6 Decembrie, 2016

Chitanţa în formă electronică

Chitanţa în formă electronică este documentul financiar-fiscal care întruneşte toate condiţiile impuse de prevederile legale în materie referitoare la conţinut şi formă, înregistrat pe medii compatibile cu prelucrarea automată a datelor, semnat cu semnătură electronică şi purtând marca temporală.

Chitanţa în formă electronică a fost reglementată prin Legea nr. 148/2012 privind înregistrarea operaţiunilor comerciale prin mijloace electronice, publicată în Monitorul Oficial, Partea I nr. 509 din 24/07/2012.

Chitanţele în formă electronică constituie documente justificative în înţelesul Legii contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.

Conform art. 6. din Legea contabilităţii nr. 82/1991, “orice operaţiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ. Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat şi aprobat, precum şi a celor care le-au înregistrat în contabilitate, după caz”.

Chitanţa în formă electronică respectă condiţiile privind conţinutul obligatoriu, stabilite de actele normative în vigoare şi conţine marca temporală şi semnătura electronică a emitentului chitanţei. Certificatul aferent semnăturii electronice a emitentului chitanţei va conţine informaţii privind identificatorul fiscal şi numărul notificării înregistrate la Ministerul Finanţelor Publice (temei legal: art. 14 din Legea nr. 148/2012).

Emiterea chitanţelor

Persoana fizică sau juridică ce emite chitanţe poate să opteze pentru emiterea chitanţelor în formă electronică, cu condiţia garantării autenticităţii, originii şi integrităţii conţinutului, conform condiţiilor prevăzute de Legea nr. 148/2012. Chitanţele emise şi arhivate în formă electronică, au calitatea de document justificativ, în înţelesul prevederilor Legii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.

Emiterea chitanţelor de către o persoană fizică sau juridică se face în una dintre următoarele două modalităţi, la alegerea exclusivă a emitentului: în formă electronică sau pe suport hârtie. Emitentul chitanţei în formă electronică răspunde pentru legalitatea, autenticitatea, originea şi integritatea conţinutului.

Chitanţa în formă electronică respectă conţinutul stabilit de actele normative speciale şi va conţine marca temporală care certifică momentul emiterii şi semnătura electronică a emitentului chitanţei. Certificatul aferent semnăturii electronice a emitentului chitanţei în formă electronică va conţine informaţii privind identificatorul fiscal şi numărul notificării înregistrate la Ministerul Finanţelor Publice (temei legal: art. 15 din Legea nr. 148/2012).

Transmiterea chitanţelor

Transmiterea chitanţelor emise în formă electronică se face în una dintre următoarele două modalităţi: prin mijloace electronice, în condiţiile prevăzute de Legea nr. 571/2003, cu modificările şi completările ulterioare, sau pe suport hârtie. Transmiterea unei chitanţe în formă electronică se poate face individual, în pachete sau în loturi.

Condiţiile pe care trebuie să le îndeplinească persoanele care emit chitanţe în formă electronică

Emitentul chitanţei în formă electronică trebuie să îndeplinească următoarele condiţii:

- să dispună de mijloace tehnice şi umane corespunzătoare pentru garantarea securităţii, fiabilităţii şi continuităţii serviciilor de prelucrare a datelor în formă electronică;

- să folosească personal cu cunoştinţe de specialitate în domeniul tehnologiei semnăturii electronice şi cu o practică suficientă în ceea ce priveşte procedurile de securitate corespunzătoare;

- să fie în măsură să gestioneze şi să arhiveze toate informaţiile privind fiecare chitanţă în formă electronică emisă, pe perioada de timp stabilită prin normele legale în vigoare;

- să utilizeze sisteme de arhivare electronică în conformitate cu prevederile Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică. Pe durata arhivării, persoanele care au responsabilitatea arhivării vor lua măsuri ca orice chitanţă în formă electronică să poată fi accesată numai de către emitent, beneficiar sau organele abilitate prin lege.

