5 Decembrie, 2016

Dosarul de personal al angajatului (II). Ce trebuie să conţină şi ce sancţiuni se pot aplica angajatorului?

» Citiţi mai întâi prima parte a subiectului – în care găsiţi informaţii despre obligativitatea angajatorului de a întocmi şi gestiona dosarul de personal.

Ce trebuie să conţină dosarul?

Art. 8 alin. 2 din Hotărârea Guvernului nr. 500/2011 privind registrul general de evidenţă al salariaţilor cuprinde cu titlu general şi exemplificativ documentele care trebuie să stea într-un dosar de personal şi, de aceea, mulţi angajatori ajung să îl întocmească într-un mod eronat.

Astfel, un dosar de personal trebuie să conţină, în mod obligatoriu, actele premergătoare şi necesare angajării, respectiv:

- Examenul de medicina muncii;
- Oferta de angajare;
- Contractul individual de muncă şi fişa postului;
- Actele adiţionale la contractul individual de muncă;
- Orice alte acte referitoare la executarea, modificarea, suspendarea şi încetarea contractului individual de muncă (de exemplu, decizii de suspendare a contractului de muncă pe perioada concediului fără plată sau pe perioada concediului pentru creşterea şi îngrijirea copilului, decizii de încetare a contractului individual de muncă, demisii, cereri de încetare a contractului individual de muncă prin acordul părţilor), precum şi documente care certifică legalitatea şi corectitudinea înregistrărilor ce se operează în Revisal.

În vederea eficientizării activităţii de întocmire, gestionare, actualizare, rectificare şi de păstrare a dosarului de personal se poate apela la o structură-standard, pentru ca angajatorul să se asigure că nu pierde nimic din vedere. Astfel, dosarul de personal poate fi împărţit în următoarele capitole:

• Capitolul 1 – date cu caracter personalacest capitol va conţine copii de pe cartea de identitate, paşaport, certificatul de naştere, certificatul de căsătorie, certificatul de naştere al copiilor şi hotărârea de divorţ. În plus, va conţine, în original, CV-ul, oferta de angajare, certificatul medical care atestă că salariatul este apt de muncă, cazierul judiciar, declaraţia pe propria răspundere dată de salariat privind adresa unde locuieşte efectiv (atunci când aceasta este diferită de adresa din cartea de identitate).

Notă: Este indicat ca orice solicitare a salariatului să fie consemnată şi să existe în dosarul de personal. De exemplu, chiar şi atunci când salariatul îşi schimba contul bancar în care i se virează salariul este indicat ca acesta să efectueze o cerere către societate prin care solicită plata salariului în contul indicat în conţinutul cererii. Această cerere va sta tot la dosarul de personal al salariatului.

• Capitolul 2 – studii, pregătirea profesională şi recalificări ulterioareacest capitol va conţine copii de pe diploma de bacalaureat, diploma de absolvire a unor şcoli profesionale, diploma de absolvire a facultăţii, diploma de absolvire a unor cursuri de masterat, certificate de participare la cursurile de instruire sau perfecţionare, certificări de utilizare a PC-ului etc.

• Capitolul 3 – date privind dosarul profesionalacest capitolul va conţine contractul individual de muncă, fişa postului, actele adiţionale la contractul individual de muncă. În plus, acesta va conţine recomandări de la locurile de muncă anterioare, evaluările efectuate la actualul loc de muncă.

• Capitolul 4 – Declaraţii ale angajatului
acest capitol va conţine declaraţia pe propria răspundere dată de salariat privind locul funcţiei de bază şi numele Casei de sănătate unde acesta este înscris, declaraţia pe propria răspundere dată de salariat privind persoanele aflate în întreţinerea sa aferentă acordării deducerii, declaraţia pe propria răspundere dată de salariat privind primirea unui exemplar al Regulamentului intern al angajatorului, citirea şi luarea sa la cunoştinţă.

• Capitolul 5 – situaţia concediilor de odihnă şi a altor tipuri de concedii
acest capitol va conţine cereri de concediu (planificări concediu, concediu de odihnă, concediu pentru creşterea şi îngrijirea copilului etc.).

• Capitolul 6 – situaţia disciplinară a salariatului
aici vor fi trecute procedurile şi sancţiunile disciplinare aplicate salariatului în cazul săvârşirii unei abateri disciplinare (dosarul de cercetare disciplinară prealabilă, decizia de aplicare a sancţiunilor disciplinare în conformitate cu legislaţia în vigoare), dacă este cazul.

• Capitolul 7 – accesul la dosarul de personalaici va fi documentul prin care se precizează persoanele care gestionează acest dosar, procedura aferentă eliberării de copii ale documentelor aflate la dosarul de personal, procedura aferentă accesului altor persoane din cadrul angajatorului la dosarul de personal.

Pentru o identificare mai uşoară, ideal este ca toate documentele să fie puse în dosar în ordine cronologică în fiecare capitol şi, ulterior încetării contractului de muncă, este indicat ca toate filele dosarului să fie numerotate şi numărul lor să fie înscris pe coperta dosarului înainte de arhivare.

Persoanele care au acces la astfel de dosare sunt obligate a păstra confidenţialitatea datelor cu caracter personal.

În cazul în care, din motive obiective, angajatorul nu poate elibera documentele prevăzute mai sus, salariatul sau fostul salariat poate solicita Inspectoratului Teritorial de Muncă eliberarea unei adeverinţe din care să rezulte elementele conţinute în Revisal. Inspectoratul va elibera această adeverinţă în termen de 15 zile de la data înregistrării cererii.

Sancţiuni

Refuzul nejustificat al angajatorului de a elibera salariaţilor sau foştilor salariaţi copii de pe documentele prevăzute la art. 8 alin. 3 din Hotarârarea Guvernului nr. 500/2011 privind registrul general de evidenţă al salariaţilor reprezintă contravenţie şi se sancţionează cu o amendă cuprinsă între 300 şi 1000 de lei.

Refuzul nejustificat al angajatorului de a pune la dispoziţia Inspectoratului Teritorial de Muncă dosarul personal al angajatului constituie tot contravenţie şi se sancţionează cu amendă cuprinsă între 5000 şi 8000 de lei.

h500Sursa foto: Lege5 Online

Notă: Actele normative menţionate în acest articol pot fi consultate gratuit în Lege5 Online. Atenţie: Actele normative sunt disponibile gratuit în forma publicată în Monitorul Oficial. Doar abonaţii Lege5 au acces la forma consolidată a acestora.

comentarii

Despre autor  ⁄ Cătălina Cibotariu

Corporate Lawyer, Trinity Corporate Services Romania. Contact: catalinacibotariu@yahoo.com

Un comentariu

  • Răspunde
    septembrie 17 2015

    Buna ziua!
    In ce conditii un salariat poate obtine o copie dupa dosarul de personal? Care este modalitatea de obtinere a acestuia?

Scrie un comentariu