2 Decembrie, 2016

Ce trebuie să ştim despre regimul juridic al documentelor în formă electronică?

Regimul juridic al documentelor în formă electronică, ce conţin date privind operaţiunile economice de schimb sau vânzare de bunuri ori servicii între persoane care emit şi primesc facturi, bonuri fiscale sau chitanţe în formă electronică, este stabilit de Legea nr. 260/2007 privind înregistrarea operaţiunilor comerciale prin mijloace electronice.

Facturile şi chitanţele în formă electronică, emise fără îndeplinirea condiţiilor prevăzute de legea mai sus menţionată, nu au calitatea de document justificativ.

  • În documentele justificative şi în cele contabile nu sunt admise ştersături, modificări sau alte asemenea procedee, precum şi lăsarea de spaţii libere între operaţiunile înscrise în acestea sau file lipsă;
  • Erorile se corectează prin tăierea cu o linie a textului sau a cifrei greşite, pentru ca acestea să poată fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corectă;
  • Corectarea se face în toate exemplarele documentului şi se confirmă prin semnătura persoanei care a întocmit/corectat documentul justificativ, menţionându-se şi data efectuării corecturii;
  • În cazul documentelor justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza cărora se primeşte, se eliberează sau se justifică numerarul, ori al altor documente pentru care normele de utilizare prevăd asemenea restricţii, documentul întocmit greşit se anulează şi rămâne în carnetul respectiv;
  • La corectarea documentului justificativ în care se consemnează operaţii de predare-primire a valorilor materiale şi a mijloacelor fixe este necesară confirmarea, prin semnătură, atât a predătorului, cât şi a primitorului;
  • În cazul completării documentelor prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, corecturile sunt admise numai înainte de prelucrarea acestora, menţionându-se data rectificării şi semnătura celui care a făcut modificarea. Documentele prezentate în listele de erori, anulări sau completări (pe baza cărora se fac modificări în fişiere sau în baza de date a unităţii) trebuie să fie semnate de persoanele împuternicite de conducerea unităţii;
  • În cazul în care prelucrarea documentelor justificative se face de către un terţ (persoană fizică sau juridică), în relaţiile dintre terţi şi unităţile beneficiare este necesar ca pentru efectuarea corespunzătoare a înregistrărilor în contabilitate să se respecte următoarele reguli: documentele justificative să fie întocmite corect şi la timp de către unităţile beneficiare, acestea răspunzând de realitatea datelor înscrise în documentele respective; documentele contabile, întocmite de terţi pe baza documentelor justificative, trebuie predate unităţilor beneficiare la termenele stabilite prin contractele sau convenţiile civile încheiate, terţii răspunzând de corectitudinea prelucrării datelor; în condiţiile în care prestatorul de servicii de prelucrare a documentelor nu este persoană fizică sau juridică autorizată potrivit O.G. nr. 65/1994 privind organizarea activităţii de expertiză contabilă şi a contabililor autorizaţi, republicată, unităţile beneficiare trebuie să efectueze verificarea documentelor contabile obţinute de la terţi, în sensul cuprinderii tuturor documentelor justificative predate pentru prelucrare, al respectării corespondenţei conturilor şi exactităţii sumelor înregistrate.
În vederea înregistrării în jurnale, fişe şi în celelalte documente contabile a operaţiunilor economico-financiare consemnate în documentele justificative, potrivit formelor de înregistrare în contabilitate utilizate de unităţi, se poate face contarea documentelor justificative, indicându-se simbolurile conturilor sintetice şi analitice, debitoare şi creditoare, în conformitate cu planul de conturi general aplicabil.

Înregistrările în contabilitatea sintetică şi analitică se fac pe bază de documente justificative, fie document cu document, fie pe baza unui centralizator în care sunt înscrise mai multe documente justificative al căror conţinut se referă la operaţiuni de aceeaşi natură şi perioadă. În cazul operaţiunilor contabile pentru care nu se întocmesc documente justificative, înregistrările în contabilitate se fac pe bază de note de contabilitate care au la bază note justificative sau note de calcul, după caz.