Ministerul Finanţelor Publice verifică aplicarea dispoziţiilor cu privire la chitanţa în formă electronică, cu excepţia condiţiilor privind serviciile informatice, a căror respectare este verificată de către Ministerul Comunicaţiilor şi Societăţii Informaţionale (temei legal: art. 11 din Legea nr. 148/2012).

Externalizarea serviciilor de emitere, transmitere şi arhivare a chitanţelor în formă electronică

Activităţile de emitere, transmitere a chitanţelor în formă electronică, precum şi cele de arhivare a chitanţelor în formă electronică pot fi realizate şi de către alte persoane decât emitentul de drept al chitanţei în formă electronică, în următoarele condiţii:

- să îndeplinească condiţiile prevăzute de Legea nr. 148/2012;

- să existe un contract valabil încheiat între emitentul de drept al chitanţei în formă electronică şi un furnizor de servicii de emitere a chitanţelor în formă electronică.

Certificatul aferent semnăturii electronice a persoanelor care prestează servicii de emitere, transmitere sau arhivare a chitanţelor în formă electronică va conţine informaţii privind calitatea de furnizor de servicii şi datele sale de identificare (temei legal: art. 12 din Legea nr. 148/2012).

Furnizorii de servicii de emitere a chitanţelor în formă electronică pot să presteze servicii de conversie a unei chitanţe deja emise pe suport hârtie în chitanţă în formă electronică, la cererea beneficiarului. Conversia se poate realiza numai după chitanţa în original. Chitanţa în formă electronică rezultată dobândeşte calitatea de document justificativ numai după înscrierea precizării: “prezenta chitanţă este conformă cu originalul emis iniţial pe suport hârtie având seria …. nr. …….. din data de ………, emisă de ……………….” şi ataşarea semnăturii electronice a furnizorului de servicii de emitere a chitanţelor în formă electronică, precum şi a mărcii temporale certificând momentul conversiei, atât în cazul chitanţelor individuale, cât şi în cazul în care conversia se face pentru un pachet sau lot de chitanţe (temei legal: art. 13 din Legea nr. 148/2012).

Cheltuielile înregistrate de persoanele care emit, transmit sau arhivează chitanţe în formă electronică, cheltuielile efectuate cu investiţiile pentru dotări şi alte utilităţi necesare desfăşurării acestei activităţi sunt amortizabile pe o perioadă de 5 ani de la prima înregistrare ca utilizator de chitanţă în formă electronică.

Cheltuielile înregistrate de persoanele care emit chitanţe în formă electronică privind investiţiile legate de modificarea şi perfecţionarea sistemelor informatice utilizate sunt amortizabile pe o perioadă de 3 ani, începând cu data iniţierii investiţiei, probată cu hotărârea administratorului, respectiv a consiliului de administraţie al persoanei care iniţiază cheltuiala, iar în cazul persoanelor fizice, prin declaraţie pe propria răspundere (temei legal: art. 19 din Legea nr. 148/2012).

Baza legală

- Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificările şi completările ulterioare;

- O.G. nr. 92/2003 privind Codul de procedură fiscală, cu modificările şi completările ulterioare;

- H.G. nr. 1050/2004 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Ordonanţei Guvernului nr. 92/2003 privind Codul de procedură fiscală, cu modificările şi completările ulterioare;

- H.G. nr. 44/2004 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 571/2003 privind Codul fiscal.

- O.G. nr. 2/2012 pentru modificarea şi completarea Ordonanţei Guvernului nr. 92/2003 privind Codul de procedură fiscală, publicată în Monitorul Oficial, Partea I nr. 71 din 30/01/2012

Despre autor  ⁄ Maria Bădoi

Maria Bădoi este expert contabil. Site: http://www.contabilii.ro Contact: contact@contabilii.ro

Fara comentarii

Scrie un comentariu