de Tribunalul Iași, intimați fiind M. F. și Casa Județeană de Pensii I.

[…]

Recursul nu este fondat.

Curtea reține că toate criticile formulate de către pârâta recurentă Arhivele Naționale Române – Serviciul Județean I, vizează în fapt stabilirea legii aplicabile situației juridice deduse judecății.

Curtea constată însă că susținerile recurentei nu au temei legal. În acest sens instanța reține că deși recurenta invocă corect neretroactivitatea legii, în mod paradoxal ignoră modificările legislative suportate de Legea 16/1996, recurenta pretinzând că la momentul actual ar fi aplicabilă această lege astfel cum aceasta a fost adoptată inițial.

Curtea constată că această interpretare ar reprezenta în realitate o ultraactivare a legii 16/1996., ceea ce într-adevăr ar încălca dispozițiile constituționale.

În privința legii aplicabile, instanța de recurs reține că Legea 16/1996 a fost modificată succesiv prin Legea nr. 358/2002 și Hotărârea nr. 51/2003 privind procedura de predare primire a documentelor creatorilor și/sau deținătorilor de documente, persoane juridice care s-au desființat.

Mai mult decât atât, prin OUG nr. 39 din 2006 a fost modificată din nou Legea 16/1996 și H.G. 51/2003, respectiv art. 18 care stipulează expres că „în cazul desființării unui creator de documente, persoană juridică, fără ca activitatea acestuia să fie continuată de altul, atât documentele cu valoare istorică cât și cele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii certificate și extrase privind drepturile cetățenilor, vor fi preluate de Arhivele Naționale sau Direcțiile Județene ale Arhivelor Naționale”. Se constată astfel că normele legale pe care își fundamentează recurenta recursul nu mai există și ca atare nu mai pot fi aplicate.

Prin urmare, Curtea reține că în cauză stabilirea legii aplicabile trebuie făcută în funcție de momentul solicitării reclamantei și nu de momentul desființării creatorului de documente , cum greșit susține recurenta .

Faptul că din anumite motive sau rațiuni economico-financiare dispozițiile susmenționate nu au fost transpuse în practică și că nici până la această dată dispozițiile art. 18 din Legea 16/1996 astfel cum au fost modificate prin OUG nr. 39/2006, nu și-au găsit aplicarea și că documentele cu valoare istorică dar și cele cu valoare practică nu au fost încă preluate de deținătorul legal – Arhivele Naționale –, nu înseamnă că această situație de fapt trebuie legalizată prin pronunțarea unei hotărâri judecătorești. Curtea constată că atâta timp cât legea prevede la ora actuală obligația pentru Arhivele Naționale să preia documente cu valoare practică și să elibereze la cerere adeverințele solicitate de cetățeni, în mod temeinic și legal prima instanță a pronunțat soluția dată și a obligat pârâta recurentă la îndeplinirea obligațiilor prevăzute de lege.

În consecință, pentru toate cele ce preced, Curtea, în temeiul dispozițiilor art. 312 Cod procedură civilă va respinge recursul și va menține ca legală și temeinică sentința civilă […] a Tribunalului Iași.

 Adeverință constatatoare a grupelor speciale

 Tribunalul Bacău

Sentința civilă nr. 1631/D/2009 – Asigurări sociale.Adeverință constatatoare a grupelor speciale.

D-nii Ț.C. și H.G. au chemat în judecată C.J.P. Constanța și D.J.A.N. Constanța solicitând ca prin hotărârea ce se va pronunța să fie obligate pârâtele să le elibereze adeverințele de sporuri salariale și pentru grupa I de muncă pentru perioada în care au lucrat la fostul combinat chimic USAS Năvodari.

[...]

Pentru obținerea adeverințelor privind sporurile salariale primite s-au adresat S.C. M.F. S.A. care a răspuns că aceste documente trebuie eliberate de C.J.P. Constanța, această instituție refuzând la rândul ei eliberarea adeverințelor cu motivarea că prelucrarea documentelor cu valoare practică aparține Arhivelor Naționale.

Prin sentința civilă nr. […].2007 s-a stabilit că fondul arhivistic al fostei S.C. F. S.A. Năvodari este preluat de C.J.P. Constanța, iar conform art. 18 din L.16/1996 atribuția de a elibera adeverințele solicitate revine D.J.A.N. Constanța, motiv pentru care au fost chemate în judecată ambele instituții.

[...]

