Conform art. 1 din Legea contabilităţii, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, asociaţiile şi celelalte persoane juridice cu şi fără scop patrimonial au obligaţia să organizeze, să conducă contabilitatea financiară şi să întocmească situaţii financiare anuale, ţinând seama de faptul că orice operaţiune economico-financiară se efectuează numai în baza documentelor justificative, vizate şi aprobate de persoanele cu competenţe în materie.
Reguli contabile
Contul 625 „Cheltuieli cu deplasări, detaşări şi transferări” ţine evidenţa cheltuielilor cu deplasările, detaşările şi transferările personalului.
Contul 625 „Cheltuieli cu deplasări, detaşări şi transferări” este un cont de activ. La sfârşitul lunii, contul nu prezintă sold. În acest context, asiguraţi-vă că nu sunt elemente care să pună la îndoială coerenţa şi credibilitatea operaţiunilor contabile.
Operaţiuni contabile
1. Înregistrarea în contabilitatea ONG a operaţiunii privind cheltuielile reprezentând deplasări, detaşări şi transferări (inclusiv transportul) datorate terţilor, conform documentelor justificative:
| 625 „Cheltuieli cu deplasări, detaşări şi transferări” | = | 401 „Furnizori” |
2. Înregistrarea în contabilitatea ONG a operaţiunii privind cheltuielile reprezentând deplasări, detaşări şi transferări (inclusiv transportul) datorate terţilor, conform documentelor justificative:
| 625 „Cheltuieli cu deplasări, detaşări şi transferări” | = | 408 „Furnizori – facturi nesosite” |
3. Înregistrarea în contabilitatea ONG a operaţiunii privind sumele repartizate în perioadele/exerciţiile financiare următoare pe cheltuieli, conform scadenţarelor:
| 625 „Cheltuieli cu deplasări, detaşări şi transferări” | = | 471 „Cheltuieli înregistrate în avans” |
4. Înregistrarea în contabilitatea ONG a operaţiunii privind sumele clarificate înregistrate pe cheltuieli, conform documentelor justificative:
| 625 „Cheltuieli cu deplasări, detaşări şi transferări” | = | 473 „Decontări din operaţii în curs de clarificare” |
5. Înregistrarea în contabilitatea ONG a operaţiunii privind cheltuielile decontate de subunităţi pentru realizarea activităţilor fără scop patrimonial prevăzute în bugetul unităţii (în contabilitatea unităţii) , conform documentelor justificative:
| 625 „Cheltuieli cu deplasări, detaşări şi transferări” | = | 481 „Decontări între unitate şi subunităţi” |
6. Înregistrarea în contabilitatea ONG a operaţiunii privind sumele achitate reprezentând cheltuieli cu deplasări, detaşări şi transferări (inclusiv transportul) , conform documentelor justificative:
| 625 „Cheltuieli cu deplasări, detaşări şi transferări” | = | 512 „Conturi curente la bănci” |
7. Înregistrarea în contabilitatea ONG a operaţiunii privind sumele achitate în numerar reprezentând cheltuieli cu deplasări, detaşări şi transferări (inclusiv transportul) , conform documentelor justificative:
| 625 „Cheltuieli cu deplasări, detaşări şi transferări” | = | 531 „Casa” |
8. Înregistrarea în contabilitatea ONG a operaţiunii privind valoarea biletelor de călătorie reprezentând cheltuieli cu deplasările, detaşările şi transferările personalului, conform documentelor justificative:
| 625 „Cheltuieli cu deplasări, detaşări şi transferări” | = | 532 „Alte valori” |
9. Înregistrarea în contabilitatea ONG a operaţiunii privind cheltuielile decontate din avansurile de trezorerie primite, conform documentelor justificative:
| 625 „Cheltuieli cu deplasări, detaşări şi transferări” | = | 542 „Avansuri de trezorerie” |
10. Înregistrarea în contabilitatea ONG a operaţiunii privind sumele achitate reprezentând cheltuieli cu deplasări, detaşări şi transferări (inclusiv transportul) , conform documentelor justificative:
| 625 „Cheltuieli cu deplasări, detaşări şi transferări” | = | 550 „Disponibil cu destinaţie specială” |
11. Înregistrarea în contabilitatea ONG a operaţiunii privind inchiderea contului de rezultat, la sfârşitul perioadei, cu soldul debitor al contului de cheltuieli privind activităţile fără scop patrimonial, conform documentelor justificative:
| 1211 „Excedent sau deficit privind activităţile fără scop patrimonial” | = | 625 „Cheltuieli cu deplasări, detaşări şi transferări” |
Documentele contabile
* documentaţia din care să rezultă obligaţiile instituite de legiuitor în sarcina asociaţiilor, fundaţiilor sau a altor organizaţii de acest fel, partide politice, patronate, organizaţii sindicale, culte religioase;
* documentaţia întocmită de compartimentul de contabilitate, de taxe şi impozite care să motiveze necesitatea înregistrării;
* nota de contabilitate;
* situaţii de calcul.
Atenţie! Conform art. 10 alin. (4) din Legea contabilităţii, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, răspunderea pentru aplicarea necorespunzatoare a reglementărilor contabile revine directorului economic, contabilului-sef sau altei persoane imputernicite sa indeplineasca aceasta functie, impreună cu personalul din subordine.
În cazul în care contabilitatea este condusă pe bază de contract de prestări de servicii, încheiat cu persoane fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre ale Corpului Experţilor Contabili și Contabililor Autorizați din România (CECCAR), răspunderea pentru conducerea contabilității revine acestora, potrivit legii și prevederilor contractuale.
Astfel, directorul economic, contabilul şef sau altă persoană însărcinată cu aplicarea reglementărilor contabile, asigură calitatea înregistrărilor contabile, pe baza informaţiilor şi a documentelor justificative, punând în aplicare tehnicile de control ale conturilor.
Baza legală aplicabilă şi specifică
– Ordonanţa Guvernului nr. 26/2000 cu privire la asociaţii şi fundaţii, cu modificările şi completările ulterioare;
– Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
– OMFP nr. 1969/2007 privind aprobarea reglementărilor contabile pentru persoanele juridice fără scop patrimonial, cu modificările şi completările ulterioare;
– OMFP nr. 3512/2008 privind documentele financiar contabile, cu modificările şi completările ulterioare.
