7 Decembrie, 2016

Despre înfiinţarea de birouri de reprezentanţă în România de către societăţile străine – etape şi documente necesare

De cele mai multe ori, societăţile străine au interesul de a-şi stabili reprezentanţe pe teritoriul ţării noastre pentru prospectarea pieţei locale, atât în scopul promovării şi introducerii de produse pe această piaţă, cât şi în scopul urmăririi contractelor încheiate cu partenerii comerciali din România.

Ce activităţi poate desfăşura reprezentanţa unei societăţi străine în România?

Având în vedere statutul său de totală dependenţă şi subordonare faţă de societatea străina care „i-a dat viaţă”, reprezentanţa nu poate desfăşura pe teritoriul României activităţi în nume propriu (adică nu poate produce mărfuri, nu poate presta servicii şi nu poate executa lucrări), ci poate avea aici doar activităţi-suport pentru societatea-mamă, cum sunt activităţile de reclamă (marketing, promovare şi publicitate) ori furnizarea către societatea-mamă de informaţii pentru cercetări ştiinţifice sau pentru activităţi similare care au un caracter preparator sau auxiliar pentru societatea străină.

De multe ori, reprezentanţa are rolul unui intermediar între societatea-mamă din străinătate şi partenerii de afaceri din România ai acesteia, acţionând ca un mandatar al societăţii-mamă (adică în numele şi pe seama acesteia) sau ca un comisionar (în nume propriu, dar pe seama societăţii-mamă).

Etapele şi documentaţia necesară înfiinţării unei reprezentanţe în România

Pentru a-şi înfiinţa o reprezentanţă în România, societatea străina trebuie să parcurgă în faţa Ministerului Economiei o procedură de autorizare a reprezentanţei.

Pe scurt, etapele autorizării reprezentanţei sunt următoarele:

(I) Înregistrarea cererii de autorizare

Cererea de autorizare a reprezentanţei se depune la Direcţia Politici Comerciale din cadrul Ministerului Economiei şi trebuie să conţină următoarele elemente:

(i) sediul social al societăţii-mamă;
(ii) obiectul de activitate al reprezentanţei în concordanţă cu obiectul societăţii-mamă
şi cu prevederile legale referitoare la activităţile permise unei reprezentanţe;
(iii) durata de funcţionare a reprezentanţei;
(iv) numărul şi funcţiile persoanelor propuse pentru a fi angajate în cadrul reprezentanţei.

Dacă persoanele care vor fi angajate în cadrul reprezentanţei sunt cetăţeni străini, în cererea de autorizare se vor menţiona şi: numele, prenumele şi domiciliul lor în străinătate, funcţia pe care o deţin la societatea străină şi funcţia în cadrul reprezentanţei.

Persoanele de cetăţenie română care sunt angajate în cadrul reprezentanţei nu au voie să deţină o altă funcţie într-o unitate de stat cu sediul în România pe perioada contractului lor cu reprezentanţa.

La depunere, cererea de autorizare a reprezentanţei trebuie însoţită de următoarele documente:

• atestat emis de Registrul Comerţului (Camera de Comerţ) din ţara în care îşi are sediul societatea-mamă, care să confirme existenţa legală, obiectul de activitate şi capitalul social al acesteia (original şi traducerea legalizată în limba română);

• certificat de bonitate eliberat de o bancă prin care societatea-mamă îşi desfăşoară principalele operaţiuni financiare (original şi traducerea legalizată în limba română);

• statutul (sau alte documente relevante) privind forma de organizare şi modul de funcţionare al societăţii-mamă (copie şi traducerea legalizată în limba română);

• împuternicirea dată de societatea-mamă şefului reprezentanţei să acţioneze în mod valabil pentru operaţiunile reprezentanţei – autentificată de notar sau certificată de jurist (original şi traducere legalizată în limba română);

• dovada sediului reprezentanţei pe teritoriul României – contract de închiriere, contract de comodat, titlu de proprietate etc. (copie);

• dovada achitării taxei de funcţionare de 1200 de dolari/an (300 de dolari/trimestru) plătibilă în lei la cursul BNR din ziua plăţii [certificat eliberat de Agenţia Naţională Fiscală, Direcţia Generală a Finanţelor Publice – Serviciul Reprezentanţe Străine şi Ambasade (sau, în provincie, Administraţia Financiară Judeţeană)].

(II) Obţinerea autorizaţiei de funcţionare a reprezentanţei

Odată depusă documentaţia de autorizare a reprezentanţei, societatea străină trebuie să aştepte emiterea autorizaţiei de funcţionare de către Ministerul Economiei. În măsura în care documentaţia de autorizare este completă şi conformă cu prevederile legale aplicabile, ministerul va elibera entităţii străine autorizaţia de funcţionare a reprezentanţei acesteia în România, în termen de 30 de zile.

Autorizaţia pentru funcţionare cuprinde: obiectul de activitate al reprezentanţei; condiţiile de exercitare a activităţii; durata de funcţionare a reprezentanţei; sediul reprezentanţei.

(III) Înregistrarea reprezentanţei la Camera de Comerţ şi Industrie a României

Odată autorizată, reprezentanţa trebuie înregistrată şi la Camera de Comerţ şi Industrie a României într-un interval de cel mult 15 zile de la eliberarea autorizaţiei.

Această înregistrare se va face pe baza prezentării originalului autorizaţiei de funcţionare a reprezentanţei şi a unei copii de pe aceasta. Originalul autorizaţiei va fi vizat de Camera de Comerţ şi Industrie şi se va înapoia reprezentanţei, iar copia autorizaţiei va rămâne la Camera de Comerţ şi Industrie.

(IV) Înregistrarea reprezentanţei la autorităţile fiscale şi obţinerea codului fiscal

Reprezentanţa trebuie să se înregistreze tot în termen de 15 zile şi la administraţia financiară în raza căreia îşi are sediul cu scopul obţinerii codului fiscal de plătitor de taxe şi impozite. Documentaţia de înregistrare a reprezentanţei la autorităţile fiscale constă în:

(i) autorizaţia de funcţionare, vizată şi de Biroul Reprezentanţe din cadrul Direcţiei Generale a Finanţelor Publice şi Controlului Financiar (original şi două copii);
(ii) două formulare IMP privind plata impozitului (unul completat cu datele reprezentanţei din România a societăţii străine, iar celălalt completat cu datele societăţii din străinătate.

Reprezentanţa poate plăti următoarele categorii de taxe/impozite: impozit pentru veniturile obţinute, impozit pe clădiri, taxa pe mijloacele de transport care îi aparţin, TVA nerambursabil pentru aprovizionări de bunuri şi servicii.

Orice societate străină care are o reprezentanţă autorizată să funcţioneze în România are obligaţia de a plăti un impozit anual reprezentând echivalentul în lei al sumei de 4000 de euro, la cursul de schimb al pieţei valutare comunicat de BNR din ziua precedentă celei în care se efectuează plata.

comentarii

Despre autor  ⁄ Marius Vicenţiu Coltuc

Fondator al cabinetului de avocatură Coltuc.

Fara comentarii

Scrie un comentariu