În cazul stornărilor, pe documentul iniţial se menţionează numărul şi data notei de contabilitate prin care s-a efectuat stornarea operaţiunii, iar în nota de contabilitate de stornare se menţionează documentul, data şi numărul de ordine ale operaţiunii care face obiectul stornării. Corectarea înregistrărilor făcute în contabilitate se face numai pe baza notelor de contabilitate întocmite în acest scop.

Înregistrările în contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor după data de întocmire sau de intrare a acestora în unitate şi sistematic, în conturi sintetice şi analitice, în conformitate cu regulile stabilite pentru fiecare formă de înregistrare în contabilitate. Înregistrările în contabilitate se pot face manual sau utilizându-se sistemele informatice de prelucrare automată a datelor.
 
Înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor economico-financiare se efectuează, de regulă, lunar.

Entităţile care în exerciţiul financiar precedent au înregistrat o cifră de afaceri sub echivalentul în lei al sumei de 35.000 euro pot înregistra în contabilitate operaţiunile economico-financiare la alte perioade decât lunar, dar nu mai târziu de data pentru care se întocmesc declaraţiile privind impozitul pe profit, respectiv data situaţiilor financiare anuale sau a raportărilor contabile stabilite potrivit legii.

În acest caz, înregistrarea în contabilitate se efectuează pe baza documentelor justificative sau a unui centralizator în care sunt înscrise mai multe documente justificative al căror conţinut se referă la operaţiuni de aceeaşi natură şi la aceeaşi perioadă, situaţie în care documentele justificative se anexează la acesta. În mod similar, înregistrarea în Registrul-jurnal şi Cartea mare se efectuează pentru aceeaşi perioadă. Pentru determinarea plafonului se utilizează cursul de schimb valutar comunicat de Banca Naţională a României, valabil la data încheierii exerciţiului financiar precedent.
 
Factura se întocmeşte şi se utilizează în conformitate cu prevederile Codului fiscal. Pentru livrările de bunuri sau prestările de servicii pentru care persoanele impozabile sunt scutite fără drept de deducere a taxei pe valoarea adăugată şi nu sunt obligate să întocmească facturi, în conformitate cu prevederile Codului fiscal şi ale normelor metodologice de aplicare a acestuia, operaţiunile economice se înregistrează în baza contractelor încheiate între părţi şi a documentelor financiar-contabile sau bancare care să ateste acele operaţiuni, cum sunt: aviz de însoţire a mărfii, chitanţă, dispoziţie de plată/încasare, extras de cont bancar, nota de contabilitate etc., după caz.
 
Registrele de contabilitate şi formularele financiar-contabile pot fi adaptate în funcţie de specificul şi necesităţile persoanelor prevăzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată, cu condiţia respectării conţinutului de informaţii şi a normelor de întocmire şi utilizare a acestora. Acestea pot fi pretipărite sau editate cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor.

Numărul de exemplare al formularelor financiar-contabile poate fi diferit de cel prevăzut în prezentele norme metodologice, în condiţiile în care procedurile proprii privind organizarea şi conducerea contabilităţii impun acest lucru. În situaţia în care activitatea de întocmire a documentelor justificative şi financiar-contabile este încredinţată în baza unui contract de prestări de servicii unor persoane fizice sau juridice, normele proprii interne de întocmire şi utilizare a formularelor respective se adaptează în mod corespunzător, fiind obligatoriu să se prevadă în contract clauze referitoare la întocmirea şi utilizarea formularelor în aceste condiţii.

Se pot stabili norme proprii de întocmire şi utilizare a formularelor financiar-contabile, cu condiţia ca acestea să nu contravină reglementărilor legale în vigoare. Neîntocmirea, întocmirea eronată şi/sau neutilizarea documentelor justificative şi financiar-contabile, conform prevederilor prezentelor norme metodologice, se sancţionează potrivit dispoziţiilor legale.

Baza legală:

Notă: Actele normative menţionate în acest articol pot fi consultate gratuit în Lege5 Online. Atenţie: Actele normative sunt disponibile gratuit în forma publicată în Monitorul Oficial. Doar abonaţii Lege5 au acces la forma consolidată a acestora.

comentarii

Despre autor  ⁄ Maria Bădoi

Maria Bădoi este expert contabil. Site: http://www.contabilii.ro Contact: contact@contabilii.ro

Fara comentarii

Scrie un comentariu