Formulând întâmpinare prin reprezentanții săi legali, A.N., D.J. Constanța a invocat excepția lipsei calității sale procesuale pasive, cu motivarea că documentele despre care se face vorbire în cererea de chemare în judecată nu se află în păstrarea sa ci a C.J.P. Constanța. A solicitat, de asemenea, pârâta, respingerea ca nefondată a acțiunii cu motivarea că statele de plată nu au făcut și nu fac parte din Fondul Arhivistic Național, neconstituind obiectul preluărilor de către Arhivele Naționale, având în vedere dispozițiile art. 2, 3 din L. 16/1996 și că în speță, desființarea creatorului de documente este situația juridică ce generat în mod direct obligația de preluare a arhivei, astfel încât legea aplicabilă este legea în vigoare în momentul desființării creatorului de documente, adică L. 16/1996 în forma avută anterior modificărilor și completărilor survenite în anul 2006 [...].

Pronunțând încheierea din […].2009 Tribunalul Bacău a dispus repartizarea cauzei într-un complet specializat de asigurări sociale.

Examinând înscrisurile aflate la dosar, instanța reține următoarele:

Reclamanții au fost angajați ai C.Î.C. Năvodari în perioada 1.04.1976 – 30.01.1978, respectiv 2.10.1975 – 10.08.1979.

Prin sentința civilă [...] pronunțată de Tribunalul Constanța [...], sentință rămasă definitivă și irevocabilă prin respingerea apelului și a recursului prin decizia civilă [...] a Curții de apel Constanța și respectiv prin decizia nr. 1807/27.05.2008 a Î.C.C.J., C.J.P. Constanța a fost obligată să preia din fondul arhivistic al fostei S.C. F. S.A. deținut de reclamanta M.F. S.A. documentele cu valoare practică în baza cărora se eliberează copii, certificate și extrase privind drepturile referitoare la stagii de cotizare la asigurările sociale ale cetățenilor. Prin aceeași sentință, Tribunalul Constanța a obligat Arhivele Naționale, Direcția Județeană Constanța să preia din fondul arhivistic al fostei S.C. F. S.A. deținut de aceeași S.C. M.F. S.A. documentele cu valoare istorică [...].

Prin urmare, instanța constată că excepția lipsei calității procesuale pasive invocată de D.J.A.N. Constanța este întemeiată, urmând a fi admisă și respinsă acțiunea formulată împotriva acestei instituții cu consecința admiterii acțiunii formulate împotriva C.J.P. Constanța care va fi obligată, în temeiul art. 40 alin. (1) lit. h) din Codul muncii, să efectueze verificări în arhiva S.C. M.F. S.A. și să elibereze reclamanților adeverințe din care să rezulte sporurile primite, locurile de muncă și grupa în care se încadrează activitățile prestate de aceștia în perioadele menționate.

 Anulare act administrativ

 Curtea de Apel – Secția de Contencios administrativ

Decizia nr. 3593/2009 –

Pe rol se află pronunțarea asupra cererii de chemare în judecată formulate de reclamanta N. D. în contradictoriu cu pârâții ARHIVELE NAȚIONALE și E. E..

[…]

Referitor la pretinsele întârzieri foarte mari în privința înregistrării în instrumentele de evidență, a unui număr important de fonduri, Curtea constată următoarele:

Dispozițiile art. 76 alin. 1 din Normele tehnice privind desfășurarea activităților în Arhivele Naționale, aprobate de Directorul General prin Ordinul nr. 227/18.06.2006, la care pârâta face trimitere, prevăd că:

Arhivele Naționale Istorice Centrale și direcțiile județene întocmesc un registru general de arhivă, model anexa 15, în care înregistrează fondurile și colecțiile pe care le dețin la data întocmirii, iar în continuare, preluările de documente, în ordinea intrării lor, și cele depistate ulterior în depozitele Arhivelor Naționale fără forme de evidență”.

Din analiza conținutului acestor norme se observă că nu sunt suficient de precise și previzibile în privința termenelor de înregistrare în registrul general de arhivă a fondurilor și colecțiilor deținute de Arhivele Naționale la momentul întocmirii registrului general de arhivă, precum și a celor depistate ulterior în depozitele Arhivelor Naționale fără forme de evidență.

[…]

Inexistența unei reglementări interne la nivelul autorității pârâte, care să permită a se stabili de către instanță care erau termenele în care reclamanta avea obligația de a efectua înregistrările fondurilor deținute în registrul general de arhivă, precum și lipsa oricăror mențiuni în acest sens în actele de cercetare disciplinară și în dispoziția de destituire din funcția publică, care erau absolut necesare, de vreme ce se invocă „întârzieri foarte mari în privința înregistrării” sau „întârzieri nejustificate”, impun examinarea susținerilor reclamantei prin raportare la atribuțiile acesteia înscrise în fișa postului, dar și la rezultatele evaluării activității profesionale a acesteia.

