7 Decembrie, 2016

Factura în formă electronică

Factura în formă electronică este documentul în formă electronică ce caracterizează în mod unic şi neechivoc schimbul sau vânzarea de bunuri ori servicii, semnat cu semnătură electronică şi purtând marca temporală, care conţine datele cuprinse în formularul facturii şi care este emis şi gestionat utilizând sisteme informatice.

Factura în formă electronică a fost reglementată prin Legea nr. 148/2012 privind înregistrarea operaţiunilor comerciale prin mijloace electronice, publicată în Monitorul Oficial, Partea I nr. 509 din 24/07/2012. Facturile în formă electronică constituie documente justificative în înţelesul Legii contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.

Conform art. 6. din Legea contabilităţii nr. 82/1991, “orice operaţiune economico-financiară efectuată se consemnează, în momentul efectuării ei, într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ. Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat şi aprobat, precum şi a celor care le-au înregistrat în contabilitate, după caz”.

Emiterea facturilor

Persoana fizică sau juridică ce emite facturi poate să opteze pentru emiterea facturilor în formă electronică, cu condiţia garantării autenticităţii, originii şi integrităţii conţinutului, conform condiţiilor prevăzute de Legea nr. 148/2012 (temei legal: art. 4 din Legea nr. 148/2012).

Facturile şi chitanţele emise şi arhivate în formă electronică au calitatea de document justificativ, în înţelesul prevederilor Legii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare (temei legal: art. 5 din Legea nr. 148/2012).

Emiterea facturilor de către o persoană fizică sau juridică se face în una dintre următoarele două modalităţi, la alegerea exclusivă a emitentului: în formă electronică sau pe suport hârtie (temei legal: art. 6 din Legea nr. 148/2012).

Emitentul facturii în formă electronică răspunde pentru legalitatea, autenticitatea, originea şi integritatea conţinutului (temei legal: art. 7 din Legea nr. 148/2012).

Factura în formă electronică respectă conţinutul stabilit de actele normative speciale şi va conţine marca temporală care certifică momentul emiterii şi semnătura electronică a emitentului facturii. Certificatul aferent semnăturii electronice a emitentului facturii în formă electronică va conţine informaţii privind identificatorul fiscal şi numărul notificării înregistrate la Ministerul Finanţelor Publice (temei legal: art. 8 din Legea nr. 148/2012).

Transmiterea facturilor

Transmiterea facturilor emise în formă electronică se face în una dintre următoarele două modalităţi: prin mijloace electronice, în condiţiile prevăzute de Legea nr. 571/2003, cu modificările şi completările ulterioare, sau pe suport hârtie. Transmiterea unei facturi în formă electronică se poate face individual, în pachete sau în loturi (temei legal: art. 9 din Legea nr. 148/2012).

Condiţiile pe care trebuie să le îndeplinească persoanele care emit facturi în formă electronică

Emitentul facturii în formă electronică trebuie să îndeplinească următoarele condiţii:

- să dispună de mijloace tehnice şi umane corespunzătoare pentru garantarea securităţii, fiabilităţii şi continuităţii serviciilor de prelucrare a datelor în formă electronică;

- să folosească personal cu cunoştinţe de specialitate în domeniul tehnologiei semnăturii electronice şi cu o practică suficientă în ceea ce priveşte procedurile de securitate corespunzătoare;

- să fie în măsură să gestioneze şi să arhiveze toate informaţiile privind fiecare factură în formă electronică emisă, pe perioada de timp stabilită prin normele legale în vigoare;

- să utilizeze sisteme de arhivare electronică în conformitate cu prevederile Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică. Pe durata arhivării, persoanele care au responsabilitatea arhivării vor lua măsuri ca orice factură în formă electronică să poată fi accesată numai de către emitent, beneficiar sau organele abilitate prin lege (temei legal: art. 10 din Legea nr. 148/2012).

Ministerul Finanţelor Publice verifică aplicarea dispoziţiilor cu privire la factura în formă electronică, cu excepţia condiţiilor privind serviciile informatice, a căror respectare este verificată de către Ministerul Comunicaţiilor şi Societăţii Informaţionale (temei legal: art. 11 din Legea nr. 148/2012).

Externalizarea serviciilor de emitere, transmitere şi arhivare a facturilor în formă electronică

Activităţile de emitere, transmitere a facturilor în formă electronică, precum şi cele de arhivare a facturilor în formă electronică pot fi realizate şi de către alte persoane decât emitentul de drept al facturii în formă electronică, în următoarele condiţii:

- să îndeplinească condiţiile prevăzute de Legea nr. 148/2012;

- să existe un contract valabil încheiat între emitentul de drept al facturii în formă electronică şi un furnizor de servicii de emitere a facturilor în formă electronică.

Certificatul aferent semnăturii electronice a persoanelor care prestează servicii de emitere, transmitere sau arhivare a facturilor în formă electronică va conţine informaţii privind calitatea de furnizor de servicii şi datele sale de identificare (temei legal: art. 12 din Legea nr. 148/2012).

Furnizorii de servicii de emitere a facturilor în formă electronică pot să presteze servicii de conversie a unei facturi deja emise pe suport hârtie în factură în formă electronică, la cererea beneficiarului.

Conversia se poate realiza numai după factura în original. Factura în formă electronică rezultată dobândeşte calitatea de document justificativ numai după înscrierea precizării: “prezenta factură este conformă cu originalul emis iniţial pe suport hârtie având seria …. nr. …….. din data de ………, emisă de ……………….” şi ataşarea semnăturii electronice a furnizorului de servicii de emitere a facturilor în formă electronică, precum şi a mărcii temporale certificând momentul conversiei, atât în cazul facturilor individuale, cât şi în cazul în care conversia se face pentru un pachet sau lot de facturi (temei legal: art. 13 din Legea nr. 148/2012).

Cheltuielile înregistrate de persoanele care emit, transmit sau arhivează facturi, în formă electronică, cheltuielile efectuate cu investiţiile pentru dotări şi alte utilităţi necesare desfăşurării acestei activităţi sunt amortizabile pe o perioadă de 5 ani de la prima înregistrare ca utilizator de factură în formă electronică.

Cheltuielile înregistrate de persoanele care emit facturi în formă electronică privind investiţiile legate de modificarea şi perfecţionarea sistemelor informatice utilizate în activitatea de facturare electronică sunt amortizabile pe o perioadă de 3 ani, începând cu data iniţierii investiţiei, probată cu hotărârea administratorului, respectiv a consiliului de administraţie al persoanei care iniţiază cheltuiala, iar în cazul persoanelor fizice, prin declaraţie pe propria răspundere (temei legal: art. 19 din Legea nr. 148/2012).

Baza legală

- Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificările şi completările ulterioare;

- O.G. nr. 92/2003 privind Codul de procedură fiscală, cu modificările şi completările ulterioare;

- H.G. nr. 1050/2004 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Ordonanţei Guvernului nr. 92/2003 privind Codul de procedură fiscală, cu modificările şi completările ulterioare;

- H.G. nr. 44/2004 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 571/2003 privind Codul fiscal.

- O.G. nr. 2/2012 pentru modificarea şi completarea Ordonanţei Guvernului nr. 92/2003 privind Codul de procedură fiscală, publicată în Monitorul Oficial, Partea I nr. 71 din 30/01/2012.

Despre autor  ⁄ Maria Bădoi

Maria Bădoi este expert contabil. Site: http://www.contabilii.ro Contact: contact@contabilii.ro

Fara comentarii

Scrie un comentariu