[…]

Prin concluziile scrise formulate în cauză, pârâta a admis că într-un depozit de arhivă pot exista atât fonduri arhivistice prelucrate (ordonate, inventariate), cât și neprelucrate […].

[…]

Aceste argumente sunt valabile și în privința procesului-verbal din […].1999, referitor la preluarea albumelor foto provenite de la CC al E., la care se face trimitere în dispoziția de sancționare disciplinară.

Curtea constată și de această dată lipsa de claritate și precizie a disp. art. 76 din Normele Tehnice, întrucât din conținutul acestora nu rezultă dacă sunt supuse înregistrării și fondurile aflate în custodia Arhivelor Naționale și care sunt termenele de efectuare a operațiunilor de înregistrare.

În aceste condiții, divergențele de interpretare existente între părți legate de obligativitatea înregistrării/neînregistrării Fondului B. B., care nu face parte din Fondul B. Național, nu pot fi reținute decât ca o dovadă a inexistenței caracterului ilicit al faptei și al vinovăției reclamantei în săvârșirea acesteia.

[…]

Referitor la fapta constând în selectarea arbitrară a informațiilor ce se pun la dispoziția cercetătorilor, reținută ca formă de manifestare a pretinsei administrări defectuoase a documentelor, Curtea va avea în vedere următoarele:

Potrivit afirmațiilor reclamantei, în cazurile în care documentele solicitate de cercetători nu aveau instrumente de evidență (inventare), acestora le-au fost puse la dispoziție, cu aprobarea conducerii, liste de documente depistate de arhiviștii din cadrul Serviciului Arhive Contemporane, pe o anumită temă.

Reclamanta a subliniat faptul că această situație s-a datorat lipsei de personal calificat, că prelucrarea arhivistică a celor 3500 m.l. de documente aflați în depozitele Serviciului Arhive Contemporane, ar necesita aproximativ 20 de ani de activitate cu personalului încadrat în acest moment.

Pârâta nu a contestat afirmațiile reclamantei, ci a susținut că o astfel de procedură a obstrucționat accesul cercetătorilor la informație și că reclamanta se face vinovată de săvârșirea acestei fapte.

[…]

Dispunând în acest sens, pârâta admite existența la nivelul Arhivelor Naționale a situației în care fondurile nu sunt inventariate și nu există fișe de inventar întocmite, însă pe linia asigurării accesului cercetătorilor la informație nu oferă nicio soluție pentru această situație, ajungându-se astfel nu la „obstrucționarea accesului la informație”, ci la încălcarea efectivă a acestui drept.

În aceste condiții, Curtea nu poate reține caracterul ilicit și vinovăția reclamantei pentru abaterea reținută în sarcina sa, privitoare la „selectarea arbitrară a informațiilor ce se pun la dispoziția cercetătorilor”.

[…]

 Recuperarea de acte de la firmă declarată trecută prin procedura lichidării judiciare

 Curtea de Apel B – Secția de Contencios administrativ

Decizia nr. 625/R/2009 – alte cereri

CURTEA DE APEL B

Ședința publică din 9 octombrie 2009

C U R T E A

[…]

Analizând actele și lucrările dosarelor, sentința atacată raportat la motivele de recurs invocate, Curtea constată că recursul este nefondat :

1.[…]

2.Pârâta Arhivele Naționale – Direcția Județeană C a fost obligată să preia documente cu valoare practică de la lichidatorul judiciar al J.-E. Insolvency T. în calitate de lichidator judiciar al debitoarei SC M. N. E. SA., în temeiul art.18 din Legea nr.16/1996.

Instanța de fond a interpretat și aplicat corect legea și nu a depășit atribuțiile puterii judecătorești.

Art.18 din Legea Arhivelor Naționale, așa cum a fost modificată prin Ordonanța de Urgență a Guvernului nr. 39/2006, aprobată cu modificări prin Legea nr. 474/2006, este clar și precis. Conform acestui articol:

[…]

Dispozițiile acestui articol de lege sunt și previzibile; Arhivele Naționale sau direcțiile județene ale acestora, au obligația de a prelua documentele de la persoana juridică ce s-a desființat. Judecătorul a aplicat strict dispoziția legală, faptul că nu există bază materială sau că încă nu s-au înființat serviciile/structurile specializate, nu constituie un impediment pentru obligarea autorității publice să își îndeplinească obligațiile prevăzute într-o lege. Legea este adoptată de Parlament, instanța de judecată nu a adăugat la dispozițiile legale și nici nu a „creat” norme juridice. A aplicat legea strict în litera și spiritul ei.

[…]

Refuzul acestei autorități de a prelua documentele, constituie „refuz nejustificat de a soluționa o cerere”, așa cum este definit de art.2, lit. i) din Legea nr. 554/2004: „exprimare explicită, cu exces de putere a voinței de a nu rezolva cererea unei persoane”.

[…]

 Obligaţia de arhivare a documentelor 

 Litigii de muncă – contestație decizie de sancționare – Tribunalul Vaslui

Având cuvântul pe fondul cauzei, contestatoarea […] precizeaza ca prin Decizia […] a Directorului de Probatiune aceasta a fost sanctionata cu masura avertismentului pentru faptul ca în ultimele 6 luni nu a asigurat pastrarea corespunzatoare, la nivelul serviciului, a celui de al doilea exemplar al referatelor de evaluare în format de hârtie, precum si pentru ca nu a anuntat conducerea Directiei de Probatiune despre aceasta situatie. Cu privire la acest aspect contestatoarea arata ca […] nu exista nici o prevedere legala care sa specifice care este modalitatea de pastrare “corespunzatoare” a celui de al doilea exemplar al referatelor de evaluare. În nici un act normativ din legislatia specifica probatiunii nu se prevede pastrarea acestor documente. Astfel. Legea nr. 16/1996, Legea Arhivelor Nationale, este singura care reglementeaza acest aspect. Potrivit art.7 si 8 coroborate cu art. 4 din Legea nr. 16/1996 serviciile de probatiune nu au obligatia de a arhiva documentele, neavând personalitate juridica. Atributia de a emite nomenclatorul de arhivare si de a asigura arhivarea corespunzatoare a documentelor din cadrul serviciilor de probatiune apartine Ministerului Justitiei care nu a emis un astfel de nomenclator de la înfiintarea Serviciului de Probatiune […], în anul […].

Se contesta perioada de 6 luni mentionata, deoarece de la începutul lunii […] referatele de evaluare au fost listate în dublu exemplar, ca urmare a recomandarilor comisiei de audit, cu ocazia misiunii de audit intern efectuata în cadrul serviciului de probatiune. Cu privire la faptul ca a primit aceasta sanctiune disciplinara ca urmare a neasigurarii pastrarii corespunzatoare a celui de-al doilea exemplar al referatelor de evaluare se mentioneaza faptul ca nu exista nici o prevedere legala care sa specifice care este modalitatea de pastrare “corespunzatoare”, în nici un act normativ din legislatia specifica probatiunii nu se prevede pastrarea acestor documente. Astfel, numai Legea nr. 16/1996, Legea Arhivelor Nationale, este singura care reglementeaza, la modul general, pastrarea documentelor. Din art. 4, 7 si 8 din Legea nr. 16/1996 coroborate cu art. 1 din O.G. nr. 92/2000 privind organizarea si functionarea serviciilor de reintegrare sociala a infractorilor si de supraveghere a executarii sanctiunilor neprivative de libertate, aprobata prin Legea nr. 129/2001, se poate observa ca serviciile de probatiune nu au obligatia de a arhiva documentele, neavând personalitate juridica, fiind organisme specializate, în subordinea Ministerului Justitiei. Atributia de a emite nomenclatorul de arhivare si de a asigura arhivarea corespunzatoare a documentelor din cadrul serviciilor de probatiune, apartine Ministerului Justitiei, care nu a emis un astfel de nomenclator de la înfiintarea Serviciului de Probatiune […], în anul […]. Directia de probatiune trebuia sa transmita catre serviciile de probatiune norme clare de realizare a arhivei, pentru a putea pastra în mod corespunzator (ceea ce mi se imputa ca nu am facut) si copiile referatelor de evaluare. În lipsa unor asemenea norme, care sa reglementeze arhivarea documentelor de la nivelul serviciului, se considera ca aplicarea unei sanctiuni disciplinare ca urmare a faptului ca nu a facut ceva ce nu este reglementat, nu se impune. Nici un argument juridic ridicat nu face referire la obligativitatea si modalitatea arhivarii referatelor de evaluare.

[…]

Ai nevoie de  Legea nr. 16/1996? Poți cumpăra actul la zi, în format PDF şi MOBI, de AICI!
comentarii

Despre autor  ⁄ Eugen Staicu

Eugen Staicu este redactor colaborator la LegeStart.ro. Contact: legestart@indaco.ro.

Fara comentarii

Scrie un comentariu